Apuesta por la confianza: las pymes abrazan a sus chivatos

El 89% de los españoles cree que la corrupción es un fenómeno habitual en el país. Los expertos en comunicación interna destacan que es una oportunidad para renovar los vínculos

Westend61 (Getty Images/Westend61)

Año nuevo, vida nueva. El final de 2023 llega con la obligación para pequeñas, medianas y grandes empresas de implementar buzones de denuncias para sus trabajadores. A partir de este mes, todas las firmas de más de 50 empleados deberán garantizar que sus colaboradores puedan comunicar o denunciar internamente infracciones sin sufrir represalias por parte de la compañía. Se trata de una de las obligaciones de la ley de whistleblowing española, que impone multas que van desde los 600.000 hasta el millón de euros.

“La ley viene a ayudar a aquellos colaboradores que no saben o no se sienten cómodos para dar a conocer hechos incorrectos o que rozan la ilegalidad en sus espacios de trabajo”, apunta a CincoDías Emilien Delile, gerente en España de Steeple, una herramienta de comunicación interna. “Antes, la solución era ir a la prensa o quedarse en silencio y perjudicar el clima interno. El buzón de denuncias permite evitar crisis y gestionar situaciones complejas antes de que se conviertan en un gran problema”, comenta este experto.

La nueva regulación de protección del informante ya ha provocado cambios en las grandes compañías, que fueron las primeras en implementar este requerimiento desde junio de este año. Ikea, Cepsa y Mahou, por solo destacar tres ejemplos, reconocían hace poco a este periódico que han necesitado adaptar sus plataformas de denuncia en mayor o menor medida para garantizar el anonimato y la confidencialidad que exige la normativa. La buena noticia es que esta adaptación permitió, en el caso de Ikea, la investigación de dos denuncias en 2022. Además, desde Cepsa resaltan que los informantes permitieron erradicar malas prácticas que “además de comportamientos no éticos, suponían una clara merma económica”

El estado de situación es alarmante, tanto en España como la región. El 89% de los españoles cree que la corrupción es un fenómeno habitual en el país, pero solo el 22% sabe cómo o dónde denunciarlo. A nivel europeo, el 60% de los encuestados por Eurobarómetro en julio de este año consideran que la corrupción es parte de la cultura de negocios de la región, y afirman que los abusos de poder están muy extendidos en la resolución de concursos públicos, licencias de construcción y otros permisos que necesita el sector privado.

Pequeñas empresas

El desafío ahora lo tienen las pequeñas empresas, que buscan evitar que la implementación de este nuevo requerimiento sea igual de complicado que la puesta en marcha del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). En 2018, cuando las grandes empresas comenzaron a aplicar la directiva, cientos de firmas se dieron cuenta de que su aplicación no era tan sencilla, lo que las obligaba a cambiar su actuación en el día a día. Por ejemplo, a comienzos de 2021, la Jefatura Superior de Policía de Cataluña interpuso una reclamación contra un pequeño comercio que requería a sus clientes datos personales para reservar cita previa, sin facilitar la información requerida por el articulo 13 de la RGPD. Este caso concluyó con una sanción de 3.000 euros.

“Las pequeñas y medianas empresas han estado contactándose para implementar el canal de denuncias y las estamos ayudando con herramientas adaptadas a su realidad”, señala Itziar Ruedas, directora del departamento jurídico de Pimec, la patronal catalana de pequeñas y medianas empresas.

Ruedas resume que son dos las grandes preocupaciones de las pequeñas firmas. Por un lado, alguien debe hacerse cargo de la gestión diaria de la herramienta, administrar las alertas y coordinar las actuaciones tras cada denuncia. “En una pyme no hay una persona que realice únicamente solo una función, usualmente no hay un responsable de cumplimiento normativo. En general, los colaboradores realizan muchísimas tareas a la vez”, apuntan desde la patronal que representa actualmente a 135.000 empresas y autónomos.

Por otro lado, y el punto que más se repite, está el coste de cualquier solución elegida. “La ley da bastante espacio a la flexibilidad. Hay pymes que prefieren implementar el buzón de denuncias en su web corporativa, otros con una solución digital, pero incluso hay casos de alternativas a través de cartas postales”, resalta Delile.

Desde Pimec destacan que, a pesar de la permisividad de la normativa, las pequeñas y medianas empresas muchas veces encuentran problemas a la hora de desarrollar sus propias herramientas. En cualquier caso, calculan que la introducción de este canal tendrá un coste de 400 o 500 euros al año. “Esto se añade ya a todas las cargas que tienen las pymes”, subraya Ruedas.

La buena noticia es que, pese a que las ley establece sanciones de hasta un millón de euros, el organismo encargado de imponer las multas aún no ha sido creado. La Autoridad Independiente de Protección del Informante, dependiente del Ministerio de Justicia, no ha sido conformada.

Construcción de confianza

Si bien las realidades de pequeñas, medianas y grandes empresas pueden ser muy diferentes, la entrada en vigor puede traer beneficios para todos. Los expertos en comunicación interna destacan que hay similitudes en cuanto a las mejoras en el clima laboral y el desarrollo de la confianza.

“Los buzones de denuncia son una vía para facilitar la comunicación y que llegue efectivamente la información de forma anónima, confidencial y sin temor a represalias”, afirma Ruedas. Esta experta destaca que las medianas empresas que ya han implementado esta solución reciben alertas de problemas y situaciones de los que, de otra manera, no se hubieran enterado.

“El dueño de una empresa automotriz con poco más de 70 empleados me resumió la situación perfectamente: ‘Esta iniciativa permite que te enteres de lo que pasa realmente”, relata el responsable local de Steeple. “Si nos enteramos demasiado tarde nos va a costar mucho más, en daño de imagen, el factor humano y el proceso judicial correspondiente”, sugiere este experto.

De cualquier manera, la precaución es alta para evitar expectativas desmesuradas: “Poner un buzón de denuncias no es una solución mágica. Para que funcione bien, lo importante es que se dé a conocer, que se entienda su propósito y que sea accesible para todos”, señala Delile.

Diálogo constante

La combinación, apuntan los especialistas, de herramientas formales como este canal de denuncias y otros canales más informales es la forma más exitosa que tienen las empresas de enterarse realmente lo que sucede.

“La clave está en el diálogo constante”, resume Catalina Remón Arenillas, especialista en comunicación interna. “En las grandes empresas el gran cambio llegó con los especialistas de recursos humanos que trabajan codo a codo con los equipos”, comenta esta experta. A pesar de que las pequeñas firmas no cuentan en general con esta figura dentro de sus plantillas, sí pueden implementar mejores prácticas para promover vínculos de confianza. “Al establecer espacios de conversación más informales se abren oportunidades de escucha sin necesidad de llegar a una denuncia”, sugiere Remón.

Para esto, más allá de herramientas y normativas puntuales, lo importante es el cambio en los estilos de liderazgo. El jefe ahora tiene que hablar, conversar, dialogar y registrar estas instancias con sus colaboradores. “Esto es un concepto válido tanto en una pyme de 50 personas como para una multinacional. Darle seguimiento a las conversaciones no requiere de grandes desarrollos, sino de voluntad”, resalta Remón.

Un decálogo de buenas prácticas para implementar un buzón de denuncias

• Comunicación. El canal no solo tiene que existir, sino que los empleados tienen que estar al tanto de su disponibilidad. Para eso es importante que existan guías y capacitaciones sobre cómo usar la herramienta.
• Facilidad. La herramienta, ya sea digital o tradicional, debe ser fácil de utilizar para todos los colaboradores. El mecanismo debe favorecer que los empleados envíen toda la información, lo que asegurará una mejor investigación.
• Procedimiento. Además de publicitar el buzón, los empleados también deben estar al tanto de cómo funciona el proceso que la compañía inicia tras recibir el mensaje confidencial.
• Seguridad. Uno de los mensajes claves a reforzar con la plantilla es, justamente, lo que exige la ley: confidencialidad y anonimato.
• Seguimiento. Los expertos consultados también destacan la importancia de hacer públicos los avances de las denuncias, especialmente los resultados. Algunas herramientas brindan la posibilidad de asociar un número a cada denuncia para que los colaboradores puedan dar seguimiento a sus mensajes.
• Incentivos. Ofrecer recompensas por denunciar es un punto de discusión entre expertos. El consenso destaca que es importante agradecer al denunciante por su aportación.
• Medir efectividad. Las compañías deben establecer indices que permitan medir si el canal de denuncias es efectivo, si genera interés por parte de los empleados y si se está dando seguimiento a la información conseguida.
• Liderazgo. El buzón de denuncias debe combinarse con otras instancias intermedias de diálogo entre jefes y empleados. De nada sirve, aseguran los expertos, que no haya otras oportunidades para conversar.
• Libertad. Los empleados deben ser libres de elegir los canales a través de los cuales enviar sus denuncias.
• Valores. Para las medianas y grandes empresas, que generalmente hacen públicos sus misiones y valores, esta es una buena oportunidad para fortalecer la imagen de la empresa al resaltar la confianza con sus empleados.

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