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La crisis precipita la gestión digital de bares y tiendas

Para competir en tiempos de coronavirus se hace necesaria la digitalización en la gestión de pequeños negocios que ahorre tiempo, dinero y desplazamientos innecesarios

Digitalización hostelería

Si algo hemos aprendido con esta crisis provocada por el Covid-19 es a reaccionar rápido. Algunos negocios de tiendas y bares, que hasta la pandemia vivían en un largo letargo (digitalmente hablando), toman ahora conciencia y aceleran los procesos de automatización en las tareas de trastienda. Es decir, digitalizan aquellas gestiones destinadas a cuadrar la contabilidad, pagar las nóminas de sus empleados, hacer las facturas de sus proveedores, realizar el seguimiento a los clientes o a cerrar los trámites con la Administración. Pretenden con ello agilizar un trabajo aparentemente invisible pero vital para mantener a flote la actividad de los comercios.

Desde la Unión de Profesionales y Trabajadores Autónomos (UPTA), en colaboración con la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE), sostienen que “los empresarios dedican cada día demasiado tiempo a estas cuestiones porque suelen ser procesos incómodos y complejos de realizar” y, lo más importante, “suponen un tiempo precioso que a veces no tienen”. Con la digitalización de estas tareas, los autónomos pueden ahorrar tiempo y dinero, recoger información bien ordenada, evitar desplazamientos a las Administraciones (algo muy útil en esta época de restricciones físicas), lograr unas cuentas más claras o eliminar el papel de las facturas, entre otras muchas ventajas. 

La digitalización, crucial para los negocios

Según un informe realizado en 2020 por el proveedor de servicios digitales GoDaddy, un 56% de las pequeñas empresas en España considera que la digitalización “es un elemento relevante en su negocio”. De estos autónomos, el 90 % ya ha aplicado la digitalización a alto nivel, y muchos de ellos lamentan no haberlo hecho antes de la pandemia, lo que les habría permitido afrontar mejor la crisis.

El 56% de las pymes en España considera que la digitalización es un elemento relevante en su negocio

Sin embargo, aunque la digitalización sea una realidad y haya grandes avances entre los autónomos españoles, aún queda un largo camino por recorrer. La Cámara de Comercio de España recoge en sus estudios sobre la digitalización de los negocios, que menos de un 25% de las pymes usa servicios en la nube, solo un 30% usa factura electrónica y apenas un 21% realiza formación en TIC (tecnologías de la información y la comunicación). Estos porcentajes son inferiores cuando se trata de empresas más pequeñas (con menos de 10 personas en plantilla).

Claves para no quedarse fuera de juego

La Unión de Profesionales y Trabajadores Autónomos (UPTA) propone una serie de medidas a tener en cuenta para agilizar los procesos de gestión de las pymes, dar mayor visibilidad al negocio y, de este modo, lograr una mayor eficiencia y rentabilidad. Son las siguientes: 

Herramientas digitales para la gestión de facturas. Ayudan a eliminar el papel de las facturas de los proveedores, a ordenar toda la información y a tener un fácil y rápido acceso a la misma. 

• Aplicaciones de ofimática conectadas desde varios dispositivos son útiles para recoger toda la información en tiempo real y automatizar las gestiones. 

• Software de contabilidad. Es la mejor manera de tener las cuentas claras y evitar problemas por descuidos en el registro de las partidas de ingresos y gastos.

• Herramientas de organización de tareas. Son calendarios online compartidos, plataformas de email con funciones de agenda o de asistente virtual. En un mundo tan complejo como el de hoy, estas aplicaciones son fundamentales para competir.

• CRM o software de gestión de clientes. Permite tener centralizada la relación con los clientes y su información, haciendo un seguimiento más cercano y completo.

• Herramientas de ciberseguridad. Son relevantes para proteger los datos y las tareas. También sirven para rastrear los peligros que puedan llegar a través de correos electrónicos, y para navegar de forma segura por internet. 

• Almacenamiento de datos en la nube. Estos servicios permiten guardar información de forma segura, compartirla de manera sencilla, hacer copias de seguridad y liberar espacio en el ordenador.

• Digitalización de gestiones con la Administración. Mediante la creación de firmas y certificados electrónicos, se puede, por ejemplo, tramitar permisos, realizar pagos de impuestos o solicitar ayudas económicas sin moverse de la tienda.

• Servicios de big data. Facilitan la recopilación de datos sobre hábitos de compra de los clientes para luego mejorar la oferta. También se usan para conocer los momentos más productivos del negocio, establecer una distribución de tareas más eficiente, los horarios de compra más frecuentes o cuáles son los canales de compra más usados.

Conocer estas herramientas, sus ventajas y cómo funcionan es necesario y, además, posible. Uno de los principales obstáculos que aparecen en la digitalización de los pequeños negocios es, precisamente, la falta de formación para llevarla a cabo. Pero nunca es tarde para aprender cómo hacerlo y eliminar quebraderos de cabeza innecesarios; la tecnología ha llegado para hacernos la vida (y nuestro negocio) más fácil.

Existen muchos recursos para las pymes, como tutoriales en YouTube o contenidos formativos de vídeo en la red (webinars), además de plataformas que ofrecen cursos gratuitos para la formación en el ámbito digital. Lo adecuado es dar con el que mejor se adapte a cada negocio.

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