El nuevo desafío para los despachos: automatizar su gestión documental
Las firmas necestitan mejorar su eficiencia frente al gran volumen de información que se ven obligadas a manejar
En su obra “El abogado del futuro”, el experto más relevante sobre el sector de la abogacía, Richard Susskind, se preguntaba “¿hasta qué punto puede llevarse a cabo el trabajo de los abogados de manera diferente, más rápida, barata y eficiente, pero con una mayor calidad?” Una de las posibles y más probables respuestas a esta compleja pregunta viene de la mano de la automatización documental. Una tecnología que permite el tratamiento de grandes volúmenes de información jurídica, la conocida gestión documental, de una forma más rápida, económica y eficiente.
Como sucede con otros ámbitos de la innovación, su principal centro de desarrollo se encuentra en el entorno anglosajón, particularmente los Estados Unidos y el Reino Unido; países tradicionalmente dotados de una abogacía altamente industrializada por mor de sus peculiares características. Sin embargo, nuestro país cuenta también con varias empresas punteras en esta tecnología.
Una de ellas es La Ley, cuya directora de Innovación y Contenidos para España y Portugal, Cristina Retana, explica que tanto en el contexto nacional como en el internacional se aprecia una clara tendencia en despachos y asesorías jurídicas a priorizar la digitalización y automatización de la gestión y el ciclo de vida de sus documentos jurídicos y, particularmente, la de los contratos, que son con gran probabilidad el tipo documental más relevante para las firmas. "Es un cambio no solo de procesos, sino también de mentalidad", destaca.
Un cambio que debe comenzar por la propia fase de diseño de estas herramientas. Un momento para el que, explica José Medina, chief technological officer de Wolters Kluwer LA LEY para España, Francia y Portugal, cada vez va a ser necesaria una mayor aproximación entre tecnología y negocio. De este modo, al igual que los perfiles jurídicos deben entender un poco de la tecnología, los de tecnología tienen que entender al usuario y sus necesidades.
Este intercambio de conocimientos, señala Retana, debe permitir, además, avanzar en dos cuestiones clave en estos procesos: la delimitación del proyecto en sí y las expectativas ante la tecnología. En este sentido, aconseja plantear objetivos limitados pero "conseguibles", en término de impacto y de resultados. Y no olvidar que la tecnología se encuentra en una continua evolución, para cuyos constantes cambios hay que estar preparados.
Gracias a esta metodología, apunta también Retana, se aprecia una evolución hacia la optimización de formularios, modelos y plantillas inteligentes, no solo contractuales o procesales, sino también de carácter administrativo o incluso comercial. También destacan los avances en la lectura automatizada de documentos, que aporta grandes ventajas en tareas como las due diligence, en las que es necesario analizar un gran número de ficheros frecuentemente no estructurados, como documentos en formato Word, pdf o correos electrónicos. En este ámbito es notable la implicación de los despachos especializados en litigios en masa que recurren a sistemas conversacionales automatizados o chatbots para configurar las demandas a partir de las respuestas de los usuarios.
Ese proceso de automatización comienza por la digitalización de la documentación. En este sentido, Retana aconseja empezar por digitalizar flujos de trabajo en todas sus fases, "tras la digitalización, la automatización llegará seguro".
Y aunque advierte que la automatización "no hará el 100% del trabajo y siempre precisará revisiones humanas", sí supone un hito que marca el cambio en la manera de trabajar. La automatización, subraya Medina, podrá ser muy amplia en procesos básicos, mientras que en actividades más complejas que requieran intervención manual o conocimiento legal, lo que se logrará es aportar un soporte automatizado a la toma de decisión final.
En esta tarea, Beatriz Pérez-Olleros, Marketing & Market Solutions director Spain & Portugal de LA LEY, aconseja a las firmas una actitud de mente abierta que no limite la automatización documental al uso de plantillas para la gestión de contratos. Se trata de un proceso para el que hay que buscar aliados y en los que los clientes están llamados a desempeñar un papel fundamental.
Y es que la fase de implantación de estas herramientas es un punto crítico que requiere tanto del compromiso de los usuarios de las mismas como de la impartición de una adecuada formación por parte de las firmas, pues "una herramienta que no se conoce o no se comprende, no se va a usar", concluye Pérez-Olleros.
Por supuesto, una vez puestas en marcha, estas herramientas requieren un seguimiento y una mediación continuos que aseguren su adecuación a los fines perseguidos.