Oficina nueva, plantilla motivada

BBVA diseñó la figura del descubridor ante el traslado de 6.000 de sus trabajdores Es fundamental facilitar los espacios colaborativos

Un total de 6.000 empleados de BBVA se mudarán este año de la emblemática y bella Torre, que levantó en el paisaje de Azca el arquitecto Sáenz de Oiza, a otro impresionante edificio, denominado La Vela, obra del estudio suizo Herzog & De Meuron en las afueras de Madrid, en el barrio de Las Tablas. Este cambio de sede supone mucho más que un mero traslado físico. “En nuestro caso, hemos aprovechado para implantar otras formas de trabajar. Por una parte, mucho más colaborativa, más simple, con menos símbolos de estatus”, explica Gloria Lamas, directora de la Ciudad BBVA, una especie de alcaldesa que se ha encargado de hacer posible esta inmensa mudanza, pero sobre todo de que la vida en este espacio sea mucho más agradable. “Por otro lado, ahora tenemos un nuevo enfoque centrado en las nuevas tecnologías, que nos han de hacer la vida mucho más sencilla”.

Cómo hacer un cambio de sede

El verano es una época propicia para que las empresas realicen el traslado de su sede corporativa. Aprovechan la disminución de su actividad y que gran parte de la plantilla se encuentra de vacaciones para llevar a cabo el tedioso proceso de la mudanza. La multinacional Steelcase, experta en optimización de espacios corporativos, ofrece una serie de consejos para hacer frente a un cambio de oficina sin morir en el intento. La primera recomendación es optimizar cada metro cuadrado, ya que el espacio de trabajo supone el segundo coste más alto para el 95% de las empresas, después de las nóminas.

Hoy día, es fundamental facilitar los espacios colaborativos, ya que la mayoría de los empleados trabaja en equipo y de ellos surgen la mayoría de las ideas. Pero también es necesario favorecer la privacidad de los empleados, que a veces se pierde por ese exceso de fomentar los espacios abiertos. Por último, conviene estimular el bienestar físico y emocional de los trabajadores, así como reforzar la imagen de marca.

El entorno, asegura, favorece el trabajo colaborativo, “no existen despachos, con lo que pretendemos que la comunicación sea mucho más fluida y se reduzcan jerarquías”. Por tanto, La Vela se concibe como un espacio abierto, con plazas, jardines y edificios enlazados por pasarelas y galerías. Los empleados cuentan además con una aplicación que les permite desde saber qué tráfico encontrarán desde su casa hasta la sede cada mañana, hasta configurarse el menú del almuerzo que tomarán al día siguiente o compartir y reservar plazas de aparcamiento, así como reservar salas de reuniones. Para conversaciones privadas existen unos sofás envolventes que aíslan a quienes los utilizan y no molestan al resto de los compañeros, y una especie de cabinas donde hablar por teléfono. También pretenden reducir el uso del papel, por lo que se ha realizado un importante trabajo de digitalización de documentos.

Sobre la reacción de los empleados ante todos estos cambios, Gloria Lamas explica que al principio, como sucede ante cualquier cambio, lo recibieron con expectación, “se hacen preguntas sobre qué se pierde y cuánto va a costarle adaptarse a esa nueva situación”. Por ello, es importante, explica, realizar una importante comunicación, que facilite esas barreras psíquicas. En una primera fase, BBVA inventó la figura del descubridor, y seleccionó a un grupo de empleados que fueron los primeros en conocer en primicia las nuevas instalaciones. Ellos fueron los encargados de contar a sus compañeros cómo era el nuevo lugar en el que iban a trabajar. “Esa información oficiosa tuvo un gran valor porque conocían a través de sus compañeros cómo iba a ser el nuevo lugar de trabajo”, señala Lamas.

Pasados los primeros días, el feedback que ha recibido la responsable de este complejo, es positivo. “Es muy importante que el primer día vaya bien todo, que las mesas estén puestas, que la tecnología funcione. Otro factor decisivo es escuchar las sugerencias de los empleados, porque a la mayoría le preocupaba cómo llegar hasta aquí, y cómo iba a ser su día a día”.

En primavera también se mudó el despacho CMS Albiñana & Suárez de Lezo. Lo hizo a un edificio de 1920 del paseo de Recoletos. Desde el bufete señalan que la mudanza ha supuesto un mayor posicionamiento, “además de una mejora de nuestra imagen, una mayor visibilidad y un estímulo para los abogados”. Estos valoran la funcionalidad y modernidad de la nueva oficina, que cuenta con espacios diáfanos, abiertos y luminosos que incentivan el trabajo en un ambiente apetecible.