Docout: una compañía que no pierde los papeles

Es altamente probable que gran parte de los documentos generados a lo largo de la vida de una persona hayan pasado, en algún momento, por las manos de esta empresa. Hipotecas, contratos de tarjetas y cuentas bancarias, facturas de gas, agua o teléfono y hasta historiales clínicos se apilan hasta una altura de 11 metros en sus monumentales almacenes de custodia. La mayoría de las empresas del Ibex 35 (Banco Santander, Gas Natural y Mapfre, entre otras), así como diferentes Administraciones públicas, confían en esta compañía para la gestión de los masivos volúmenes de información que sus actividades generan. 

¿Y cómo se han ganado la confianza de tan exigentes consumidores? Ofreciendo un servicio de precio variable en lo que para sus usuarios supone una gran inversión y mayor coste de mantenimiento, como son las licencias y plataformas tecnológicas de gestión documental, que, además, son caducas. 

Ellos ponen los medios. Esta empresa de 500 empleados tiene la capacidad de procesar tres millones de páginas ¡al día! y dispone de más de 1.600 kilómetros de espacio para archivo entre sus instalaciones de Madrid, Tarancón (Cuenca), Getafe (Madrid) y Sayent (Barcelona). De manera visual, sus archivadores, en línea uno detrás de otro, cubrirían la distancia de Madrid a Bruselas, aunque la realidad es que cuando negocian con un cliente, lo hacen por volumen.

Y no es fácil resistirse a su canto de sirena: aseguran poder disminuir los gastos operativos de una empresa sin que esta tenga que invertir ni un euro. Según Jesús Usar, consejero delegado de Docout, han conseguido reducir el coste por factura de sus clientes de 7 a 0,7 euros, mediante una constante inversión tecnológica (un 6% anual en I+D), acortando los ciclos y apoyándose en el gran salto que han dado las telecomunicaciones en los últimos cinco años. 

Se podría decir que a Docout le va bastante bien. En 2013 tienen previsto facturar 22 millones de euros, pero Usar no considera “ninguna locura” llegar a los 100 millones en 2017. Ante semejantes expectativas de negocio, en Getafe, donde ya disponen de 4.000 metros cuadrados dedicados a custodia, tienen previsto inaugurar otros 10.000 más, en los que unificarán el procesado. Allí es donde centralizan ahora sus operaciones de banca y utilities, un sector en el que cuentan con una cuota de mercado de más del 40%. Y los 23.000 metros cuadrados para custodia de Sayent se quedan cortos en comparación con los 43.000 de Tarancón, que quieren convertir en el mayor centro de outsourcing documental para la Administración pública (fundamentalmente para Sanidad, Registro de la Propiedad o Justicia) de España. Usar es de la opinión de que el Estado “necesita externalizar procesos para ser más eficiente”. 

La buena marcha de la compañía se ha traducido en un incremento en el volumen de negocio, que ha aumentado un 40% en los últimos tres años. La optimización de procesos ha posibilitado que, a pesar de que hayan bajado los márgenes, hayan mantenido crecimientos de entre el 12% y el 15% y de en torno al 20% en los ebitdas. A Usar le gusta utilizar terminología de Fórmula 1 para ensalzar su negocio: “Esto indica que la tecnología es robusta y eso nos permite luchar por décimas de segundo en los procesos. Pero la inversión en I+D debe ser constante”. 

Sin embargo, la vida no siempre ha sonreído a esta empresa. Una de las razones que les ha alzado al liderazgo del mercado del outsourcing de procesos de negocio, digitalización y archivo documental es haber vivido otras crisis precedentes desde su inauguración en 1981. “Esa es la mejor de las experiencias”, explica Usar, quien cree que la reconstrucción que tuvieron que llevar a cabo con el crac tecnológico de 2001, tras el estallido de la burbuja de la venta de software y las puntocom, ha hecho posible que vean la crisis actual “desde la barrera”.

En el año 2002, a partir de un grupo de profesionales expertos en tecnología documental, se metieron de lleno en la externalización de procesos tecnológicos, con la vocación de alargar al máximo el ciclo de vida de lo que Usar denomina una “unidad informativa”: contratos de voz, e-mails, tasaciones web o facturas electrónicas y, por supuesto, documentos en papel. Estos papeles, tras su digitalización, pasan a custodiarse en sus almacenes hasta su obsolescencia legal (tal como exige la Ley de Protección de Datos), que varía en función del documento que se trate.

Las hipotecas, por ejemplo, tienen que guardarse 25 años tras su finalización y, en determinados casos, los historiales clínicos no se eliminan hasta mucho después de fallecer el paciente. “Lo razonable sería que la legislación avanzase para que fuese legal el proceso electrónico, con sus debidas normas de custodia”, argumenta Usar. 

Haciendo las Américas

En julio de 2011, Docout dio el salto al mercado global, que ha culminado en un acuerdo con la empresa colombiana Alarchivo, perteneciente al grupo Aval (de más de 60.000 empleados y dueño de cuatro bancos). Desde allí, Usar espera que Docout pueda “atacar” otros países de Latinoamérica, en los que el miedo a que se repita lo que ocurre en Europa obliga a plantearse una mayor eficiencia.  

Al otro lado del Atlántico han encontrado muchas más facilidades que en el Viejo Continente, cuya economía “no es tan alegre”, o en Asia, donde la estructura documental y tecnológica dificulta una entrada que Usar asegura que solo se podrá dar “con la compra de alguna empresa local”. El objetivo es fijar Hong Kong como base de operaciones en 2015.Mientras tanto, la empresa sigue apostando por consolidar relaciones a largo plazo con sus socios actuales que le permitan pagar la inversión realizada e integrar en sus core los sistemas implementados, así como apostar por nuevos servicios a través del apoyo a emprendedores y la formación continua de su propio personal, que crece a un ritmo anual de entre el 12% y el 15% y que espera triplicar en los próximos tres años. Y todo, con una empresa que “nace con el papel”.