Cómo mudarse de oficina y no fracasar en el intento

La coordinación es clave para que la actividad no se vea afectada El rechazo que despiertan las mudanzas solo se puede mitigar con transparencia

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Septiembre es un mes propicio para los cambios y los estrenos. Ya sea de índole personal o empresarial, el retorno de las vacaciones y el hecho de enfrentarse de nuevo a la realidad de cada día trae consigo nuevas tareas y hábitos. En el caso de las empresas, es el momento ideal para cambiar de oficina.

Según un informe de la consultora inmobiliaria JLL, en el ejercicio 2015/2016 se firmaron un 24% más de operaciones de adquisición de oficinas de más de 2.000 metros cuadrados en Madrid respecto a dos años antes. La reactivación económica está invitando a las empresas a buscar nuevos espacios. Pero tan importante es elegir el inmueble adecuado y el nuevo modelo de trabajo que se quiera introducir con él, como el hecho de que la mudanza no suponga una rémora para la productividad de los trabajadores y, por extensión, para la actividad de la propia compañía. Y no es fácil.

Por ello, septiembre es un mes “de especial actividad” en este tipo de traslados, como explica el director de operaciones de Tétris, filial de JLL especializada en diseño y construcción de oficinas, Alfonso de las Peñas. Este describe que, durante los meses de julio y agosto, la presencia de trabajadores en la oficina de origen se reduce entre el 30 y el 50%, algo que facilita el proceso, tanto si la mudanza se produce dentro del propio inmueble como si no, y sobre todo, la actividad de la compañía no se ve afectada más allá de lo normal en verano. “A finales de agosto y antes de la incorporación del 100% de la plantilla, se aprovecha para ejecutar la mudanza y que los que quedan por volver lo hagan ya en su nuevo puesto de trabajo”, añade De las Peñas, quien constata que este tipo de operaciones “se aprovechan desde recursos humanos para generar una expectativa atractiva de nuevo curso”.

Pero desembalar las cajas en la nueva oficina es el último paso de un proceso que dura meses. Hasta cuatro o incluso seis, dependiendo del tamaño de la compañía, como estima Enrique Carrero, director del área de ocupantes de CBRE, tiempo en el que entran en contacto multitud de departamentos y cuestiones a considerar. Pero el primer paso, según el director de Gesvalt Property Services, Jesús Fernández, es entender la actividad de la compañía y la motivación de ese traslado. “No se trata solo de mudarse a otro edificio, sino que es una parte de un proceso de cambio que afecta a la cultura empresarial, a los métodos de trabajo que se quieren establecer...”. Como añade Carrero, “la gestión del traslado es una parte más de la gestión del cambio”.

Después de este primer acercamiento, tanto la empresa como la compañía especializada a la que ha recurrido para gestionar todo el proceso deben establecer una estructuración donde no haya lugar a imprevistos. Cada traslado es diferente, pero sí hay una serie de pasos que hay que seguir para que no exista un impacto negativo. Algo que, según Enrique Carrero, “solo se puede conseguir con una muy buena planificación, coordinación y una correcta ejecución”.

Lo primero, el trabajo conjunto entre los departamentos implicados de la empresa, generalmente servicios generales, con el responsable logístico de la compañía que ejecutará el proceso, y con los proveedores externos:compañía de telecomunicaciones, eléctrica, la que proporcionará el mobiliario... “Se evalúa el volumen de lo que se va a mudar, si por ejemplo se incluye el mobiliario, lo cual acaba decantando mucho los plazos finales... Eso se tiene que analizar con datos reales y observando todo lo que intervendrá en el traslado:ascensores, montacargas, normas de fin de semana... Todo lo que pueda afectar a la mudanza para que el día que se haga no haya imprevistos”, explica Alfonso de las Peñas, de Tétris.

Con esto en cuenta, comienza una etapa fundamental: la comunicación con los trabajadores. “Debe ser transparente y reforzar los puntos fuertes que motivan el traslado”, recalca Enrique Carrero, quien apuesta por trazar un plan específico dirigido a este propósito. “Cualquier proceso de cambio genera rechazo, y hay que preparar al trabajador de la forma más positiva para un futuro que desconoce y que genera tensión”, indica Alfonso de las Peñas, para quien la implicación del departamento de recursos humanos en ello es muy importante. En el caso de Tétris preparan un manual de bienvenida, donde se explica todo el proceso, cómo se deberá realizar el empaquetado y señalización de los objetos personales que quedarán plasmados en un inventario, y también el sitio que ocupará en la nueva oficina, así como los detalles y servicios que se ofrecerán en ella y su entorno. Todo para que, el día que se incorpore a la nueva oficina, el empleado encuentre todo en su sitio y solo tenga que preocuparse por trabajar con normalidad.

Para ello, lo ideal es que el traslado se ejecute de una vez y en fin de semana. Si la mudanza es de gran tamaño, hacerlo por fases, completando plantas enteras en cada una de ellas. Y si es posible, hacer un primer traslado piloto que sirva para identificar posibles errores. Enrique Carrero, de CBRE, apunta que si se realiza por fases, se da prioridad a los departamentos prioritarios para la actividad de la empresa. Y por último, llega una fase crucial, que empieza el día después. “Ver y analizar que todo va bien y que no surgen problemas”, dice Carrero. Lo prioritario, detalla Jesús Fernández de Gesvalt, es la red de telecomunicaciones y el sistema eléctrico. A partir de ahí, toca disfrutar de oficina nueva.

Ejemplos concretos

Hace cuatro años, Vodafone reunificó las distintas oficinas que tenía en Madrid en un solo lugar:el llamado Vodafone Plaza. Ubicada junto a la autovía A2, y con una superficie de 50.000 metros cuadrados, la mudanza supuso todo un reto. “Eran 2.000 personas que había que trasladar. Lo fuimos haciendo por fases, en distintos fines de semana, según las plantas iban estando preparadas. Fue un caso especial porque no fue de un edificio a otro, sino de varios inmuebles a uno nuevo”, recuerda Alfonso de las Peñas, de Tétris.

A escasos cinco kilómetros de la sede de Vodafone están las oficinas principales de Axa en Madrid, a las que se trasladó el año pasado. Un año antes, la consultora KPMG se mudó a la Torre de Cristal. Procesos en los que participó CBRE. En ese último caso, la fecha elegida para ejecutar el traslado fue Semana Santa, en lugar del verano. “Era una época en la que igualmente había menos procesos”, recuerda EnriqueCarrero, director del área de ocupantes de CBRE.