Cómo empezar a gestionar de forma adecuada el conocimiento en las organizaciones
El éxito depende de la correcta planificación estratégica. El riesgo es invertir en acciones sin impacto con retorno negativo
En un entorno empresarial cada vez más complejo y competitivo, el conocimiento se ha convertido en uno de los activos más valiosos, y también más frágiles, de las organizaciones. Gestionarlo adecuadamente ya no es una opción, sino una necesidad estratégica para asegurar sostenibilidad, innovación y ventaja competitiva. Esta realidad es especialmente evidente en sectores intensivos en conocimiento, como el sector legal, donde la experiencia acumulada, la interpretación normativa y el criterio profesional constituyen una parte esencial del valor del servicio.
Cuando una organización decide apostar por la gestión del conocimiento, es habitual que surjan enfoques centrados en la acción inmediata: adquirir una nueva herramienta tecnológica, organizar formaciones internas o adherirse a redes profesionales para estar al día. Aunque estas iniciativas pueden ser útiles, abordarlas sin una reflexión previa puede llevar a inversiones desconectadas de los verdaderos retos del negocio. En el ámbito de los servicios profesionales, y particularmente en el sector legal, esto puede traducirse en repositorios documentales infrautilizados o en sistemas que no logran capturar el conocimiento generado en los asuntos y proyectos.
Por ello, antes de tomar decisiones operativas, es imprescindible adoptar una mirada más estratégica. Para ello, debemos empezar con una pregunta fundamental: ¿para qué queremos gestionar el conocimiento?
El conocimiento que debe responder al contexto y a los retos concretos de la organización. Tanto si pensamos en la creación de una nueva línea de negocio, la expansión a nuevas jurisdicciones o la mejora de procesos actuales, es clave que la gestión del conocimiento se alinee con las necesidades de negocio. Esta alineación resulta determinante para transformar el conocimiento en un activo estratégico.
Por ello, los responsables de las organizaciones deben determinar cuáles son los procesos y retos que se desean impactar a nivel estratégico y valorar el grado de impacto, complejidad, necesidad de mejora y brecha de conocimiento para poder establecer niveles de priorización adecuados.
El siguiente paso sería determinar qué dominios de conocimiento son necesarios para poder realizar los objetivos estratégicos priorizados. Es en este punto donde la organización debe reflexionar sobre aquellas competencias o habilidades que son necesarias para cumplir con la necesidad de negocio.
Además de listar estas áreas de conocimiento, la organización debe evaluar estos dominios para determinar su criticidad en relación con el objetivo de negocio. Asimismo, es necesario determinar si el conocimiento está documentado o si depende del know-how de las personas, así como si ese dominio está muy difundido en el sector o si se trata de un conocimiento propio.
Finalmente, debemos plantearnos cuáles son nuestras necesidades de conocimiento vinculadas a los retos de negocio y a los dominios de conocimiento evaluados. Para ello, las organizaciones deben hacer un análisis interno sobre cómo están llevando a cabo la gestión del conocimiento actualmente, así como una evaluación de cómo el capital intelectual de la organización (entendido como el capital humano, estructural y relacional) responde a los dominios de conocimiento clave.
Una vez ejecutados los pasos anteriores, la organización dispone de un mapa completo de los dominios de conocimiento clave y de la situación del capital intelectual para abordar los retos de negocio concretos.
Este mapa ayudará a la organización a fijar cuál es la estrategia de gestión para cada dominio de conocimiento y concretar acciones para ejecutarla y, en definitiva, hacer realidad el reto de negocio a través de las actuaciones de conocimiento establecidas.
Tras el trazado del plan de acción, la organización deberá diseñar e implementar los procesos que harán posible la gestión del conocimiento, distribuir roles y responsabilidades en la gestión del conocimiento, asignar la capa de estructura y recursos necesarios que darán soporte al sistema y establecer métricas que permitan cuantificar el éxito de las medidas establecidas.
Como hemos podido comprobar, antes de llevar a cabo inversión en materia de conocimiento, es imprescindible un alineamiento estratégico que permita fijar un plan de acción concreto que impacte positivamente en la consecución de los retos de la organización.
Además, no debemos olvidar que la gestión del conocimiento no es solo una cuestión de procesos o herramientas. Su éxito depende en gran medida del liderazgo y de una cultura organizativa que fomente la colaboración, la confianza y el aprendizaje continuo. Invertir en conocimiento es, en última instancia, apostar por un ecosistema organizacional donde el conocimiento se genera, comparte, ordena y aplica como un elemento inherente del negocio.
En definitiva, el éxito de todo sistema de gestión del conocimiento depende de la correcta planificación estratégica, siempre alineada con el negocio. En caso contrario, las organizaciones corren el riesgo de invertir recursos en acciones que poco o ningún impacto tendrán en sus metas, resultando con mucha probabilidad en un retorno negativo de la inversión.