Las tiendas de Workcenter están abiertos 24 horas todos los días del año

El documento como clave de un negocio lleno de papeles

La reproducción de documentos tiene ya poco que ver con copias y fotocopias y sí mucho con el diseño y los servicios que se dan al cliente. Por él, Workcenter no cierra nunca

Además de los servicios y productos típicos de papelería y material de oficina, Workcenter ofrece todo tipo de servicios relacionados con la reprografía de documentos.
Además de los servicios y productos típicos de papelería y material de oficina, Workcenter ofrece todo tipo de servicios relacionados con la reprografía de documentos.

El documento es la clave de un negocio, el de Workcenter, que está abierto 24 horas al día los 365 días del año. ¿Da para tanto el papel? El papel y cualquier soporte en el que trabajemos como usuarios particulares o empresas.

Estamos en la era digital y este tipo de establecimientos son mucho más que un centro reprográfico convencional o un sitio donde hacer fotocopias.

Esa amplitud y versatilidad de servicios y productos “es lo más difícil de trasladar al cliente, contarle todo lo que hacemos”, explica Eduardo Zavala, consejero delegado de la compañía, consciente de que son proveedores de servicios de reprografía a medida del usuario y, a la vez, ilusionado porque esa barrera es uno de los grandes desafíos de Workcenter para expandir su actividad a grandes cuentas.

La compañía planea abrir más tiendas y aumentar el número de clientes de empresa

Con un modelo de negocio exitoso importado de Estados Unidos, no todo ha sido de color de rosa en la vida empresarial de Workcenter. Su primera tienda abierta en Madrid a mediados de los noventa revolucionó el mercado español, por lo que tenía de innovador: “Un centro de reprografía y servicios documentales” que no echa el cierre a ninguna hora del día, ningún día de la semana ni día del año.

Al abrigo de la bonanza económica, los propietarios aceptaron la oferta de un grupo de inversores liderados por Zavala para vender un negocio que iba viento en popa. La experiencia del grupo inversor estaba avalada por dilatadas trayectorias en distintos sectores profesionales, como el financiero e inmobiliario, el transporte, la industria y el retail.

El cambio de ciclo económico y el desplome del consumo impidió que los nuevos propietarios rentabilizaran el negocio y los obligó a emprender “una reestructuración que provocó el cierre de entre seis y siete tiendas, incluida la única que había en Sevilla, y una reducción de plantilla con el objetivo de hacer más eficientes todas las operaciones”, explica Zavala.

Un momento difícil que parece haber pasado y donde la inversión en tecnología ha sido un factor determinante para recuperar la expansión. “En septiembre se cumplirán 11 meses de crecimiento ininterrumpido tanto en datos consolidados de ventas como en margen de ebitda [beneficios antes de impuestos]”.

Formación y creación de equipo

La mayor parte de la plantilla de Workcenter, de casi 200 trabajadores, son diseñadores y creativos.
La mayor parte de la plantilla de Workcenter, de casi 200 trabajadores, son diseñadores y creativos.

Workcenter destina una inversión anual de unos 70.000 euros a la formación de su personal, a lo que denomina creación de equipo.

El estar abiertos todo el día requiere que la plantilla se involucre no solo con el cliente, sino también con la empresa.

Un gran porcentaje de sus empleados procede del diseño gráfico y es necesario que tengan una gran creatividad.

En concreto, matiza Zavala, “tanto papelería como material de oficina ha crecido un 150% en los últimos cinco años; es un índice muy potente y que además sugiere un fuerte movimiento”.

Tras un lustro de gestión, el grupo inversor decide poner en marcha un plan de desarrollo a medio plazo (2014-2018), que se sustenta en tres pilares. En primer lugar, la compra de empresas cuyos negocios sean complementarios con el de Workcenter; en segundo, estudian la apertura selectiva de nuevas tiendas, principalmente en Madrid y Barcelona, así como el lanzamiento de nuevos productos, y, por último, pero no menos importante, planean aumentar su presencia en el segmento empresas a través del área de Work Business Solutions.

Una de las características significativas de Workcenter es que históricamente sus tiendas están muy bien posicionadas en la ciudad, en sitios muy reconocibles y accesibles para los clientes. Esto, y el que las tiendas estén abiertas las 24 horas, es una ventaja, sobre todo para los trabajos de última hora o de urgencia.

Este tipo de encargos “supone el 50% de la producción diaria” y a veces, después de “realizados, hay que modificarlos por cambios que introduce el cliente en el último momento. Hemos recibido encargos a las dos o tres de la madrugada con cambios para una junta de accionistas, por ejemplo, y el propio interesado se persona en la tienda”.

No todos los centros están abiertos 24 horas, sino que se centraliza la producción, “lo de menos son las copias o el manipulado, lo más importante es la coordinación de centros. A veces tenemos cuatro o cinco centros trabajando a la vez”, señala Zavala.

El trabajar a medida del consumidor significa que “nunca hacemos dos trabajos iguales. Hacemos diseños, propuestas, presentaciones de empresas para clientes o accionistas, logotipos, vinilos, tarjetas, eslóganes e incluso regalos promocionales...”.

Un negocio tradicional, pero renovado al ritmo que marca la era digital con un abanico de servicios amplio y variado donde el papel es un soporte más.

Work Business Solutions: servicios a la carta para grandes cuentas

Workcenter planea abrir nuevas tiendas, básicamente en Madrid y Barcelona.
Workcenter planea abrir nuevas tiendas, básicamente en Madrid y Barcelona.

Una de las claves en la estrategia de desarrollo de Workcenter es su apuesta por ofrecer a las empresas un servicio a medida de sus necesidades.

A través del área de Work Business Solutions (WBS), la empresa aspira a convertirse en proveedor de servicios de reprografía para grandes clientes, de forma que en 2016 el 40% de sus facturación provenga de este nicho de mercado.

Actualmente, este tipo de cliente supone el 35% de la facturación global de la compañía. Banco Santander, Eulen, Grupo Sigla, Adecco o Metro de Madrid son algunas de las grandes cuentas con las que trabaja.

Entre los servicios personalizados, Workcenter puede realizar la edición e impresión de manuales y presentaciones, la digitalización de documentos o el diseño e impresión de catálogos de productos.

Este tipo de servicios es una fórmula de éxito en EE UU, donde más de 350 de las 500 mayores empresas lo usan.

Datos básicos

Workcenter tiene 17 tiendas en Madrid, Barcelona y Valencia, y dos centros de producción, uno de ellos en las mismas instalaciones del cliente.
Workcenter tiene 17 tiendas en Madrid, Barcelona y Valencia, y dos centros de producción, uno de ellos en las mismas instalaciones del cliente.

Inicios
La compañía abrió su primer establecimiento en Madrid en 1995. Hoy tiene 17 centros reprográficos repartidos entre la capital española, Barcelona y Valencia, y dos centros de producción, uno de ellos implantado en las instalaciones del propio cliente; cuenta con una plantilla de 160 personas con una media de edad en torno a los 30 años y en 2013 facturó 9,8 millones de euros.

Plan de negocio
En los próximos años, los socios planean comprar empresas complementarias, abrir nuevos establecimientos, lanzar nuevos productos, ampliar su cartera de clientes con la captación de grandes cuentas y aumentar su facturación hasta los 14 millones de euros en 2018.

Más que papelería
A los típicos productos de papelería y material de oficina, impresión y fotocopias en blanco y negro o color, Workcenter ofrece, entre otros servicios, diseño gráfico, revelado digital, digitalización, producción, grabación y duplicado de documentos en cualquier soporte que desee el cliente (como CD, DVD, memorias USB, etc.) y vinilos decorativos.