Claves de la adecuada política de viajes
En la actual situación del mercado es lógico que afloren los nervios: hay menos negocio. El sector de los viajes de empresa no es distinto. Así, últimamente resulta frecuente asistir a ofertas de servicios de determinadas agencias a fee cero, sin coste para los clientes, o a precios de absoluto derribo. Parece una buena noticia, especialmente en los tiempos que corren. Además, si tenemos en cuenta que los gastos de viaje suponen la tercera -o incluso la segunda- partida de costes de las empresas, todavía hay más motivo para la alegría porque, aparentemente, los viajes de empresa este año nos van a salir gratis. ¡Aparentemente!
Como bien saben los responsables de compras y travel managers de las corporaciones, el coste de los servicios de una agencia de viajes suele suponer un 5% de media sobre el gasto total de la partida de viajes. El 95% restante corresponde al coste directo o coste de los servicios, esto es, de los hoteles, aviones, alquiler de coches, etcétera. La segunda cosa que saben estos profesionales es que las agencias, como cualquier empresa, no viven del aire y, consecuentemente, no pueden subsistir sin cobrar por su gestión.
El principal objetivo de las corporaciones en materia de viajes hoy es recortar los gastos. A la vista de las magnitudes que barajamos, parece lógico que, sin menospreciar la parte correspondiente al fee de la agencia, el mayor impacto en el ahorro provenga de la reducción en el coste de los servicios. El efecto de un ahorro del 15% en las partidas de gastos en servicios es 6,5 veces superior al recorte del 50% en el coste de la agencia. La lógica de los números parece contundente, y sin embargo son todavía muchas las corporaciones que centran su negociación exclusivamente en el coste de la agencia, descuidando el impacto del gasto en los servicios.
Pese a que las empresas hayan decidido recortar la partida de viajes, éstas van a necesitar seguir viajando para retener y desarrollar su negocio. Así, el viaje debe considerarse como una inversión. Lo relevante, pues, es recortar lo prescindible, pero a su vez optimizar los costes de los desplazamientos. Aquí es donde cobra relevancia el rol de las agencias especializadas en el business travel, que llevan tiempo insistiendo en la conveniencia de aplicar políticas de gestión de gasto y sistemas de management para empresas. Una adecuada política de viajes puede comportar ahorros significativos, superiores al 20% en los costes directos de los desplazamientos. Además, dichos ahorros pueden ampliarse si le sumamos los impactos de una mejor gestión de los costes indirectos. Este es el caso de los costes administrativos, susceptibles de reducirse en porcentajes superiores al 50% si se gestionan de modo más eficiente. Un número significativo de empresas olvida estos aspectos en el momento de la negociación o de la adjudicación de una cuenta a una agencia de viaje. Sin entrar a valorar la calidad del servicio, centrarse únicamente en la negociación del fee de la agencia no sólo supone dejar de considerar el grueso del gasto, sino que puede estar limitando la capacidad productiva de la empresa, al consumir de forma poco eficiente su presupuesto de viajes.
Volviendo al inicio, parece lógico que nos preguntemos si merece la pena retribuir adecuadamente a quien es capaz de acreditar ahorro y eficiencia. Por otro lado, ¿no resulta engañoso basar la negociación de un acuerdo en el ahorro del 5% de una partida, sin considerar objetivos de ahorro y de gestión eficiente en el 95% restante? Tener claro dónde deben ponerse las prioridades es lo que caracteriza la gestión inteligente. Buy smart, don't buy stupid!
Marcel Forns Bernhardt. Director general de Gebta España