¿Y si un robot llevara las cuentas del autónomo? No estamos tan lejos

Existen programas de facturación y registro de facturas online que además se sincronizan con el banco y Hacienda

Llevar las cuentas de una empresa es un trabajo farragoso que quita mucho tiempo entre recopilación de facturas, archivo, pagos y abonos o envío de la documentación a Hacienda.

Sin embargo, los avances de la inteligencia artificial y los bots cada vez son mayores. Muchos de sus esfuerzos en desarrollo se están dirigiendo a solventar esta tarea, muy presente trimestralmente en pymes y autónomos. De hecho, ya existen ‘bots’ que permiten almacenar las facturas, clasificarlas según si son pagos o cobros e incluso enlazarlas con el banco para ahorrar trámites.

Por ejemplo, la empresa Quipu es una de las que ha desarrollado la Inteligencia Artificial en este sentido, a través de la tecnología OCR, es decir, de reconocimiento de caracteres. ¿En qué consiste? Son lectores automáticos que procesan tickets en sencillos pasos: se le hace una foto con el móvil a la factura; el programa lee la información, datos se contabilizan y se incorporan en los modelos tributarios de manera automática, en función del tipo de actividad en que esté dada de alta la empresa.

Uno de estos lectores está disponible en el Programa de Facturación Online de dicha compañía, que cuenta con los modelos actualizados con todos los cambios asociados a la Nueva Ley de Autónomos que ha entrado en vigor el 1 de enero; entre los que se encuentran el modelo 303 de IVA, el 190 de IRPF y el de alta censal como autónomo.

A través de esta tecnología, se crean, envían y guardan facturas y presupuestos. Además el mismo programa rellena automáticamente los impuestos y sincroniza la contabilidad de la empresa con el banco.

Ventajas de esta tecnología

Ahorra espacio y tiempo. Lo primero porque, tras digitalizar cada factura, ya no es obligatorio conservarla en papel, puesto que crea una copia de seguridad que se va actualizando a medida que crecen los documentos. Lo segundo porque, aplicar la tecnología OCR a la facturación de una empresa reduce las horas que hay que dedicar a la contabilidad para tareas de archivo, puesta al día de las cuentas; por no hablar de las gestiones con el banco y Hacienda, que además de las habituales, pueden complicarse aún más en caso de solicitud o inspección. Si se apuesta por la contabilidad con Inteligencia artificial, el tiempo invertido para localizar cualquier documento reclamado por la administración se reduce considerablemente.

Prueba de ello es que, centrándonos en gestiones generales, el ahorro de tiempo en llevar la contabilidad que han calculado los usuarios de Quipu, según una encuesta de la propia empresa, es superior a 5 horas, según el 60% de los autónomos encuestados.