Minimiza el impacto del RGPD (gratis y en unos clics)
Existen portales oficiales y aplicaciones que ayudan a realizar una rápida adaptación a la norma.
El pasado viernes, 25 de mayo, entró en vigor el nuevo Reglamento General sobre Protección de Datos (RGPD). La nueva normativa sustituye a la antigua LOPD, y afecta a todos aquellos autónomos o empresas que recopilen o utilicen cualquier tipo de datos personales de terceros de cualquier parte de la Unión Europea. Por tanto, la gran mayoría de las pequeñas y medianas empresas, así como los trabajadores por cuenta propia de nuestro país, deberán adaptarse a la nueva ley.
El incumplimiento del nuevo RGPD puede suponer que pymes y autónomos se enfrenten a multas de entre 10 y 20 millones de euros, o entre el 2% y el 4% de la facturación anual de la empresa. Por tanto, los trámites requeridos para la adaptación a la nueva ley son de vital importancia.
Cómo adaptarse a la nueva normativa RGPD
Para asegurarse de que se está cumpliendo con el nuevo reglamento, los expertos recomiendan consultar con un abogado especializado cada caso concreto. Sin embargo, la Agencia española de Protección de Datos ha puesto una herramienta gratuita a disposición de todos los autónomos y las pymes con el objetivo de facilitar el proceso.
Al final de los pasos que se describen en esta herramienta, se entregará al usuario una serie de archivos, en función de las respuestas facilitadas. Estos documentos pueden ser descargados en el ordenador, y anexados directamente a los contratos con colaboradores o clientes; o utilizarlos directamente para actualizar los consentimientos de los formularios que recogen datos en nuestra web. En función de cada caso, se entregarán unos documentos u otros, con lo que el proceso es personalizado y adaptado a cada empresa o autónomo.
Es importante destacar que no es una herramienta universal, válida para todas las empresas, sino para aquellas que realizan tratamientos de datos personales, pero que implican un escaso nivel de riesgos. Este es el caso de, por ejemplo, datos de contacto y facturación de clientes o proveedores de una pequeña empresa; o también el tratamiento de los datos de empleados con el fin de un mantenimiento de una relación laboral. Se trata, por tanto, de una plataforma de ayuda general y, como tal, no es válida para todos los casos, ya que existen particularidades que se deben tener en cuenta. Sin embargo sí es una herramienta muy útil para la gran mayoría de las pymes y autónomos de nuestro país.
La plataforma de la Agencia española de Protección de Datos
Para acceder a esta herramienta, es necesario realizarlo a través de Internet, poniendo la siguiente dirección en el navegador: http://www.servicios.agpd.es/Facilita
Una vez ahí, se realizan una serie de preguntas para poder adaptar los documentos que se deberán utilizar a cada caso concreto. Por ejemplo, en la primera pantalla se solicita el sector al que pertenece la empresa. Si, por ejemplo, pertenece a sanidad, entidad bancaria, servicios sociales, etc., no pueden utilizar esta herramienta, pues hablamos de información sensible que requiere de unas medidas especiales de protección.
A continuación, se solicitan los datos con los que opera la empresa. Uno de los puntos más importantes. Dependiendo de los datos que se manejen, y cómo se manejen, el autónomo o la pyme deberán incluir unos documentos u otros. En caso de ser datos como los que comentábamos (datos de contacto, facturación, etc.), la herramienta es perfectamente válida para adaptarse a la normativa.
Al finalizar el cuestionario, la herramienta facilita al usuario (pyme o autónomo) una serie de documentos que los responsables deberán colocar en los formularios de contacto, anexar a contratos, o demás sistemas de recopilación de datos, de manera que los clientes o proveedores tengan la posibilidad de registrar un consentimiento inequívoco, que es una de las cuestiones que persigue el nuevo RGPD.
Página web en Wordpress
Muchas de las páginas web funcionan bajo este conocido gesto de contenidos. Buscando los términos ‘RGPD’ en el repositorio funcionalidades, es posible encontrar plugins que nos ayudan también con el proceso.
Destacamos el elaborado por la compañía Clickdatos, que permite una rápida instalación de las páginas que informarán a los usuarios sobre las políticas de privacidad y datos de la pyme o autónomo. También genera con facilidad los diversos apartados de consentimiento a ubicar en los formularios que tengas en tu web.
Con estas herramientas, minimizaremos el riesgo de sanciones, de forma gratuita y en unos minutos. Siendo válidas para la mayoría de autónomos y pymes, debemos insistir en la necesidad de revisar las políticas implantadas con un experto.
La necesidad de formar a empleados sobre protección de datos es algo que esas aplicaciones no pueden hacer por sí mismas y, sin embargo, la nueva norma también obliga a ello. Otros aspectos que debemos cubrir es garantizar la privacidad de los datos y la seguridad de los mismos ante terceros. Así como la rápida rectificación o eliminación de los mismos por parte de los usuarios.
