La tecnología impulsa el nuevo papel de los departamentos financieros

Acostumbradas a operar a más largo plazo, la incertidumbre de la pandemia pone contra las cuerdas la capacidad de las direcciones financieras para estimar la evolución de los negocios de sus compañías

La incertidumbre provocada por la pandemia del Covid-19 ha pasado factura a las empresas de muy diferentes formas y a distintos niveles. En uno de esos niveles, se encuentra la dirección financiera. El departamento encargado entre otras funciones de elaborar presupuestos, asesorar a la dirección y, sobre todo, buscar financiación en caso de que la compañía lo requiera, ha visto como sus tareas también se han visto alteradas. CincoDías con la colaboración de Workday, compañía global líder a nivel mundial en tecnología para la gestión de RRHH, finanzas y planificación, ha organizado el encuentro La disrupción era esto: cómo la tecnología puede ayudar a la función financiera en las empresas post-Covid, cuatro directivos han analizado esta nueva realidad a la que se enfrenta uno de los pilares fundamentales de las compañías.

Los expertos coinciden al señalar que la función del departamento financiero ya ha estado cambiando durante los últimos años previos a la llegada de la pandemia. Agustín Ferrero González, director del área financiero-contable del Grupo Mutua, resalta que el departamento cada vez ocupa un rol más relevante: “Estábamos viviendo nuevas formas de consumo y eso a la función financiera le ha venido a ayudar en el sentido de que es más necesaria que en el pasado”. En el futuro, con la crisis económica que traerá la pandemia, Ferrero advierte que la dirección financiera jugará un papel trascendental a la hora de ayudar a fortalecerse a las empresas.

Eduard Ros, chief financial officer de Glovo, cuenta que la labor de su departamento ha sido fundamental el rápido desarrollo de la multinacional española de delivery. “Al ser una compañía joven, que aún necesita de financiación externa para continuar nuestro día a día, siempre el papel que nosotros jugábamos en todas las decisiones estratégicas ha sido muy importante”. Bajo su dirección como CFO, el departamento financiero ha servido de apoyo a la expansión internacional de Glovo, startup que en solo tres años ha pasado de estar en tres países a tener presencia en 22.

Más allá del tradicional papel de servir de apoyo a los planes de la compañía, Joaquín Huesca, financial lead de Workday, explica cómo el departamento financiero está pasando a ocupar un papel más estratégico, que le permite participar directamente en la elaboración de la hoja de ruta empresarial. Huesca indica que hoy las funciones financieras, veteranas tras bregar con acontecimientos tan adversos en el mercado como el Brexit o la guerra comercial, tienen un elemento clave que aportar a sus compañías: agilidad. “La agilidad de las organizaciones financieras para ser capaces de entender los impactos de las decisiones que se toman en las compañías y su capacidad de anticipar contratiempos mitigando efectos adversos creo que es algo que es clave dentro de ese rol estratégico”, explica.

Chicho Mascías, director director Finance & Business Controlling Spain & Latam de Designit, desvela que una de las pistas que permiten comprobar ese cambio de rol del departamento financiero está en la forma que ahora tiene de relacionarse con otras partes de la empresa. “Se nota el cambio de función de los financieros, porque ya no es solamente un dame ese dato, sino que es un dame ese dato y dime cómo crees que podemos evolucionar y cuál es tu opinión”. Y añade: “Hemos pasado de ser apoyo a ser apoyo y estrategia para toma de decisiones y hemos pasado de ser reactivos a ser proactivos”.

Las armas del cambio

Tanto a la hora de asumir el papel estratégico al que estos departamentos están llamados como al planificar el futuro, los jefes financieros han encontrado un poderoso aliado en la tecnología. “Yo veo el futuro del perfil financiero no como alguien que se limita, como se hacía en el pasado, a contabilizar y poco más, sino como alguien que da un paso más gracias a las herramientas de la tecnología que permiten que la función fundamental esté mucho más automatizada”, comenta Chicho Mascías.

Eduard Ros detalla cómo la automatización ha revolucionado por completo el departamento financiero de Glovo. “Sé que para muchas empresas parece algo muy obvio, pero en startups como la nuestra, en la que hemos crecido tan rápido, al final la contabilidad se hacía de manera muy manual al principio, con gente y gestorías en todos los países”, comienza. “Ahora estamos en un proceso de automatización y centralización en un único sistema que nos permita tener todo contabilizado de la misma forma en todos los países”, explica.

Según Ros, además de depender menos del trabajo manual, es fundamental tener un buen equipo de datos. “Hay tal cantidad de datos hoy en día, que necesitamos herramientas tecnológicas y un equipo muy robusto para que podamos entender lo que está pasando, mejorar, y anticipar lo que nos pasará el día de mañana”, recalca Ros.

Por su parte, Agustín Ferrero añade una tecnología más a la ecuación del departamento financiero exitoso: el machine learning. “Aprovechar herramientas como esas permite priorizar tareas con un mayor valor añadido frente a unas tareas más repetitivas y de menos valor y por tanto aprovechar mejor esos recursos”, valora.

Liberados de las funciones más básicas, los departamentos financieros ponen el foco en la planificación. La llegada del Covid ha provocado todo un terremoto en esta área ya que según relatan los directivos, en todas sus compañías se han visto obligados a trabajar en un horizonte temporal mucho más corto del que están acostumbrados. En algunos de los casos, los planes financieros han pasado de ser semestrales a mensuales.

“El Covid es un ejemplo más que pone de manifiesto que al día siguiente de haber aprobado tu plan, puede quedar obsoleto y necesitas actualizarlo constantemente o bien por situaciones como esta o por temas regulatorios o por cosas que ocurren fuera y que no están a nuestro alcance gestionarlas”, sentencia Joaquín Huesca antes de añadir que Workday ha detectado un uso masivo en la función de hacer proyecciones a raíz de la llegada de la crisis sanitaria.

Transformación tardía

Pese a que se beneficia con el uso de nuevas tecnologías, habitualmente el departamento financiero no suele ser el más puntero de su empresa en ese campo. Joaquín Huesca opina que la columna vertebral de una compañía está conformada por el ala financiera y el de recursos humanos, “lo que he observado es que esa digitalización de la columna vertebral ha llevado una segunda velocidad”. “Aún habiendo tenido inversión estos años, quizás no han tenido la atención de la organización que sí se ha demostrado en otras áreas que, lógicamente, son más prioritarias al buscar obtener más ingresos”, observa.

Agustín Ferrero opina que el problema que se encuentran los departamentos financieros a la hora de llevar a cabo la transformación digital es cultural. “Vamos a ver perfiles más polivalentes, más transversales, no va a ser extraño que en un área financiera tengamos perfiles informáticos”, aventura.

Si bien ha dificultado la tarea en muchos aspectos, el impacto de la pandemia ha favorecido un rápido cambio en la cultura de las empresas. “La llamada nueva normalidad nos lleva a estar trabajando todos a distancia y eso yo creo que inicialmente en todos los equipos ha aumentado la productividad de mucha gente y hay muchos equipos que pueden seguir trabajando sin problema si tienen las herramientas para hacerlo”, afirma Eduard Ros.

Coincidiendo con la idea de Ros, Chicho Mascías asevera que esta situación derivada del Covid ha sido un acelerador de algo que ya estaba pasando en todas las empresas. No obstante, el experto se muestra preocupado por si en el camino a esta nueva forma de entender el trabajo pueden aparecer elementos negativos. “Una cosa que me preocupa de esta nueva realidad es que esta forma de trabajar en remoto está suponiendo una saturación muy importante en cuanto a la carga de trabajo. Aunque nos estemos dando cuenta de que podemos teletrabajar, el problema es que estamos manteniendo la capacidad de dar servicio a costa de un sobreesfuerzo”, advierte Mascías. 

Además de aparecer elementos negativos, con el teletrabajo también se pierden según los expertos algunos positivos que aporta el desempeñar la actividad en la oficina. “Hay mucha comunicación informal en las reuniones que no se visualiza tanto en una reunión a distancia, sin perjuicio de que vas más al grano y ganas productividad. Las empresas deben de valorar cuál es el punto de equilibrio para ver hasta donde queremos llegar, pero el contacto físico es vital”, opina al respecto Ferrero.

Joaquín Huesca resalta que si se analiza el día a día de una oficina, hay múltiples situaciones en las que se acaba interactuando con los compañeros, y constata que “aunque sea de manera informal tomando un café, pero probablemente acabas teniendo conversaciones que de alguna forma establecen puntos de intercambio de información que indudablemente en el mundo online no se dan”.

Eduard Ros cuenta que ha visto como muchas compañías ya han anunciado que van a optar por el teletrabajo de manera habitual y que no tienen fecha para volver. “Como dicen, en el término medio está la virtud y posiblemente tengamos que aprender a compaginar ambas realidades ya que la mentalidad más tradicional de tener que estar en el mismo edificio ha quedado destronada”, concluye. 

Recetas para preservar la liquidez

Glovo

Eduard Ros desvela que en cuanto Glovo comenzó a darse cuenta de la realidad del Covid-19, en todas las reuniones de la compañía comenzó a hablarse de la importancia de “preservar la caja”. “Estudiamos como estábamos a nivel de liquidez y cuáles eran las proyecciones de flujos de caja que íbamos a tener en los próximos meses, y a raíz de eso, analizamos cada una de nuestras líneas de gasto”. Glovo decidió retrasar algunos de sus proyectos que tenían la posibilidad de realizarse en un futuro menos incierto. Por otro lado, la empresa rastreó las líneas de liquidez que aprobaron los Gobiernos de los diferentes países en los que la compañía opera. “Lo que hicimos en ese momento fue ir en busca de esas líneas en todos los países en los que estamos para tratar de encontrar esa liquidez que podríamos necesitar el día de mañana y también nos hemos mantenido como siempre hemos hecho en contacto con nuestros inversores”.

Mutua

Agustín Ferrero recuerda que, “afortunadamente”, Mutua no tiene problemas de financiación. “Sí que está en nuestro ADN la preservación del capital”. “Estamos revisando los modelos de gestión de inversiones, el de diseño de productos y tomando diversas medidas para revertir parte de nuestros beneficios a la sociedad, a los mutualistas y a nuestros inversores”, concreta Ferrero.

Designit

Al igual que para Glovo, un elemento clave de la salud financiera de Designit durante el Covid ha sido la vigilancia que la compañía realiza del flujo de caja. “Nosotros lo venimos haciendo desde hace tiempo, hemos tenido una anticipación en la contención de gastos, ya que siempre hemos tratado que nuestra estructura de costes se ajustase a las necesidades de la compañía”, dice Chicho Mascías. “En un entorno como este ha habido que tomar decisiones en cuanto a la priorización de gastos y a la renegociación de contratos, pero siempre con responsabilidad social corporativa ya que no se trata de impedir el normal funcionamiento del negocio de los proveedores”.