Cómo añadir y fijar archivos en un chat de trabajo dentro de la ‘app’ de Gmail
Centraliza todo lo que compartes para que esté accesible.
Desde que Google se empeñó en que Gmail dejara de ser un simple gestor de correo electrónico, ha adoptado decenas de nuevas funciones ya que es parte esencial de ese Workspace que lo mismo te sirve para escribir un nuevo email, como para agendar una videollamada y luego más tarde iniciarla cuando llega el momento.
Así que otra de las patas esenciales que tiene es la que permite organizar y coordinar a grupos completos de trabajo, sobre todo ahora que con la pandemia el teletrabajo se ha disparado y son muchos los que se conectan desde casa. Así que si queréis trabajar siempre con los mismos archivos, con sus últimas versiones, os vamos a contar cómo añadirlos a la pestaña que los de Mountain View han diseñado específicamente dentro de Gmail.
Solo las últimas versiones
Así las cosas, es normal que en un equipo de trabajo se compartan ciertos documentos que son sobre los que debemos trabajar, por lo que es importantísimo que cuando nos ponemos a manejarlos, tengamos la seguridad de que lo hacemos sobre la versión correcta. No una que ha tocado tal o cual compañero, sino la que de verdad tiene las actualizaciones ya metidas de todo el mundo.
Así que para ello hay que marcar unas pautas muy concretas y no pegar URL de documentos que no sean los correctos. Eso se debe a que en el momento en el que incluyamos el acceso a uno de estos textos, hojas de cálculo o presentaciones aparecerán automáticamente dentro de la pestaña "Archivos", por lo que será accesible a todos los participantes de ese grupo dentro de Gmail.
Si seguimos esas sencillas pautas de orden, lograremos que todos los que formamos parte del equipo siempre hagamos los cambios y las correcciones sobre el documento correcto y, por lo tanto, ahorremos trabajo de organización y puesta en común de datos. Seguramente en el caso de que muchos compañeros participen hace que las cosas se compliquen, pero no hay nada como imponer cierto grado de orden a lo que se comparte.
Esa pestaña de "Archivos" dentro de las conversaciones de grupos de Gmail son una buena manera de tener a la vista solo aquéllos documentos de la nube que son esenciales para el trabajo en común, por lo que es un recurso a tener en cuenta cuando queremos que un departamento se mueva en la dirección correcta y siempre con la información más actualizada posible compartida entre sus miembros.
