Cómo usar Excel para descubrir dónde nos hemos gastado el dinero este año

Excel se suele ver como algo que sólo se puede usar en la oficina y por parte de los profesionales cuando en realidad, ya sea para estudiar un nuevo préstamo o hacer una inversión privada, es posible aprovechar su potencial para que gente corriente haga que las finanzas del día a día sean mucho más sencillas.

Y es que, dado que muchos bancos nos dejan descargarnos todos los movimientos de un año en formato Excel o CSV, ofreciendo un documento tabulado con todos los ingresos, gastos y conceptos además del balance en cuenta. No está de más conocer algunos trucos de esta aplicación que nos permitirán analizar concienzudamente si durante el 2015 nos hemos gastado más o menos dinero y, sobre todo, en qué se nos ha ido el capital.

• El secreto: las funciones IF y AND

Para ello, simplemente hay que dominar las funciones IF o AND, que serán todavía más útiles si el banco nos incluye también en el documento la descripción o el concepto en el que hemos hecho cada gasto. Sea como fuere, es posible crear una fórmula que nos permita descubrir, por ejemplo, cuando nos hemos gastado más de 50 euros en una cena.

Para ello, habrá que crear una nueva columna y en la primera celda, una fórmula que tendrá esta sintaxis y en la que es muy importante poner el signo "=" antes de ella. De este modo, será algo parecido a: "=IF (AND(E2="Restaurante",C2<-50)C2)". Explicaremos esta cuenta donde "E2" se tiene que sustituir por el número de la primera celda donde está el concepto a analizar y C2 hay que sustituirlo por la posición de la primera columna de los gastos donde, aunque aparezcan de alguna forma, siempre son negativos. Luego, simplemente extendiendo el marco de la formula, la aplicaremos a todas las celdas de la columna que hemos creado y hará que automáticamente, todos los valores que sean positivos se queden igual y los que no estén por encima de ese gasto, aparecerán como "False".

De este modo, sabremos, por ejemplo, cuantas veces nos hemos pasado gastando en un restaurante o cuantas veces hemos llenado más de la cuenta el depósito durante una semana. Evidentemente, esta función requiere de categorizar de forma homogénea todos los gastos que sean similares previamente, ya sea por parte del banco o por nuestra cuenta, dado que de otra manera, si nos vienen cada uno con un concepto diferente, será casi imposible de realizar.

Por otra parte, si queremos localizar, por ejemplo, gastos importantes como los superiores a 1.000 euros sin importarnos el qué, solo tenemos que quitar la parte en la que identificamos el gasto - E2="Restaurante" en el ejemplo anterior.