El trabajo en equipo cada vez es más común en las empresas, tanto en las pequeñas y medianas, como en las más grandes. Para conseguir mejorar la productividad de nuestro equipo de trabajo podemos optar por la vía digital, la cual nos permite estar conectados en cualquier lugar del mundo.
Google Drive nos ofrece un método muy sencillo de compartir archivos y trabajar de forma conjunta entre varias personas, organizando así de una manera más efectivas todas las tareas. Además, no necesitaremos hacer ningún desembolso, dado que con el almacenamiento gratuito que nos ofrece Google, podremos almacenar y guardar en la nube infinidad de archivos.
Cómo aumentar nuestra productividad con Google Drive
Para comenzar a sacar partido a Google Drive tendremos que acceder a la plataforma, la cual es muy sencilla e intuitiva de utilizar. Una vez que estamos dentro podemos crear un archivo nuevo, no importa si es un documento de texto, hojas de cálculo o presentaciones, todas tienen un funcionamiento similar, el cual nos permitirá compartirlo con nuestro equipo de trabajo y funcionar de forma conjunta.
Una vez hemos pulsado sobre el botón "Nuevo" en la parte superior, elegimos el tipo de archivo que vamos a crear y se nos abrirá automáticamente otra pestaña con dicho archivo. Ahora le introducimos un nombre, para después poder compartirlo con quienes necesitemos. El proceso para compartir se inicia desde el botón en la parte superior derecha llamado "Compartir".
Despues pulsamos sobre este botón y se nos abrirá un nuevo módulo, desde el podemos introducir el correo electrónico del compañero de trabajo, así como el nombre si los tenemos interconectado con Gmail. Además, podemos optar por crear un enlace y enviarlo a los compañeros desde cualquier otra plataforma, por ejemplo WhatsApp.
A la hora de compartirlo debemos fijarnos en el lápiz si vamos a enviarlo por correo electrónico, dado que si solo le damos permisos para ver, no podrán editar el archivo. En caso de utilizar el enlace, ocurre lo mismo, tendremos que elegir la opción “puede editar” para que todos aquellos que reciban el enlace, tengan permiso de escribir en él.
Si más tarde queremos editar los permisos, solo tendremos que pulsar sobre avanzado, para que podamos escoger quien puede editarlo, verlo o solo comentar.
Carpetas compartidas, el centro de trabajo
Una vez hemos aprendido a crear archivos, pasamos a las carpetas compartidas, permitiendo que otros compañeros de trabajo añadan sus propios archivos y documentos. El proceso es muy parecido, tendremos que ir a Google Drive y pulsar sobre nuevo para escoger Carpeta, aunque también lo podemos hacer con el botón derecha.
Una vez creada pulsamos solo una vez con click izquierdo y en la parte superior derecha nos aparecerá un icono destinado a añadir participantes. Después nos aparecerá el mismo módulo de compartir que vimos antes, el cual funciona completamente del mismo modo. Una buena opción que se pude sumar al uso de aplicaciones de acceso remoto.
