Cómo organizar los días que se acude a la oficina

La necesidad de llevar a cabo un registro de jornada se vuelve más necesaria

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El trabajo híbrido ya es una realidad. Gracias al éxito que ha tenido este sistema durante la pandemia, empresas que no lo ofrecían hace 18 meses han decidido mantenerlo en pro de la flexibilidad y de un mejor clima laboral, explicó Sonia Casimiro, experta en gestión de tiempo, personas y talento de Robotics, durante un evento organizado por la compañía sobre cómo planificar y gestionar a los equipos los días que se acude a la oficina.

Este sistema ofrece importantes ventajas, como es el ahorro de tiempo de transporte o la mejor conciliación de la vida personal, según apunta el 53% y el 36% de los encuestados en el informe El estado del trabajo, elaborado por Cigna. Pero también tiene complicaciones, como es la falta de contacto entre compañeros (38%) o la falta de comunicación directa (36%). Como en todo, en el punto medio está la virtud, pero gestionar un sistema mixto crea nuevos retos que hay que aprender a estructurar, por eso, desde Robotics apuntan algunas claves:

1. Cambio cultural. El trabajo híbrido es una transformación en la forma de trabajar que requiere un cambio de mentalidad para tener éxito, pero este aspecto se ha ido abordando de manera casi imperceptible a lo largo de la pandemia. “El cambio cultural ha ido avanzando y ya hemos recorrido la mayor parte del camino. Quizá no nos hayamos dado cuenta porque nos hemos acostumbrado al teletrabajo de manera más ágil de lo que era habitual, pero ya ha pasado. El reto es, ahora, poder gestionar este modelo híbrido de manera sencilla”, resumió Casimiro.
2. Llegar a un acuerdo. El primer paso, tal y como señaló la experta en recursos humanos, debe ser acordar con la plantilla qué porcentaje de teletrabajo se va a permitir. Si solo se concede un día a la semana no es necesario negociar con los empleados, pero aún así es recomendable fijar unas pautas para gestionar adecuadamente los turnos.
3. Mesas calientes. Una de las ventajas de reducir el número de empleados que acude diariamente a las oficinas es que permite una mayor optimización de los espacios, siempre y cuando implemente también una política de sitios no asignados. Además de un ahorro en los costes, esto habilitará más suelo disponible para lugares de esparcimiento o salas polivalentes. La ley, recuerda Aina Rovira, la asesora jurídica de VisualTime by Robotics, no obliga a negociar con los representantes de los trabajadores un cambio en el sistema de puestos, aunque sí que deben ser correctamente informados de este cambio.
4. Excepciones. No es necesario que este cambio en el sistema de asignación de mesas se realice de manera uniforme en toda la oficina. Al contrario: conviene hacer una reflexión previa para tener en cuenta qué puestos son permanentes y van a estar siempre ocupados por la misma persona, por ejemplo, si las tareas del empleado no le permiten teletrabajar o si necesita habitualmente una tecnología que está fijada en un punto en concreto.
5. Herramientas. Para gestionar de manera práctica y automatizada la ocupación de los puestos de trabajo, se debe disponer de una herramienta de reserva de espacios. Este tipo de aplicaciones permiten señalar los días que se acudirá a la oficina, así como consultar qué hará el resto de compañeros, por si se necesita coincidir con cualquiera de ellos para establecer un encuentro informal. La clave, comentó Patricia Martínez, directora de producto de VisualTime by Robotics, es un sistema que proporcione libertad a los empleados, para elegir los días que teletrabajan sin necesidad de que sean aprobados por un superior, pero, al mismo tiempo, permitir a los jefes visualizar y modificar la opción elegida si fuera necesario.
6. Control horario. Antes del estallido de la pandemia, el control horario era el principal reto de los departamentos de recursos humanos. Esta obligación no desaparece con el teletrabajo, sino que se vuelve más importante incluso que antes, tal y como reconoció Rovira. La posibilidad del fichaje en remoto, además, permite ver los días efectivos de teletrabajo y comprobar en qué proporción hay que compensar económicamente a los empleados por los gastos derivados de ello.