Cómo prevenir a las empresas de los morosos

Una guía patronal ofrece diez consejos para aplicar con éxito una estrategia de gestión de crédito

La falta de crédito, sin duda, ahoga a las empresas. Pero hay cada vez más empresarios que aseguran que su negocio está en riesgo por otro motivo: la morosidad de clientes y proveedores. Aproximadamente el 65% de las pymes peligra por impagos

En este escenario, la patronal madrileña (CEIM), que es una de las principales organizaciones de CEOE, ha encargado la elaboración de una Guía Práctica de Gestión del Crédito a la consultora Intrum Justitia, que sirva a las empresas para controlar el riesgo y reducir sus impagos. Este es el decálogo de recomendaciones a los empresarios:

1 Estrategia de crédito. El primer consejo de esta guía es que toda empresa debe diseñar una estrategia de venta a crédito clara y efectiva.

2 aplicar límites efectivos. Es recomendable fijar topes en las ventas a crédito en función del riesgo individual que represente cada cliente. Así, encuentran especialmente efectivo fijar dos límites de crédito para cada cliente, sobre todo para los principales.

Cuando el cliente cruza el primer límite de riesgo se activa una alerta, que sirve para llevar a cabo las primeras acciones preventivas. Pero si se salta el segundo límite, "automáticamente se inhabilita la posibilidad de realizar nuevas ventas a crédito a dicho cliente hasta que no se resuelva la situación".

3 Comprobar las direcciones. Contar con la información correcta de contacto de los clientes es un factor clave para sacar el mejor provecho a la gestión y cobro del crédito. Los datos que deben someterse a revisiones periódicas y depuraciones constantes son: nombre del interlocutor válido, dirección de contacto, teléfono, fax, correo electrónico y CIF. Si la cartera de clientes es muy grande, conviene encargar la tarea a empresas especializadas.

4 Revisión de la solvencia. Antes de tomar la decisión de vender a crédito, la empresa debería evaluar la solvencia del cliente. Si bien la mayoría de los impagos se dan en clientes que antes han sido solventes. De ahí la necesidad de comprobar periódicamente la solvencia de la cartera de clientes.

5 Flexibilidad en el pago. Se trata de que la empresa pueda ofrecer distintos plazos a cada cliente en función de su comportamiento en pagos anteriores. La guía sugiere un sistema de bonus-malus, según el cual los clientes nuevos tengan plazos más cortos de crédito, y éstos se amplíen en función de si los cumplen o no. Y se pueden perder los privilegios en el plazo de los pagos más largos, si la empresa no cobra a tiempo.

6 Hacer un control histórico. Dentro del histórico de clientes habitual aconsejan incluir datos sobre sus comportamientos de pago: cumplimiento de plazos; días de retraso; incidencias en las facturas, día habitual de pago etc.

7 agilidad en la reclamación. Una vez pasada la fecha de vencimiento de cobro, si éste no se ha producido, "hay que actuar de inmediato". La guía aconseja la Fórmula 2-2-2. Consiste en enviar la primera carta para recodar el pago dos semanas después de su vencimiento, como máximo; enviar sólo dos cartas más para recordar el pago antes de acudir a un especialista para gestionar la deuda; y mantener un ritmo de dos semanas entre las cartas enviadas.

8 Aplicar recargos. La política de venta a crédito siempre debe incluir intereses de demora y costes administrativos de recuperación para toda factura no cobrada a tiempo.

9 gestión especializada. Si tras las primeras acciones para recordar el pago no hay resultados, hay que iniciar de inmediato la gestión activa del cobro de deuda. Se debe buscar el pago amigable, pero si este no funciona o es muy costoso hay que encargarlo a una compañía especializada.

10 táctica de ventas. El departamento comercial debe incorporar a sus tácticas la estrategia de crédito: no sólo hay que vender sino hacerlo a los más solventes.

Principales pasos para optimizar los cobros

Incluir en el contrato las condiciones de venta a crédito, precisando las consecuencias de presentar algún retraso en el pago.Establecer un límite de riesgo para cada uno de los clientes de la empresa. La clave para definir estos topes de crédito es contar con la mayor información posible para tomar decisiones, tanto en lo referente a la capacidad de crédito de la empresa como la solvencia del comprador.Asegurar que las ventas queden documentadas con, al menos, una orden de pedido, un albarán y la factura.Fijar medidas especiales para los casos de retraso en el pago de las facturas, como por ejemplo, cobro de intereses, de demora o costes administrativos de recuperación. Para las operaciones comerciales, específicamente entre empresas, el cobro de los intereses de demora y los costes de recuperación están recogidos en la Ley contra la morosidad (Ley 3/2004, de 29 de diciembre).Conviene estar en contacto con empresas especializadas en servicios de gestión de crédito y cobros para, si fuera necesario, externalizar una o varias fases de la gestión del crédito.Es aconsejable detener nuevas ventas a crédito a los clientes que presentan irregularidades en el pago de sus facturas.El último paso en cualquier proceso de gestión de crédito es asegurar que todas las personas de la empresa la conocen y la respetan, especialmente los comerciales.