El desorden en la mesa de trabajo causa estrés laboral
¿Suena el teléfono y tiene que buscarlo entre un montón de papeles?, ¿cada vez que le piden un expediente tarda más de cinco minutos en encontrarlo?, ¿acumula información inútil por eso de que nunca se sabe cuándo la va a necesitar? Si su respuesta es sí, ya es hora de que se plantee dar un cambio radical a su mesa de trabajo. Según los especialistas en recursos humanos, la acumulación de papeles sobre la mesa transmite la sensación de estar siempre retrasado y fatiga el cerebro ya que fuerza a pensar en más de una cosa a la vez.
'Es recomendable tener encima de la mesa la tarea en la que se esté trabajando justo en ese momento. El resto de asuntos deben estar almacenados o archivados en grupos fáciles de encontrar y con un máximo de 10 asuntos por grupo', afirma Gustavo Piera, consejero delegado de Time Manager International, empresa dedicada a la consultoría y formación en recursos humanos del grupo CMR. En su opinión, una mesa de trabajo desordenada no permite pensar y trabajar creativamente, causa fatiga laboral y, finalmente, estrés.
Para evitar este desorden y tiempo improductivo, Piera propone una serie de pautas que ayudarán a manejar documentos de trabajo cotidianos. El punto de partida es evidente, hay que despejar la mesa por completo. No debe haber nada encima del escritorio excepto el cometido en el que se está trabajando. Esto permitirá concentrarse sólo en dicha tarea.
Lejos de la tan extendida creencia de que una mesa limpia es la de alguien que no trabaja, hay que pensar que es la de alguien organizado y, por tanto, que busca la eficiencia. El desorden es sinónimo de mala concentración.
En la mesa conviene tener, a lo sumo, una bandeja de entrada en la que colocar los asuntos que van llegando para así evitar que se mezclen con el trabajo actual. Esa bandeja de entrada puede estar preparada para separar diversas categorías de documentos como correspondencia, archivos de organización o información complementaria. Asimismo, en la mesa o en un cajón, puede tenerse otro archivo separado por grupos: asuntos que se tienen que resolver en el día o en una semana, material para leer, asuntos que se deben pasar a los demás y que exigen una explicación verbal, comprobantes y facturas.
Es muy importante no olvidar que existe otro archivador muy especial, la papelera. Ahí es donde deben ir, rápidamente, todos los documentos que no se van a necesitar. Para esto es esencial saber tomar decisiones rápidas que eviten confundir un dato innecesario con otro esencial. Y esta eficiencia es la que marca la diferencia entre trabajadores.
Esta bandeja de entrada hay que saber gestionarla a diario. Esto significa resolver los asuntos según van llegando y procesar la información con rapidez. Según advierte Piera no es bueno que las cosas se acumulen, porque no sólo pesan en la mesa, sino también en la mente.
Asimismo, hay que limitar el flujo de información. Hay que intentar no recibir o archivar más de lo que se necesita. Si se duda de la utilidad de un documento, el problema debe ser resuelto por uno mismo sin cargar a los demás con esa información innecesaria, ni hacer copias redundantes. El orden debe estar personalizado. Pero, en síntesis, Piera aconseja tener un archivo para asuntos en los que se está trabajando; otro, para los de consulta frecuente y al que se acceda fácilmente, y un tercero, fuera del alcance, para asuntos cerrados que haya que conservar.