Gestión
Sin despacho, el directivo ya no tiene donde esconderse

Sin despacho, el directivo ya no tiene donde esconderse

Las empresas optan por una organización sin despachos ni muros

Intentan con ello fomentar la comunicación, pero también tiene inconvenientes

Casi desde el mismo nacimiento de la empresa moderna, las oficinas corporativas han destinado un espacio propio y privilegiado para sus principales ejecutivos o presidentes. Un lugar diferenciado de los demás que garantizase una discreción y privacidad mínimas, con el fin de que los máximos responsables de una organización pudieran desempeñar una labor que suele exigir el manejo de información sensible, o tener conversaciones que no todo el mundo puede escuchar.

Casi desde que la empresa es empresa, los directivos han tenido un despacho. Hasta ahora. Con cada vez mayor recurrencia, las empresas más grandes están optando a un diseño de oficinas abiertas, sin paredes ni sitios fijos, y también, sin despachos para los máximos responsables. Un modelo que no es nuevo y que Google popularizó desde hace años, pero que las compañías han tardado en tomar como normal. Y además,ahora presumen de ello. “La dinámica a ir abriendo espacios es indiscutible, por una cuestión de transparencia, tanto visual como de cultura de empresa. Quieren transmitir el mensaje de que no esconden nada, de que ahora son compañías más amables y cercanas”. Lo afirma Francisco de Paz, socio del estudio GCA Architects, que en los últimos años ha afrontado proyectos como la Torre Puig de Barcelona o la nueva sede del despacho de abogados Cuatrecasas, también en la ciudad condal. Para De Paz, este estilo de oficina, sin despachos, “ha llegado para quedarse”, aunque según cada sector las demandas son diferentes. Las empresas que dependen más de la creatividad optan por una eliminación total de las barreras. Otras, como las del sector bancario, gestoras o auditoras, prefieren un modelo intermedio, mientras que los despachos de abogados siguen siendo conservadores. De ahí que Francisco de Paz subraye el proyecto de Cuatrecasas: “Venían de oficinas muy cerradas y muy grandes, con mesas enormes y muy clásicas, y han dado un giro, con zonas abiertas de comunicación, de recreo, de restauración, de deporte...”.

Todavía hay empresas, como en este caso, que prefieren seguir destinando espacios concretos para sus socios o para presidencia, aunque con formatos diferentes: las urnas de vidrio, sin persianas ni barreras visuales, se están imponiendo. “El despacho en su concepción clásica ha pasado de moda. Antes el directivo se atrincheraba en su planta noble detrás de un montón de filtros y con mucho espacio para él, quizá porque no necesitaba salir. Pero ahora, la empresa que tome sus decisiones solo desde la cúpula está destinada a desaparecer”, sentencia Alejandro Pociña, presidente de Steelcase en España.

El despacho en su concepción clásica ha pasado de moda

Alejandro pociña, presidente de Steelcase en españa

 

Este analiza las funciones que ha tenido siempre el despacho: la representatividad, que ha perdido su sentido; y la privacidad, en dos vertientes. Por un lado, para la concentración en el trabajo, y por otra, para la comunicación con los demás empleados. Estas dos últimas se están transformando: “La comunicación es cada vez más intensa y necesaria, y el despacho es una barrera. Este se tiene que transformar en un conjunto de espacios para el ejecutivo que le permitan hacer sus funciones de la forma más eficiente posible”, añade. “Este modelo viene a decir que todos somos iguales en la oficina, que el valor de la persona es mayor que el de la empresa”, apunta Francisco de Paz.

Adaptación

Quien aplica este modelo de oficinas abiertas lo hace defendiendo los efectos positivos que tiene en su productividad. Algo motivado por la comunicación más fluida y directa, que fomenta el trabajo en equipo entre empleados y sus superiores, así como la creatividad y las nuevas ideas. Así lo ven en Coca-Cola, que en septiembre del año pasado inauguró sus nuevas oficinas. “La comunicación es mucho más fluida y espontánea. El trabajo en equipo se hace de una forma más natural, menos programada, y se construyen más relaciones humanas, un elemento clave en el éxito de las empresas ”, explica la directora de recursos humanos de la compañía, Marta Muñoz. La función que antes tenía el despacho se reparte en diferentes salas multifuncionales: para reuniones privadas, videoconferencias, encuentros espontáneos, llamadas confidenciales... Un movimiento al que, ejecutivos como ella, se han adaptado de forma sencilla gracias a un trabajo previo: “En un entorno así te das cuenta de que tienes que planificarte mucho más”, asevera.

“No tener despacho te permite ser más eficiente”, dice José Luis Risco, homólogo de Marta Muñoz en EY, que mudó su sede a la Torre Azca de Madrid a principios de año. Como otros directivos, ha tenido que acostumbrarse a trabajar a la vista del resto de compañeros. “Mi principal miedo era gestionar los temas confidenciales de mi departamento. Mi espacio de trabajo es una mesa con un armario al lado, y en él caben todos los documentos que antes tenía encima de la mesa. Ahora tengo que ordenarlos y guardarlos todos los días, no como antes”. De cara a la mudanza, EY hizo un trabajo de preparación con sus empleados, también los ejecutivos: “Con ellos trabajamos la gestión del miedo y de las expectativas. El miedo a salir de su despacho a través de coaches, formadores externos, de manera que visualizaran con anticipación cómo iba a ser su nueva realidad. Nos centramos en los beneficios para que el impacto del cambio fuese mínimo”, describe.

El mayor problema de las oficinas abiertas en España es que hablamos alto

José Luis Risco, responsable de recursos humanos de EY


Pero no todo es positivo en este nuevo formato de oficina. El principal problema, de forma más acentuada en España y países latinos, es el ruido. Aquí se habla mucho, y muy alto, y la eliminación de paredes hace que el murmullo se haga dueño de la oficina. “En otras culturas este problema no existe. En empresas de Suiza o Inglaterra, los espacios son enormes, diáfanos, y no se escucha nada”, comenta el socio de GCA Architects, Francisco de Paz, quien también aporta soluciones a este inconveniente:“Hay materiales que lo reducen: desde pantallas y techos acústicos que absorben más, hasta las propias sillas”. “Es un tema que hemos tenido que gestionar, porque había más ruido. Este nuevo modelo es dinámico e intentamos mejorarlo con campañas internas. Cada vez está siendo mejor controlado”, dice José Luis Risco. Otro punto en contra es la utilización de este concepto para un mayor control de los empleados. En el caso de Coca-Cola, dice Marta Muñoz, nunca ha sido un propósito. “Un factor clave es la confianza en el profesional. Todos somos adultos y confiamos en la responsabilidad de cada uno”.

Y otro riesgo es que todo quede en una cuestión meramente estética. Para Alejandro Pociña, “si no se hace con un propósito, si la dirección no lo impulsa, lo que estás fabricando es un decorado. No tiene que ser solo bonito: debe funcionar”.

Los primeros meses

Coca-Cola renovó a fondo sus oficinas de la calle Ribera del Loira, en Madrid. 12.000 m2 de espacios para los 400 empleados que trabajan en ellas. Las salas comunes, los espacios de recreo o las pantallas han cambiado su aspecto de una forma radical. “Estamos contentos con el nuevo funcionamiento. Requiere un tiempo de aprendizaje, y nos ha exigido planificar mucho mejor nuestro tiempo”, afirma su directora de recursos humanos, Marta Muñoz.

En el caso de EY, la empresa se mudó a principios de año a una nueva sede, la Torre Azca de Madrid. José Luis Risco, su director de recursos humanos, explica que en la actualidad están llevando a cabo una encuesta de clima laboral para obtener una primera valoración cuantitativa. “En lo cualitativo, vemos que ya no hay silos y que la gente se mueve por la oficina con libertad”.

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