Adiós a los despachos

Las organizaciones han cambiado mucho en los últimos 30 años y, sin embargo, aún hay muchos directivos españoles que siguen teniendo el mismo tipo de despacho que tenían hace dos décadas. La mayor parte de las empresas han cambiado a estructuras menos jerarquizadas, con una mayor comunicación entre directivos y su equipo, donde prima el trabajo en común, y donde la representación de la empresa no es tan relevante y es llevada por un mayor número de personas.

Hay varios ejemplos de organizaciones españolas que han adaptado sus espacios a las situaciones de trabajo de cada una de ellas. Podemos mencionar el caso de Sanitas, donde tan sólo unos pocos directores tienen despacho y son totalmente acristalados hacia los espacios abiertos de trabajo. O Caja Madrid, que cuando se trasladó a las Torres KIO en la Plaza de Castilla de Madrid, tras un estudio de los procesos de trabajo, redujo el número de tipos de despachos a tan sólo dos tamaños. El mismo ejemplo ha seguido BBVA en su torre de Azca. Un caso más reciente es el de Telefónica, que en su proyecto de optimización de espacios a nivel nacional incluye su nueva sede en Madrid, en lo que se denomina el Distrito C, en Las Tablas. La compañía de telecomunicaciones desarrolló, tras un profundo estudio de sus necesidades y formas reales de trabajo, un nuevo manual de implantación de oficinas que define sólo dos tipos de despacho para toda la organización. En todos los casos, en el diseño del espacio prima la funcionalidad frente a la representación.

Tradicionalmente el tamaño del despacho era reflejo de la importancia que se tenía en la organización, no era inusual despachos con un tamaño 30 o 40 metros cuadrados. Hoy la tendencia es distinta: 14 metros cuadrados para los más pequeños y no más de 25 metros para los más grandes. Como consultores especializados en la definición de entornos de trabajo, hemos tenido la oportunidad de estudiar en los últimos años cómo se trabaja en un gran número de empresas en España, entre las que podemos destacar Telefónica o Iberia.

Algunas de las conclusiones que hemos podido constatar son que el directivo español pasa de media tan solo un 50% del tiempo laboral en su lugar de trabajo. Del tiempo que está en la oficina, la mayor parte, cerca del 50%, lo pasa en reuniones de trabajo dentro de la propia sede, ya sea en su despacho o en salas de reunión. Un 80% de estas reuniones son de menos de seis personas. Un 30% lo dedica a comunicarse con el exterior, ya sea contestando correos electrónicos o hablando por teléfono, y el resto del tiempo, tan sólo un 20%, lo destina a trabajo individual en el ordenador o revisando documentos. El 68% realiza algún tipo de teletrabajo, aunque la mayor parte de ellos no lo reconoce como tal.

Es decir, tenemos despachos grandes, poco comunicados, poco funcionales y además vacíos. Es por ello por lo que se creó hace muchos años en Europa la oficina flexible. Este concepto consiste en que, en lugar de poner a disposición de una persona un despacho o puesto abierto de trabajo en 'propiedad', este puesto es sustituido por una 'multipropiedad' en el que puede ser dueño en cada momento del espacio más adecuado para su actividad: reunirse, trabajar concentrado o hablar por teléfono. De esta manera se presenta al trabajador una carta de espacios. Los despachos son funcionales pero no pertenecen a una única persona, ya que son usados por aquellos que lo necesiten. La oficina flexible se extiende en el concepto de no territorialidad a todos los puestos de trabajo, no sólo los despachos, lo que permite reducciones de espacio de más del 30%, convirtiéndose por tanto en un win win, donde la empresa sale beneficiada y los trabajadores también, al tener acceso en todo momento al espacio más adecuado a la actividad que quiera desarrollar.

Fuera de España, sobre todo en países más evolucionados en nuevas formas de trabajo como Holanda o Suecia, la oficina flexible está implantada en la mayoría de las compañías. En los grandes bancos y multinacionales estadounidenses, los directivos ya no reciben en su despacho. Para ese menester disponen de zonas especiales que son usadas por cualquiera que requiera representar a la empresa ante un cliente.

De esta forma, en la oficina flexible hay despachos (espacios cerrados) de distintas características en función del uso, ya sea para reunirse, para 'representar' a la empresa, para hablar por teléfono o para trabajar de forma concentrada. Son despachos adaptados perfectamente a cada una de las funcionalidades requeridas por los directivos y que son usados de forma flexible de acuerdo a sus necesidades.

La oficina flexible conduce a una mayor movilidad del directivo dentro de la oficina, lo que redunda en aspectos tan importantes hoy día para las organizaciones como son la proximidad del directivo al equipo y la comunicación. Estos detalles hay que tomarlos en consideración, ya que incrementan la productividad y la retención del talento en las empresas.

Transitar hacia un espacio de trabajo más acorde con las necesidades de la empresa, no es tarea fácil, requiere de un estudio en profundidad de las necesidades. No se puede aplicar el mismo esquema a todas las organizaciones. Cada organización necesita su propia carta de espacios.

Presidente de 3G Office

'Un ejecutivo español pasa de media tan sólo el 50% de su tiempo laboral en su lugar de trabajo'