De la analítica a la biopsia: una visión completa para detectar un fraude contable
A diferencia de la auditoría, los expertos en investigaciones forenses analizamos transacciones específicas, correos electrónicos o salidas de efectivo no justificadas
Los estados financieros de una organización revelan información sobre su salud económica y financiera al incluir un detalle de sus activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos, gastos y flujo de efectivo, que permite evaluar sus “constantes vitales”: liquidez, rentabilidad, solvencia etc.
Sin embargo, es importante ser conscientes de que igual que ocurre con un análisis de sangre, la mera revisión analítica de los mismos no es suficiente, dado que en ocasiones pueden parecer normales mientras que una “patología” se está desarrollando en silencio.
La manipulación contable no suele alterar todos los parámetros a la vez, sino que habitualmente se infiltra selectivamente, distorsionando magnitudes concretas pero sin llegar a romper inicialmente el equilibrio aparente del conjunto de los estados financieros.
Ahí es donde en primer lugar, juega un gran papel la auditoría financiera, como prueba diagnóstica de alta precisión.
La función de los auditores no es solo verificar que las cifras “cuadran”, sino evaluar si los estados financieros de la organización reflejan la imagen fiel de su patrimonio, de su situación financiera y de sus resultados. Para ellos utilizan procedimientos sustantivos y de control: confirmaciones externas (bancos/clientes/proveedores), pruebas de detalle, recuento de inventario, análisis de variaciones/tendencias, revisión de provisiones, deterioros y estimaciones contables.
Como una resonancia magnética, la auditoría permite ver más allá de la superficie y detectar anomalías estructurales.
Pero es importante tener en cuenta que la auditoría, igual que ciertas pruebas médicas, tiene límites. La auditoría financiera se basa en muestreos, en niveles de materialidad y en el juicio profesional. No busca la certeza absoluta, sino una seguridad razonable.
Y es ahí, en esos límites, donde prosperan algunas prácticas de manipulación contable: incorrecto reconocimiento de ingresos, capitalización indebida de gastos, incorrección en las estimaciones, deterioros y provisiones etc.
Por ello en ciertos casos, la auditoría financiera no es suficiente.
Cuando la analítica arroja dudas, valores que no terminan de encajar, desviaciones persistentes o explicaciones poco fundamentadas y aparecen ciertas sospechas o red flags es necesario llevar a cabo un tipo de revisión “más invasiva” y detallada, dando paso a una investigación forense.
Podría decirse que la investigación forense es el equivalente a una biopsia, no selecciona muestras representativas, sino que aísla tejidos concretos.
A diferencia de la auditoría, los expertos en investigaciones forenses o Forensic, analizamos transacciones específicas, correos electrónicos, flujo de autorizaciones, operaciones inusuales, facturación duplicada, salidas de efectivo no justificadas, patrones sospechosos en los accesos al sistema de gestión, comunicaciones internas y trazabilidad de las operaciones. Los procedimientos de Forensic Technology nos permiten incluso recuperar archivos sobrescritos y borrados.
No buscamos solo errores sino también evidencia de manipulación deliberada e intencionada, lo que implica un salto cualitativo en el diagnóstico.
Podría decirse que el valor añadido de la investigación forense es su profundidad, sin tener en cuenta una cifra de materialidad y en algunos casos sin recurrir a muestreos, teniendo que revisar el cien por cien de algunos tipos de transacciones.
En una investigación forense, un importe puede ser irrelevante en términos financieros y, sin embargo, decisivo como indicio de un patrón de conducta. Es el equivalente a detectar pequeñas células “infectadas” que no comprometen aún el organismo, pero revelan el inicio de la enfermedad.
Mientras un auditor financiero se pregunta ¿son fiables los estados financieros?, un investigador forense trata de entender ¿qué ocurrió exactamente?, ¿quién lo ordenó / lo hizo? ¿propósito?, ¿periodo temporal?, ¿qué mecanismos lo hicieron posible? ¿hubo intencionalidad?. La trazabilidad de los hechos en una investigación es clave.
Otra diferencia relevante es el enfoque temporal. Mientras la auditoría se lleva a cabo de manera periódica y retrospectiva, revisando ejercicios contables cerrados, la investigación generalmente es reactiva y expansiva, no se detiene en el ejercicio que inicialmente parece estar afectado, sino que sigue el rastro hacia atrás y hacia adelante, reconstruyendo el origen y la evolución del problema.
Lamentablemente, en muchos casos las organizaciones encargan una investigación forense cuando ya tienen una sospecha fundada o red flag. En términos médicos, la investigación forense sería la prueba que se realiza cuando el paciente ya está ingresado en el hospital porque el asunto ha dejado de ser algo rutinario y pasa a ser grave.
Por ello, los expertos en Forensic insistimos en la importancia de no sólo invertir recursos en la fase de Investigación, sino prestar también atención a la fase previa de Prevención del Fraude (implementación de un sistema de compliance eficaz, continuo monitoreo de los procesos y transacciones de la organización, revisión periódica de los riesgos, formación de empleados etc).
Combatir el fraude siempre será más fácil si existe anticipación y si la organización consigue identificar y monitorizar sus riesgos correctamente, para poder actuar antes de que se materialicen.