Cómo afrontar una primera reunión sin hacer el ridículo
Informarse sobre el carácter del interlocutor evitará fricciones El primer encuentro es clave :la primera impresión será la que perdure
Donald Trump y Emmanuel Macron, presidentes de EE UU y Francia, fueron carne de análisis por parte de medios y usuarios de redes sociales por la imagen que dejaron en su primer encuentro cara a cara. Por encima de todo trascendió un tenso apretón de manos, en el que los rostros de ambos mandatarios evidenciaban que ninguno quería dar su brazo a torcer, de forma literal.
Este no fue el mejor ejemplo de cómo debe ser un primer encuentro, ya sea institucional o empresarial. El codirector académico del master en protocolo, relaciones institucionales y organización de eventos de Blanquerna-Universitat Ramon Llull, Enric Ordeix, aporta algunas claves: “La reunión fue en la embajada de EEUU en Bruselas. A diferencia de lo que sucede cuando es en la Casa Blanca, Trump no cedió la presidencia, que es el lado izquierdo de la foto. Puede ser anecdótico pero a estos niveles todo está estudiado”. El apretón de manos también deja interpretaciones. Trump siempre lo efectúa tirando del brazo de su interlocutor hacia él, “rompiendo el espacio personal, que es de 1,20 metros entre los pies de cada uno, para marcar su poderío. Macron lo sabía y tuvo que apretar fuerte para no ceder. Hoy todo es imagen y carne de vídeo viral, y los jefes de gabinete lo saben”.
No fue la mejor imagen para lo que debe ser un primer encuentro entre homólogos. Como explica el profesor de dirección de personas en las organizaciones del IESE, Guido Stein, “son situaciones en las que no se te pide mucho: no crear problemas innecesarios como tampoco salir como un triunfador. Se trata de sentar unas bases, pero para eso tienes que tomártelo muy en serio”. Además, hay que ser cuidadoso con la primera persona que se elige para una primera reunión. Con ella, se quiere dejar claro que la empresa o institución toma a la otra parte como vital en su estrategia de futuro. “La primera reunión es la que perdura, y para hacer negocios eso es importante. Al igual que sucede en política, los primeros encuentros que lleve a cabo un consejero delegado serán su carta de presentación, más aún si son publicitadas”, considera Ordeix. Por ejemplo, si lo primero que hace es reunirse con el comité de empresa sabiendo que ha habido asperezas: “Eso tendrá un efecto. Todo es una estrategia de mensajes”, añade.
Este experto explica que, a diferencia de lo que sucede en el mundo institucional, no existe un protocolo empresarial definido, aunque cada vez son más las compañías que dan importancia a estos detalles en sus estrategias para lanzar mensajes, ya sea a la opinión pública o a nivel interno. “Los pequeños gestos pueden hacer mucho”, cree Ordeix. Por ejemplo, recibir al interlocutor en la puerta de la sede corporativa, “recibirlo donde se merece, un gesto sencillo pero fundamental”; cederle la presidencia de la mesa de la reunión, es decir, el asiento del extremo de la mesa que mira a la puerta, y si viene acompañado, ubicar a esas personas de mayor a menor rango, de derecha a izquierda, aunque cuanta menos gente haya, mejor. No traspasar el espacio vital al saludar, evitar dar dos besos... Y sobre todo, conocer los gustos de la otra persona: desde los culinarios para plasmarlos en el menú, o eligiendo un vino de su región, hasta su vestimenta. Si no suele llevar corbata, no utilizarla, o elegir un tipo de indumentaria del estilo, pero no similar. Para Ordeix, “cuanto más conozcamos al invitado más podremos sorprenderle y hacerle sentir como en casa”. Algo que es importante a la hora de diseñar los contenidos de la reunión.
Como explica Stein, “si me reúno con un cliente muy analítico, que va directo a los temas, tendré que hacer lo propio y entrar en materia sin dudar. Saber cómo es mi interlocutor y desde ahí, lanzar mis mensajes”. Pero, por regla general, estas primeras reuniones no deben ser muy densas. Sí tienen que ser de igual a igual en cuanto a cargos, y siempre, cara a cara. “Las relaciones institucionales requieren de interacción física. La digitalización no puede generar un punto de encuentro, y no genera imagen. Y eso es básico”, afirma Enric Ordeix.
¿Protocolo o relaciones institucionales?
El coodirector académico del master en Protocolo, Relaciones Institucionales y Organización de Eventos en Blanquerna, Enric Ordeix, cree que el término protocolo se ha usado en exceso, cuando en realidad es una herramienta más de una estrategia de relaciones institucionales. “El protocolo es una herramienta más dentro de una estrategia más amplia que busca influir y mejorar la imagen, algo que el protocolo por sí mismo no puede hacer”.
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