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Las pymes se juegan su prestigio en los documentos que envían a clientes y proveedores

La imagen de la empresa, en un albarán

Presupuestos, facturas y contratos de prestación de servicios deben dar información precisa y completa. El presupuesto, por ejemplo, debe aclarar si el precio incluye o no los impuestos, para no dar lugar a error.

Un presupuesto o una factura incompletos, con datos equivocados o sin la correspondiente identidad corporativa pueden causar serios problemas de gestión y dar al traste con la buena imagen de cualquier empresa ante sus clientes y proveedores. Y es que las comunicaciones que mantiene una compañía con ellos influyen cada vez más en su relación comercial y en su negocio.

En primer lugar, como apunta Luis Delgado, director de la firma de comunicación Impart, el aspecto de los documentos debe ser “pulido y agradable a la vista de los demás”. Y advierte: “Los detalles a los que, con frecuencia, no se presta toda la atención debida son los primeros que impactan en la mente del cliente, proveedor, empleado, o banquero con quien se contacte”.

Entre los principales documentos comerciales que envían las empresas a sus clientes y proveedores se encuentran presupuestos, facturas, albaranes y contratos de prestación de servicios. Por lo tanto, veamos qué información se debe incluir en ellos.

Miguel Ángel Ferrer, socio director de Arrabe Asesores, apunta que en el presupuesto (o propuesta inicial) han de aparecer detallados los trabajos a realizar o servicios a prestar. “Es esencial que figuren tanto los datos fiscales del cliente como del proveedor, así como los plazos de ejecución y las formas de pago”.

Si en la factura hay que aplicar diferentes tipos de IVA, se diferenciarán los productos y servicios sujetos a cada cuota

Isabel Pomar, directora comercial de Datisa, especifica que debe incluirse nombre o razón social, CIF, dirección, contacto, fecha de emisión y validez. “Al indicar el precio, hay que señalar si este incluye o no los impuestos, porque es un hecho que puede inducir a error; y es recomendable también anotar los plazos de entrega o finalización de los servicios”, precisa.

Desde luego, presupuesto y factura “han de coincidir en el precio final”.

En cuanto a las facturas, también debe aparecer el número y, si procede, la serie. “Los números deben ser correlativos, pudiéndose establecer diferentes series, lo cual resulta particularmente interesante si hablamos de varios centros de coste, o facturación”, indica Pomar.

Además, en el precio se deben detallar la base imponible, el tipo tributario y la cuota repercutida. “Si se deben aplicar diferentes tipos de IVA, hay que diferenciar con claridad los productos y/o servicios sujetos a cada cuota”, señala. En la factura electrónica se debe incluir la misma información.

En los albaranes debe especificarse la definición, reseña y cantidad de artículos que se entregan. “Aunque no es necesario apuntar condiciones económicas (ya que el albarán es sólo una garantía de que se ha entregado la mercancía), puede ser interesante que aparezcan en el documento, así como las condiciones de pago”. Cada albarán debe incluir un número y una serie (esta última referida a un grupo concreto de albaranes).

En el contrato de prestación de servicios es habitual recoger, además de los datos de prestador y prestatario, otros aspectos como “duración, condiciones económicas, descripción del trabajo, causas de resolución y jurisdicción a aplicar en caso de conflictos”, apunta Miguel Ángel Ferrer.

Soporte y formato

Hoy en día todavía es habitual el uso del papel en las transacciones comerciales, con todo lo que ello implica: costes de impresión, manipulación y ensobrado. Sin embargo, como indica Luis Martín, adjunto al consejero delegado de CE Consulting Empresarial, poco a poco se está empezando a utilizar el soporte digital y los portales de comunicación, sobre todo en las grandes compañías.

Martín constata que “en determinadas transacciones con la administración pública ya es norma el envío de la e-factura”, una modalidad que genera “importantes ahorros, tanto en términos económicos como de tareas administrativas”, puntualiza Isabel Pomar.

De cualquier manera, aunque la digitalización se va extendiendo cada vez más, Ferrer recomienda que “determinados documentos como los contratos se hagan mediante una firma física o digital contrastable, para que en caso de conflictos puedan darse como válidos”.

En ese sentido, Pomar indica que el formato que suele utilizarse es el PDF. Aunque “cuando nos referimos a los sistemas ERP [de planificación de recursos empresariales] es importante hablar también de la posibilidad de exportar los documentos en formatos distintos, como por ejemplo Excel”.

La eficacia de los ERP

Actualmente existen en el mercado gran cantidad de aplicaciones informáticas que ayudan a gestionar y generar documentos. Sin embargo, según Miguel Ángel Ferrer, de Arrabe Asesores, el 90% de las pymes españolas no dispone de estas herramientas y sigue utilizando el tradicional procesador de textos o la hoja de cálculo. A su juicio, esto se debe “a razones de coste, al bajo nivel de conocimientos informáticos y a la poca predisposición del empresariado”.

No obstante, sistemas como los ERP para configurar y personalizar documentos se van abriendo paso progresivamente. Estas herramientas “eliminan duplicidades, hacen más eficiente la gestión, ahorran costes y abren nuevas vías de negocio al potenciar la venta cruzada”, apunta Ferrer.

Además, “permiten capturar un gran volumen de datos y ver rápidamente las cifras de ventas, compras y gastos operativos”, destaca Isabel Pomar, de Datisa.

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