De los servicios de cartería digital a su gestión en la ‘nube’
The Mail Company revoluciona el negocio de la paquetería con su plataforma online de logística documental GIO, una herramienta de servicios, administración y distribución de mensajería física y virtual en tiempo real.
The Mail Company ha dado un paso hacia adelante para consolidar su apuesta por la cartería digital en España y Portugal. Esta empresa española especializada en la logística documental ha desarrollado una plataforma tecnológica que gestiona en tiempo real los servicios de mensajería, correos y certificados online de edificios corporativos y parques empresariales.
La compañía revoluciona así el sector de la mensajería y paquetería con su herramienta GIO (gestión integrada de operaciones), gracias a un diseño y funcionamiento centrado en el cliente: se adapta a la estructura y parámetros de cada empresa: zonas geográficas, delegaciones, proyectos, centro de costes, perfiles de usuarios, lo que permite el acceso a los datos en todo momento.
Puede consultar también los pedidos enviados y recibidos y su trazabilidad; solicitar servicios de mensajería, control de costes e informes de gestión para una mayor eficiencia operativa y administrativa.
“Esta es una diferencia muy importante frente a otras herramientas que ya existen en el mercado y que se limitan a la parte operativa, es decir, a la solicitud de servicios y la disposición de un sistema de trazabilidad”, señala Luis Del Barrio, director de marketing.
A través de GIO se puede conocer, por ejemplo, el estado de una llegada en el área de cartería, el consumo de los empleados, enviar una comunicación electrónica certificada y administrar perfiles de usuarios con la posibilidad de fijar restricciones en determinadas solicitudes.
Además, envía la información generada directamente a los centros de decisión de los clientes; se puede gestionar la racionalización en el uso de los recursos, como la asignación de límites presupuestarios, y la generación de flujos de trabajo (workflows) internos de validación para las solicitudes que exigen una aprobación previa de un supervisor.
“Podríamos decir que es la herramienta más avanzada en España y Portugal para la gestión integral de la logística y las comunicaciones físicas y digitales”, afirma José Manuel Castellví, director general.
Este software de gestión se ha desarrollado en la nube para evitar los problemas que puedan surgir por los protocolos de seguridad. Por tanto, sólo se requiere de una conexión a internet y de un navegador.
La compañía garantiza la inaccesibilidad y confidencialidad de los datos de las transacciones, ya que las comunicaciones están cifradas por la certificación SSL (protocolo criptográfico para comunicaciones seguras), y los servidores se alojan en CPD (centros de procesamiento de datos).
“No hay problemas de actualizaciones o incompatibilidades en sus sistemas. Las mejoras y nuevas funcionalidades que se implementan en GIO están disponibles inmediatamente para todos nuestros clientes”, explica el responsable comercial.
Una infraestructura escalable
GIO forma parte del modelo de gestión e-courier management de The Mail Company. La plataforma está disponible para organizaciones en edificios corporativos, parques empresariales, multinacionales y corporaciones medianas que deseen controlar y racionalizar el gasto en la gestión documental, a través de una interlocución centralizada y el continuo avance de los sistemas de administración.
El uso de esta infraestructura ha supuesto ahorros, en algunos casos, de hasta el 30%, de ahí su importancia en los departamentos de compras o facilities managers (gestores de inmuebles), según Castellví.
La herramienta, añade, se adapta a cada cliente y al crecimiento del negocio sin afectar la calidad del servicio (escalabilidad), lo que genera información crítica de gestión, como los costes en tiempo real.
The Mail Company dedicó más de dos años al desarrollo de esta infraestructura, con una inversión cercana al millón de euros. Diariamente, más de 180.000 profesionales de 85 sedes corporativas y comunidades empresariales en España y Portugal utilizan dicha plataforma, apunta el director.
Desde su puesta en funcionamiento en 2012, con el módulo de cartería y, un año después, el de mensajería, ha gestionado 1,6 millones de solicitudes hasta el punto de que fue necesaria su ampliación en diciembre pasado.
La compañía, especializada en la gestión de documentos y paquetería con 15 años en el mercado, gestiona 500.000 artículos de correo, 10.000 expediciones y efectúa 300 rondas de distribución en un día.
Con una plantilla de 150 empleados, registró en 2014 una facturación de seis millones de euros, según datos de la empresa, que tiene sedes en Madrid y Barcelona.