El puesto de trabajo flexible se extiende en las empresas europeas
Los empleados de las oficinas del grupo tecnológico IBM en Hamburgo, Alemania, tienen una buena razón para llegar pronto al trabajo: el que aparece primero se queda con el mejor sitio. La compañía estadounidense ha implantado en esta y otras sedes de todo el mundo un sistema de oficina flexible. En este concepto ningún empleado tiene escritorio propio y la utilización de documentos de papel -que los trabajadores tendrían que acarrear de un lado para otro- se ha reducido al mínimo. La idea gana cada vez más adeptos tanto en Alemania como en otros países ya que permite, ante todo, reducir costes.
El único reducto de propiedad privada para los 1.600 empleados de IBM en Hamburgo son las consignas, donde se guardan sus objetos personales, maletines, ordenador portátil y material de oficina. Esto y la clave personal, con la que cada trabajador accede a sus documentos desde cualquier ordenador del edificio. El resto son espacios comunes. Las grandes mesas aparecen libres de objetos como fotos o plantas y se comparten entre varios. Hay un ordenador para cada 1,6 empleados, porque IBM ha comprobado que siempre hay alguien de viaje, de vacaciones o trabajando desde casa y que con el sistema anterior muchos escritorios permanecían vacíos. Esta es la clave del asunto, pues la organización en mesas compartidas permite optimizar el espacio y ahorrar costes. Ahora es sólo un tercio, pero la firma quiere que la mitad de su plantilla en Alemania, de 25.000 personas, trabaje con este sistema antes de finales de año. 'Nos ha permitido mejorar la comunicación en la empresa', afirma Michaella Hoffmann, portavoz de IBM Alemania. 'Los empleados están plenamente satisfechos'.
Otras compañías como Siemens o Deutsche Bank también han empezado a experimentar con soluciones similares. En la consultora KPMG, por ejemplo, los trabajadores pueden, incluso, reservar el escritorio desde casa antes de ir a la oficina, como si fuera la habitación de un hotel.
En las oficinas de IBM en Hamburgo hay un ordenador para cada 1,6 empleados, de un total de 1.600, porque la compañía ha comprobado que siempre hay alguien ausente
En España, parte de la plantilla de IBM trabaja también con un esquema de mesas compartidas gracias al plan mobility, introducido en 1995. Este plan consiste en que la empresa dota a cada empleado de los medios necesarios para que pueda trabajar desde cualquier lugar como, por ejemplo, conexión a internet ADSL en su domicilio. Al reducirse el número de horas de permanencia en la oficina resulta lógico compartir escritorios. 'Por supuesto, el plan mobility es voluntario', señala Alfonso González, responsable de comunicación de IBM España. Ni se obliga a nadie a que trabaje permanentemente desde su domicilio ni se le priva de un espacio en la oficina cuando lo necesita. Otra compañía que ha eliminado los escritorios personales es el grupo tecnológico Sun Microsystems. Sus 400 empleados en España trabajan desde hace tres años con el sistema de mesas compartidas. 'Cada empleado tiene una tarjeta inteligente con la que puede acceder a sus documentos desde cualquier ordenador', explica Carmen Martos, directora de comunicación de la empresa.
Pese a todo, este tipo de organización aún es minoritaria entre las empresas españolas. 'En España no se encuentra muy a menudo, es más frecuente en países como Alemania, Francia o Reino Unido', afirma David Collins, solutions architect manager de la empresa tecnológica EDS España. No obstante, la necesidad de soluciones que aporten más flexibilidad es cada vez mayor, asegura el experto.