Última llamada para la implantación del canal de denuncias en las pymes
Debe tener un acceso visible en la página web de la compañía y cuenta con un plazo de tres meses para informar sobre la tramitación de la denuncia
El pasado 20 de febrero se dictó la Ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, la referida Ley transpone la Directiva Whistleblowing de protección al denunciante, ahora “informante”, convirtiéndose en una importante herramienta para detectar de forma temprana posibles riesgos de comisión de irregularidades de una organización.
En aquellas con una verdadera cultura ética empresarial, el canal de denuncias estaba ya presente, dado que era un elemento esencial del “Compliance penal” como mecanismo eficaz para identificar situaciones irregulares en el seno de la empresa, para prevenir, y mitigar riesgos. Estos canales de denuncias ahora se tienen que integrar en el sistema interno de información que establece la Ley 2/2023 y con las características y requisitos que la misma establece.
La finalidad de la norma es “proteger” frente a represalias a las personas físicas y jurídicas de las que dependen que informen sobre infracciones y fomentar la cultura de la información. Desde el 1 de diciembre de 2023 todas aquellas empresas que tengan 50 o más trabajadores, y aquellas otras que por su actividad sea obligatorio, tendrán que tener implantado en sus organizaciones el Canal de denuncias, o Sistema Interno de información, tal y como se denomina en la Ley.
La protección a los informantes que ampara la ley es tanto a los empleados de la compañía, como a terceros, como pueden ser los proveedores, protegiéndoles en aquellas comunicaciones que realicen relativas a infracciones del derecho de la UE, infracciones administrativas o penales graves o muy graves (Seguridad Social, Hacienda pública), infracciones de derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo.
Uno de los requisitos esenciales que debe tener el Canal de denuncias es la “confidencialidad” de todo el proceso y de la identidad del informante, y se deben de integrar todos aquellos canales internos que tuviera ya la compañía en el Sistema interno de información, así como facilitar al informante la opción de que las comunicaciones sean escritas, verbales o ambas.
A la hora de trasponer la directiva comunitaria nuestro legislador ha optado por establecer la posibilidad de que la comunicación “pueda ser anónima”, diferenciándose, de esta forma, de otras Estados europeos en cuya transposición no han establecido ese anonimato.
Ese “anonimato” hace inviable el tener, como hasta ahora, un canal de denuncias a través de un mero email, ahora para poder garantizar el anonimato se tiene que implantar el canal de denuncias a través de una herramienta digital que garantice esa posibilidad de formular la denuncia de forma anónima, que además sea ágil, segura, rápida, eficaz y confidencial.
El canal de denuncias tiene que tener un acceso visible y fácil de localizar en la página web de la compañía, y tenemos un plazo máximo de tres meses para dar respuesta al informante sobre la tramitación de la denuncia.
Es necesario no solamente tener esta herramienta digital que permita la realización de la comunicación a los informantes, sino que además la compañía haya establecido una política específica para el canal, así como un procedimiento y, además, realizar una formación a los empleados sobre las referidas políticas y el procedimiento establecido, la ubicación del canal y la forma de utilización del mismo.
Es el propio órgano de administración de la compañía el responsable de implantar el Sistema interno de información, e igualmente responsable de designar al responsable del sistema que podrá ser una persona física o un órgano colegiado. El responsable debe ejercer sus funciones con independencia y autonomía, no siendo necesario que dicha función tenga un carácter de exclusividad, respondiendo y asegurando que la tramitación sea diligente.
La ley establece una serie de medidas de protección al informante, especialmente la prohibición de represalias tales como despidos, denegación de formación, evaluaciones negativas, etc., pudiéndose extender dicha protección hasta al menos dos años, y pudiéndose facilitar otra serie de medidas de apoyo al informante.
Son importantes las sanciones que prevé la ley ante el incumplimiento de la implantación de un canal de denuncias en empresas que la ley ha establecido como obligatorio. Se establece un catálogo de sanciones que va desde la imposición de multas de hasta un millón de euros, a amonestaciones públicas, y la prohibición de contar con subvenciones y contratar con la administración pública.
En definitiva, la implantación del canal de denuncias se hace obligatoria el 1 de diciembre para todas aquellas empresas que tengan 50 o más empleados. Es igualmente necesario en todas aquellas organizaciones donde esté instaurada una verdadera cultura ética empresarial, aquellas donde no solamente se pretende y se cumple con toda la normativa en vigor, sino aquellas otras que implantan y cumplen una determinada normativa interna para transmitir y compartir con la sociedad, el medio ambiente y los derechos humanos aquellos beneficios que la propia sociedad obtiene de su actividad empresarial.
Maribel Vázquez Tavares, socia directora del área mercantil de Selier Abogados.
