¿Qué obligaciones tendrán las empresas ante la implementación de la nueva regulación de los canales de denuncias?
La Ley 2/2023 impide que las organizaciones utilicen herramientas en el pasado podía ser útiles, como cuentas de correo electrónico o buzones físicos
En los próximos meses, las compañías españolas deberán adoptar nuevas e importantes medidas en materia de compliance y lucha contra la corrupción, de cuyo cumplimiento se hace directamente responsable al órgano de administración.
En efecto, con más de dos años de retraso con respecto al plazo previsto para la transposición de la directiva europea, el 21 de febrero se publicó la Ley 2/2023 Reguladora de la Protección de las Personas que Informen sobre Infracciones Normativas y de la Lucha contra la Corrupción.
Esta norma parte de la premisa de que la principal fuente de información de posibles irregularidades o de conductas directamente contrarias a la ley, vendrá de las personas que se encuentran en la primera línea de la organización. Así, la nueva Ley 2/2023 reconoce la conveniencia de contar con la colaboración de los futuros informantes y les hace sujetos medidas de protección frente a potenciales represalias. La experiencia confirma que, efectivamente, casos tan mediáticos como la trama Gürtel, Malaya, o Enron, Theranos a nivel internacional, fueron investigados gracias a la alerta de denunciantes que, en algunas ocasiones, sufrieron después graves represalias.
Entre otras medidas, la norma obliga a todas las compañías con más de 50 trabajadores, así como a cualquier tipo de administración pública, a implementar canales de información privados que aseguren a los informantes un entorno de comunicación segura, confidencial o incluso anónima con la organización. Este tipo de herramientas, no solo protegen al alertador, sino que ofrecen a la compañía información de gran valor que le permitirá prevenir y corregir conductas irregulares susceptibles de causar importantes daños y reputacionales, así como detectar ineficiencias de negocio.
Los canales éticos han sido siempre un pilar esencial en cualquier sistema de gestión de compliance y, hasta la fecha, estaban también contemplados en la normativa propia de prevención de blanqueo de capitales, protección de datos de carácter personal, e incluso en relación con los planes de igualdad en el ámbito laboral. Sin embargo, la norma obliga a disponer de un canal a cualquier tipo de compañía que cuenta con más de 50 trabajadores antes del próximo 1 de diciembre de 2023 (el 14 de junio para las compañías a partir de 250 trabajadores), responsabilizando de forma directa al órgano de administración de la implementación de esta herramienta. De la infracción de esta obligación podrían derivarse sanciones económicas para la entidad de hasta 1.000.000 € y la pérdida del derecho a recibir subvenciones y a contratar con la Administración Pública.
La normativa es rigurosa en cuanto a las características que debe reunir el canal de comunicación y en cuanto a la tramitación que debe darse a las denuncias recibidas. En términos generales, el sistema deberá garantizar la seguridad de la información, cumplir con los requisitos de la normativa de protección de los datos de carácter personal, estar preparado para recibir denuncias de forma anónima, contar con un procedimiento reglado de gestión e investigación, etc.
La Ley 2/2023 impedirá que las organizaciones utilicen herramientas en el pasado podía ser útiles, como cuentas de correo electrónico o buzones físicos en las instalaciones, pero que hoy no cumplirían con los estándares dispuestos en la norma. Sin embargo, la ley sí contempla la posibilidad de externalizar la gestión del canal de denuncias privado a terceros proveedores de este tipo de servicio. Esta posibilidad permite a la empresa cumplir con la obligación de implementar un canal de comunicación con los requisitos técnicos y procedimentales establecidos, a la vez que refuerza la independencia del canal de denuncias y ofrece a los potenciales alertadores una mayor garantía de que su denuncia va a ser tramitada de forma eficiente, profesional e independiente.
Ignacio Ripoll, abogado en Grant Thornton.