Las empresas desaprovechan el 19% de la superficie que alquilan
Las compañías españolas desaprovechan el 19% de la superficie que alquilan. Internacionalmente las empresas empiezan a planificar sus oficinas desde un doble objetivo: máxima rentabilidad de la superficie que ocupan y una disposición del espacio que facilite el intercambio de conocimiento entre los equipos de trabajo, lo que repercute en una mayor motivación y mejora la productividad.
El uso de las nuevas tecnologías está transformando los modos de trabajo en las empresas y, consecuentemente, el modelo de oficina. En algunas organizaciones determinados puestos de trabajo se ocupan sólo un 30% del tiempo.
Si se tiene en cuenta que para la mayoría de las entidades su espacio supone entre el 15% y el 30% del total de sus activos, su optimización y máxima rentabilidad se convierten en un factor crítico de éxito. Mantener un puesto de trabajo desocupado un 70% del tiempo demuestra que la empresa ocupa su espacio de forma ineficiente.
Son algunas de las conclusiones del primero de una serie de estudios realizado por Aguirre Newman Arquitectura con el objeto de ayudar a las compañías a rentabilizar su espacio de trabajo. Para su elaboración Aguirre Newman Arquitectura -empresa especializada en arquitectura de sedes corporativas del grupo consultor Aguirre Newman- ha analizado cerca de 150 compañías de distintos sectores (informática, servicios, consultoría, abogados editoriales, telecomunicaciones, etc.), lo que le ha permitido obtener una visión de conjunto de la utilización que de su espacio de oficinas hace la empresa española, y compararlo con las tendencias observadas en otros países.
Los datos recogidos permiten afirmar que, por termino medio, las empresas españolas desaprovechan el 19% de la superficie que alquilan debido a una planificación deficiente de sus espacios de trabajo. El estudio detecta también que existen contradicciones claras entre los intereses de la empresa y la percepción de los trabajadores sobre cómo debería ser su puesto de trabajo.
Almacenes y archivos
El espacio dedicado en las oficinas españolas a cada trabajador es de unos 13 metros cuadrados de la superficie útil (puesto de trabajo más áreas comunes), casi el doble de los valores que se observan en Estados Unidos (7,5 metros cuadrados). Los almacenes y archivos llegan a ocupar cerca del 8% de la superficie de la oficina, lo que curiosamente coincide con el espacio dedicado a las salas de reunión. Por contra, apenas se dedica espacio a las salas de formación (únicamente el 2,5% del suelo) y es igualmente escaso el espacio para el descanso y el ocio (apenas un 3%).
La nueva oficina como herramienta competitiva
Las empresas pueden utilizar su espacio como herramienta de competitividad. Pare ello Aguirre Newman Arquitectura aconseja la puesta en marcha de una serie de acciones que faciliten el cambio de mentalidades e incentiven el que el trabajador se convierta en un agente del cambio dentro de la organización.
Internacionalmente las empresas más innovadoras están rediseñando sus oficinas, de manera que aumentan los espacios abiertos. También crece el espacio destinado a formación y reunión e incluso el dedicado a una finalidad directa no productiva (ocio y descanso). Por contra, los archivos y almacenes tienden a disminuir de tamaño o se trasladan fuera del edificio de oficinas.
El espacio de la nueva oficina se diseña, según Aguirre Newman Arquitectura, en torno a procesos y funciones, no de acuerdo a las jerarquías, como se hace en la oficina tradicional.
Se crean espacios que motiven la interrelación y la transferencia de conocimiento entre los miembros del equipo. El espacio se adapta a cada trabajador, a cada momento y a cada necesidad, mientras que en la oficina tradicional es el trabajador quien se adapta al espacio disponible, que es rígido y difícil de cambiar.
Se crean áreas también abiertas y aumenta la movilidad de los trabajadores dentro de la propia oficina, mientras que en la oficina clásica el trabajador se siente "propietario" del espacio que ocupa.