Cómo cultivar la comunicación a pesar de la distancia que impone el Covid-19
El reto es lograr el equilibrio entre la información constante y la productividad
Desde que estalló la crisis del Covid-19 en España y el Gobierno instó a, en la medida de lo posible, ofrecer alternativas de teletrabajo, muchas compañías mandaron a sus trabajadores a casa. Un hecho que ha desembocado en que equipos que nunca lo habían hecho, o solo puntualmente, tengan que comunicarse en la distancia. El reto es ahora conseguir el equilibrio para un intercambio de información eficaz sin que por ello se interrumpan los flujos de trabajo.
Las herramientas digitales son la base para establecer estas comunicaciones. El primer paso, según la investigadora de Esade Liliana Arroyo, debe ser fijar cuáles son las aplicaciones que se van a emplear y tratar de capacitar a todos para que las puedan usar. Una tarea para la que recomienda armarse de paciencia, pues no todo el mundo goza de la misma agilidad con estas plataformas. “Hay una brecha tecnológica importante, bien por la edad o bien por el manejo de los recursos, y hay que ver cómo gestionarlo para no dejar a nadie atrás”, apunta.
La reunionitis, organizar un número excesivo de reuniones, es el principal riesgo del teletrabajo en este tipo de circunstancias, según el vicepresidente de la consultora BTS, André Ribeiro. “La distancia hace que la gente quiera estar mucho más metida en llamadas y conferencias constantes, lo que deja muy poco espacio para sacar trabajo adelante”, critica. Para paliar esto, el experto sugiere organizar encuentros muy breves al principio del día para que cada integrante del equipo pueda comentar en qué punto del proyecto se encuentra, y si precisa de la ayuda de algún colaborador. Cuando se necesita tener reuniones más extensas, lo recomendable es fijar una horquilla que sea apropiada para todos los miembros del grupo de trabajo. Planificar el tiempo de reunión y el de trabajo para que se ajuste a las necesidades de todo el equipo es lo que la directora general de la consultora BICG, Alejandra Martínez, denomina ventanas de coincidencia. “Consiste en establecer unas franjas en las que las personas estén disponibles para llamadas y dedicar las horas anteriores y posteriores a un trabajo más individual”, puntualiza.
Arroyo sugiere emplazar estos encuentros virtuales al principio o al final de la mañana o de la tarde para que interrumpan lo mínimo posible el desarrollo del resto de tareas. Si bien insiste en que deben adaptarse a las dinámicas individuales. “No hay que pensar que por el hecho de tener que estar en casa todo el día estamos disponibles por defecto, sino que conviene fijar una rutina y comunicársela a los demás, para que sepan cuándo se está trabajando y cuándo no”, prosigue la profesora, quien también recomienda usar las señales que ofrecen las plataformas para indicar si se está disponible para interrupciones o no.
En este sentido, la investigadora de Esade recomienda avanzar cuál es el motivo de la reunión, por qué debe estar en ella cada uno de los convocados y qué documentos necesitarán para participar en la misma. “Esto debería ser necesario siempre, pero aquí lo es mucho más porque el desgaste en la atención durante las llamadas es mucho mayor”, explica.
El toque humano es otra de las asignaturas pendientes en este tipo de comunicaciones. Por ese motivo, Arroyo insta a arrancar todos los encuentros virtuales con una ronda de introducción para que cada uno comente brevemente cómo se encuentra, especialmente en un momento como este. “Sin extenderse mucho, pero lo recomendable es que las reuniones empiecen por lo humano y no directamente por el recurso productivo”, desarrolla. Por su parte, Martínez recomienda establecer un marco a primera hora de la mañana para un morning coffee (el café de la mañana, en inglés), “una reunión informal no obligatoria, con la extensión que se quiera, para hablar con los compañeros y ver cómo están”.
Todo ello es un proceso que puede resultar tedioso, pero que, sin duda, servirá de aprendizaje para el futuro, cuando la cuarentena termine. “Se generará una cultura de reuniones más eficientes. Será necesario prepararlas mejor, pero también serán más cortas”, resume la responsable de BICG. En cualquier caso, ante la duda, “es mejor tender a la sobrecomunicación para que la gente se sienta apoyada”, concluye.