Cómo gestionar de manera eficaz el tiempo en el trabajo

Los expertos aconsejan sobre cómo administrar la agenda Internet distrae a los profesionales

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El tiempo, ese bien limitado, finito, caro y valioso, pero a la vez equitativo, ya que todo el mundo dispone de la misma cantidad. “Espejo insondable e incorruptible, nuestra relación con él, el uso qué hacemos de un recurso que algún día nos faltará, explica la auténtica naturaleza y el rango de nuestros valores, prioridades y relaciones”, afirma el profesor del IESE Santiago Álvarez de Mon.

Porque, es más, la calidad de las relaciones, del liderazgo, entendido como el arte de influir en los estados de ánimo y los comportamientos de otros, de las carreras profesionales, del ocio e incluso de la salud, depende, según este docente, de la relación con el tiempo. “Y esta, sorprendentemente, se muestra poco fluida y amable, incluso me atrevería a calificarla de difícil y conflictiva”. También el filósofo estadounidense, experto en analizar la relación del dinero y la ética, Jacob Needleman, cree que la sociedad es sobre todo pobre en tiempo. Porque la intensidad y el ritmo vertiginoso al que se suceden los acontecimientos y los cambios hacen que el estrés sea el gran protagonista de nuestros días.

Por su parte, el psicólogo estadounidense Tim Kasser considera que, una vez cubiertas unas necesidades básicas, la sensación de escasez de tiempo es la fuente principal de tensión e inestabilidad emocional. Un elemento distorsionador es la tecnología: internet distrae. Supone una gran tentación en la que se cae a diario y que mina la capacidad de concentración de las personas. La imagen la ilustra Álvarez de Mon en el libro Mi agenda y yo (Plataforma Actual), con la escena de una reunión de un consejo de administración con casi todos los consejeros enganchados a sus móviles; o un comité de dirección en el que los diferentes directores sostienen un pulso entre las tentaciones de la red y volver a la agenda del día; una presentación en la que el power point, las tabletas, los tuits y los móviles compiten entre sí; un mano a mano entre un jefe y un subordinado; llamadas de teléfono, whatssaps, jornadas de formación en las que la cabeza no es capaz de aislarse de las urgencias del día a día, una negociación ardua, una cena familiar en la que todos sus miembros están pendientes del teléfono móvil o de los chats con amigos sobre un partido de fútbol... “El cerebro humano es la víctima que sufre este asedio digital”, apunta el profesor, quien distingue entre tiempo profesional o laboral, dependiendo de la historia, cultura y exigencias del trabajo de cada empresa, también en función de si el trabajador lo es por cuenta ajena o autónomo.

El empresario, coach y experto en gestión del tiempo estadounidense, Kevin Kruse, entrevistó a siete multimillonarios, 13 atletas olímpicos y 239 empresarios. Sus respuestas le sirvieron de base para armar el libro 15 secretos de gente exitosa sobre la gestión del tiempo, un manual para no sentirse abrumado por la falta tiempo y adoptar hábitos que harán que el profesional aumente su productividad. Se trata de sacarle el máximo rendimiento a cada minuto, tanto en el trabajo como en el ocio. Así lo creen aquellos que saben manejarlo: consideran el tiempo un bien más valioso que el dinero y le dan la importancia que se merece.

Se centran, por tanto, en los objetivos importantes y declinan obligaciones y compromisos que les distraigan inútilmente. Tras su conversación con empresarios de éxito, Kruse aprendió que estos llevan libretas para anotar sus ideas en el momento en que les vienen a la mente. Además, todos ellos mantienen reuniones breves con equipos pequeños, lo que sustituye a los encuentros numerosos en asistencia que se prolongan en el tiempo, lo que contribuye también a unir al equipo de colaboradores. Algunos directivos asignan temas a los días de la semana, y mantienen el principio 80/20, lo que quiere decir que el 20% del trabajo genera el 80% de los resultados. Por ello, aconseja delegar tantas tareas como le sea posible, ya que al liberar tiempo puede destinarlo a retos más importantes, y extrae como conclusión que los profesionales de mayor éxito son aquellos que resuelven las tareas de corto plazo en el momento, para evitar que se acumule trabajo extra y problemas

Para qué sirven las listas

También recomienda dejar de hacer listas de tareas pendientes, en contra de la creencia de otros expertos que defienden la elaboración de este inventario con el fin de ordenar y establecer prioridades. Alega este experto que los trabajos que en ellas se enumeran pocas veces se terminan, sino que acaban pasando a otras listas, aún mucho más largas. Kruse ha realizado investigaciones sobre este tema y concluye que el 41% de los listados de tareas jamás se completan.

Además, indica que es mejor elaborar un calendario bien programado, en el que los asuntos pendientes estén bien planificados, de manera que se ayude a liberar el estrés y a incrementar la concentración intelectual. Lo que intenta, con el simple ejercicio de dar respuesta a varias preguntas, es que se pueda llegar a ahorrar hasta ocho horas de trabajo a la semana: Qué elementos de la lista de tareas se pueden eliminar, qué se puede delegar y qué se puede hacer de manera más eficaz. Porque la clave de muchos problemas originados por la escasez de tiempo, razona el escritor británico Simon Garfield en el libro Cronometrados (Taurus), está en saber delegar. Cuanto más se confía en otras personas más se prospera.

Este experto destaca que en los años que ha dedicado investigar sobre la gestión del tiempo, al igual que Santiago Álvarez de Mon, ha observado cómo internet lo ha revolucionado todo, así como una conciencia cada vez mayor del tiempo que dedicamos a actividades que hasta hace unos años no se conocían. En su ensayo cita los trabajos de investigación llevados a cabo por Stephen R. Covey, otro investigador y experto en herramientas para aumentar la productividad y aprovechar el tiempo, quien creyó hace ya hace un cuarto de siglo, que el verdadero desafío es “administrarnos a nosotros mismos”, a la vez que distinguir entre lo urgente y lo importante, aquí se incluyen cuestiones críticas, fechas de entrega o cierre de proyectos importantes.

Conviene también separar lo no urgente pero sí importante, como son las planificaciones a largo plazo así como el desarrollo de relaciones sociales. El tercer paso es separar lo urgente de lo no importante, como es responder a mensajes de correo electrónico que puedan distraer o a acudir a reuniones relevantes. Por último, discernir entre no urgente y poco importante, y aquí se contempla la posibilidad de tomarse un descanso y huir de la presión del día a día para disfrutar de una actividad que no aporta nada relevante a la jornada de trabajo. Como conclusión: el tiempo es el elemento más valioso que existe hoy día y los expertos se afanan por encontrar fórmulas para medirlo, controlarlo, reinventarlo y sobre todo para poder aprovecharlo al máximo

El mito de las jornadas maratonianas

 Hay sectores, como el de la consultoría, los despachos de abogados, la banca de inversión o incluso las startups que sufren de jornadas maratonianas, en las que se entra a trabajar a las ocho o las nueve de la mañana y se llega a salir cerca de la medianoche. Casi siempre, alega el profesor del IESE Santiago Álvarez de Mon en su ensayo sobre la gestión de las agendas, se pone al cliente como excusa, cuando realmente lo que se esconde es un déficit de organización y método, a la vez que lagunas personales de gestión de equipos por parte de la plantilla directiva. “Volcados en su cartera de clientes, preocupados por la tiranía de una cuenta de resultados, donde prima el cortoplacismo y los indicadores cuantitativos, donde el liderazgo del capital humano puede esperar, hasta que se hace tarde y este decide marcharse”, añade Álvarez de Mon.

 El ocio debe formar parte de la agenda de todo profesional. “Lo animo encarecidamente a meterlo proactivamente, a codazos, como sea, solo así completará y complementará un negocio con vocación expansionista”, recomienda el docente de la citada escuela de negocios. Y aconseja que cuando se planifique la agenda de trabajo de la semana o del mes, se incluyan actividades de ocio. Estas no pueden improvisarse, tienen que estar agendadas.