Espacios de trabajo a la carta
Dueños del tiempo y del espacio. No será para tanto, pero los ritmos y patrones de la nueva economía del conocimiento están transformando el concepto tradicional de puesto de trabajo. Flexibilidad, movilidad, comodidad, versatilidad, economía, rapidez, eficiencia. Todos estos conceptos forman parte de la lista de peticiones de compañías y empleados para las oficinas del futuro. El trabajador encerrado ocho horas en su despacho será pronto un recuerdo del pasado. Las compañías buscan resultados y funcionan por objetivos y los trabajadores reclaman autogestión del tiempo y, cada vez más, capacidad de decisión sobre su entorno de trabajo para responder a estas exigencias. La tecnología ayuda.
Los expertos creen que la gestión de los espacios como herramienta para conseguir resultados, incidir en la productividad y bienestar de los empleados y retener talento es una revolución pendiente en las estrategias corporativas, en plena transformación de los recursos humanos.
Con esta orientación, asoma el facility management, una disciplina que integra un amplio espectro de actividades (ergonomía, arquitectura, equipamiento, servicios, comunicación, gestión inmobiliaria, tecnología o mantenimiento) y que tiene como objetivo optimizar la relación entre el espacio de trabajo, los empleados y los procesos para aumentar la satisfacción de los trabajadores y mejorar resultados. Quienes se dedican a esta disciplina son profesionales que tratan, en definitiva, de facilitar el trabajo en las empresas, de manera que los empleados no sólo se sientan más a gusto en sus centros de trabajo, sino que tengan a mano todo lo que necesitan en cada momento.
Los despachos cerrados pierden peso y priman los espacios abiertos
José Luis García Cuartero, consejero delegado de Facilitec, una de estas empresas de consultoría, explica que 'la tecnología tiene una influencia clave en el rediseño de los espacios laborales. La gente cada vez va a ir menos a la oficina porque puede trabajar en cualquier parte y en cualquier momento, desde el aeropuerto, desde casa, etc., con lo que necesariamente cambia el modelo de oficina y el concepto de puesto de trabajo'.
¿En qué se concretan los nuevos requerimientos? José Luis Saldaña, director de I+D y Marketing de AF Steelcase, especializada en equipamiento de centros de trabajo, asegura que sus clientes 'han redescubierto la importancia de la ergonomía y el confort físico y emocional para influir en la actividad de sus empleados, muy por encima del impacto visual de las instalaciones. Lo más importante es adaptar el puesto de trabajo a cada actividad en cada momento del día, diseñar los espacios con visión estratégica'. Por eso, el mobiliario es cada vez más polivalente, más versátil. Antes, las compañías tenían una estructura organizativa muy piramidal y se hacía de las oficinas lugares llenos de despachos, más grandes cuanto más importante era el puesto. Hoy la actividad que uno desarrolla es más importante que el cargo que ocupa. 'Los despachos cerrados pierden peso y priman los espacios abiertos o semiabiertos para que la información fluya mejor. La necesidad de mejorar la comunicación entre áreas y departamentos hace que cada vez haya más espacios compartidos. Eso no impide que existan espacios cerrados para garantizar la privacidad en algún momento del día'.
En lo que coinciden los expertos es en la tendencia a la reducción del espacio útil por persona, no sólo por la creciente inquietud por el coste del suelo, sino porque realmente disminuyen las necesidades (pantallas planas, soportes informáticos de documentación, menos horas en la oficina, etc.). Hace 15 años, las empresas calculaban entre 35 y 25 metros cuadrados el espacio para cada trabajador, hoy se habla de 13 metros cuadrados. Además, se hace una utilización más inteligente de la 'tercera dimensión' (la altura). 'Se usa el crecimiento vertical para dotarlo de accesorios acústicos, visuales o elementos funcionales', explica Saldaña.
'Se impone lo que en nuestra jerga llamamos flexible office, es decir, dar una carta de espacios al empleado para que elija en cada momento el más adecuado conforme a su actividad concreta, asegurándose de cubrir al máximo sus necesidades', señala Francisco Vázquez, presidente de 3G Office.
No obstante, 'en España queda mucho camino por recorrer y todavía hay poca sensibilidad corporativa. Estamos en el vagón de cola europeo', lamenta el responsable de Facilitec.
Los nuevos conceptos: Espacios adaptados a los nuevos requerimientos
La Tecnología y la movilidad. La generalización del uso de ordenadores portátiles, sistemas inalámbricos, móviles o archivos en soporte informático trae consigo todo un replanteamiento sobre los puestos de trabajo. No es necesario 'ir al trabajo' para trabajar y en caso de ir a la oficina no se permanece en el mismo sitio durante mucho tiempo ni se usa la misma silla.ocio y trabajo. Se evoluciona hacia espacios de trabajo en donde la comunicación y el contacto entre los equipos se convierte en clave. Por eso abundan cada vez más los espacios donde compartir ideas e informaciones entre dos personas o en grupo de manera formal e informal y donde se puede compartir momentos de ocio, para sentirse 'como en casa'.espacios para generar ideas. Cada vez habrá menos espacios personales (asignados a un sólo individuo) y más espacios comunes. Las salas de reuniones se convierten poco a poco en el espacio estrella en los nuevos entornos laborales. Las salas se conciben mucho más polivalentes, espacios donde concebir ideas y proyectos, elaborar estrategias o hacer presentaciones.Ciudades corporativas. La Ciudad del Santander, en Boadilla, o el Distrito de las Comunicaciones (Distrito C) que Telefónica está construyendo en el PAU de Las Tablas constituyen dos ejemplos de la tendencia de las grandes corporaciones a ubicarse en espacios exclusivos con el fin de reforzar su imagen corporativa y aumentar el sentido de pertenencia del trabajador.
Hasta hoy
Los ochenta
Un informe de Aguirre Newman explica que en los años ochenta las compañías se esforzaban por distinguir sus sedes y buscaban localizaciones céntricas con arquitectura de vanguardia. Esta preocupación por trasladar una imagen exterior convive con la necesidad de reducir costes, lo que fue en detrimento de la calidad del puesto de trabajo, explica Francisco Vázquez, de 3G Office.
Los noventa
Las oficinas empiezan a trasladar la revolución tecnológica que se vive en el interior. Manda un estilo tecnológico y las compañías se apuntan a la ergonomía para facilitar vida a sus empleados. Empieza a recuperarse la calidad del espacio, se hacen estudios de necesidades para cuidar a los empleados. Es la revolución de los recursos humanos.