El cartero ya no llama a la puerta

Especializada en la gestión y distribución de documentos en sedes corporativas y centros empresariales, la gran apuesta de The Mail Company es la cartería digital.

Dedicada a la gestión integral de cartería, expediciones y servicios documentales, tanto en edificios corporativos como en inmuebles de oficinas en alquiler, donde se agrupan diferentes empresas, The Mail Company es, a pesar de su nombre, una compañía totalmente española, fundada en el año 2000, pionera en esta actividad en la península Ibérica. Sus servicios ayudan a las empresas a gestionar y mejorar los flujos de documentación, información y personas con el fin de sacar mayor rendimiento a sus recursos y reducir costes.

"Los clientes buscan optimizar su tiempo, pero también seguridad en el tratamiento de sus documentos. En este sentido, la trazabilidad evita muchos problemas y, sobre todo, la aplicación de un sistema profesionalizado e integrado como el que The Mail Company les ofrece", asegura Luis del Barrio, director comercial. Añade que la gestión de los flujos de documentación y sus procesos de distribución constituyen una actividad crítica para el desarrollo del negocio, si bien lo realmente importante es la información, los datos que contienen. El documento o continente es un mero soporte.

La gestión de la cartería y la mensajería de un edificio, sea de oficinas o corporativo, es un área que genera problemas de seguridad, por la necesidad de que personal de diferentes servicios de mensajería acceda al edificio; así como ineficiencias, derivadas de la atomización de proveedores y de las dificultades de control del gasto.

En 2011, la compañía facturó siete millones de euros

Hasta ahora, estos servicios eran prestados por empresas auxiliares, que podían hacer desde la limpieza de las oficinas hasta el reparto de un sobre. "Nosotros damos a las compañías un servicio especializado y paquetizado que les ofrecemos como una solución", puntualiza Luis del Barrio.

La compañía facilita el trabajo diario de más de 120.000 profesionales repartidos en 65 sedes empresariales en España y Portugal, para los que gestiona diariamente 500.000 artículos de correo y 10.000 expediciones de mensajería, y realiza cerca de 300 rondas de distribución.

José Manuel Castellví, director general The Mail Company, afirma que el ahorro que proporcionan estos servicios integrados depende de la cobertura que desee cada empresa, pero puede llegar a alcanzar hasta un 30%. "Nuestro modelo ofrece al cliente la posibilidad de reducir sus costes tanto como desee". Las tarifas oscilan en función de los servicios requeridos, que se extienden a conserjería, mensajería integrada, marketing directo, archivo, digitalización...

Al final, comentan ambos directivos, se trata de dar cobertura a un abanico de necesidades de las empresas que no están bien cubiertas y que, aunque de forma unitaria, no tienen un gran impacto económico. Recibir estos servicios de una solo compañía, con una interlocución centralizada, una factura única y una gestión directa, evidentemente, les facilita mucho la vida.

Tiene más de 200 clientes, que no son necesariamente grandes empresas, aunque son las que dominan. Entre otras, Abertis, Agrolimen, Bimbo, BMW, Campsa, France Télécom, Gas Natural, Kraft Foods, Oracle, Philip Morris, Planeta, RACC, Realia, Unilever y Uralita. Da servicios en edificios emblemáticos en Madrid, como Castellana 216 (Puerta de Europa) y Torre de Cristal de La Mutua. En Barcelona, al World Trade Center y la Torre Fira, y en Bilbao, a la Torre Iberdrola. "Atendemos también a pymes instaladas en edificios inmobiliarios gestionados por nosotros. Pero no serían clientes si estuvieran fuera, no son nuestro objetivo, ya que la concentración es lo que nos permite optimizar procesos y ofrecer esos ahorros", matiza Luis del Barrio.

En 2006, la compañía se integró en la red internacional Swiss Post Document Solutions, constituyéndose en su representante en la península Ibérica.

The Mail Company facturó en torno a siete millones de euros en 2011. "Y este año esperamos crecer a doble dígito, como mínimo un 10%. Afortunadamente, estas previsiones se van cumpliendo", pronostica el director comercial. No obstante, sufren la crisis. "Estamos atravesando una etapa sobre la que se ciernen muchas amenazas, pero también se abren oportunidades. En periodos difíciles todos le damos la vuelta a todo, también las empresas, y muchas deciden externalizar el tipo de servicios que nosotros ponemos a su disposición. Es cierto que algunos clientes han reducido servicios, pero lo hemos compensado con otros nuevos e intentamos mantener nuestra plantilla, que está compuesta por 200 personas. La rotación es mínima, el 95% tiene contrato indefinido".

The Mail Company destina el 3% de su presupuesto a inversiones tecnológicas. "Es lo que nos diferencia. Nuestra filosofía se basa en metodología, recursos humanos y tecnología. Con estas tres patas, bajo mi punto de vista, hemos logrado el éxito", concluye José Manuel Castellví.

El futuro también será digital

En 2010, The Mail Company se planteó introducir un servicio inexistente en España: la cartería digital. "Hemos apostado claramente por este negocio, lo cual nos mantiene a la cabeza de la innovación en materia de gestión documental", subraya José Manuel Castellví, quien hace años, cuando este servicio aún no estaba profesionalizado, vislumbró una tendencia que en los países anglosajones está ya muy avanzada. "Hoy vivimos del negocio tradicional, pero vemos que poco a poco se va imponiendo lo digital. No hay competidores. Es pura innovación, y creemos que de las crisis se sale a través de la innovación y, en nuestro campo, más".Este servicio se ocupa de la digitalización y archivo de todos los documentos que se reciben en un inmueble, así como de su reenvío al destinatario por medio de sistemas electrónicos, ya sea el documento completo, con la captura de imágenes, o su contenido, con captura de datos.Esta nueva gama de servicios ya ha empezado a establecerse en grandes corporaciones internacionales y supone evolucionar desde la gestión de documentos a la gestión de información, eliminando los costes de traslado de papel y, por tanto, contribuye al ahorro de recursos económicos y energéticos, así como a una mejor gestión de la información, según afirma la compañía.Durante un tiempo será un sistema dual en el que convivirá lo digital con el papel. "Los procesos de distribución física nunca desaparecerán del todo. La paquetería y la documentación clasificadas como confidenciales seguirán los procesos tradicionales". Entre las ventajas que aporta la cartería digital, Castellví señala la reducción del ciclo de toma de decisiones debido a que la información circula, y se procesa, a mayor velocidad. También destaca los beneficios derivados de los menores costes asociados al tratamiento de la información, la trazabilidad absoluta y la completa seguridad.Finalmente, pronostica que "la cartería digital será una herramienta imprescindible en todas las organizaciones que quieran mejorar su eficiencia".

Datos básicos

Inversión. La compañía invierte anualmente el 3% de su facturación en el desarrollo de herramientas tecnológicas para la mejora del servicio que presta y el tratamiento de la información. Para ello, dispone de un departamento propio de programación.

Ahorro. The Mail Company proporciona a sus clientes un ahorro de hasta un 30% en los servicios de cartería y mensajería integrados, en función de las prestaciones que contraten. Estos ahorros se producen, sobre todo, por la mejora de costes y una mayor productividad de los recursos por parte de los usuarios, gracias a las prestaciones de su plataforma tecnológica y a la trazabilidad de las operaciones que realiza en tiempo real.