Tecnología al servicio del sector legal para la gestión de reclamaciones con miles de afectados
Es indispensable para gestionar de manera correcta y segura miles de expedientes y altos volúmenes de datos y documentación
La transformación digital del sector legal no debería ser una moda pasajera potenciada por la pandemia. El uso de tecnología facilita el ejercicio de la abogacía a despachos y empresas de servicios jurídicos, contribuye positivamente a la tarea de los jueces y mejora, además, la relación abogado-cliente.
En un mercado en auge en España como el de las demandas colectivas, la digitalización, el uso de inteligencia artificial, de software CRM, de marketing automation y, en general, de cualquier herramienta legaltech, aumenta la eficiencia en casos de reclamaciones colectivas.
Aunque, según el informe de Wolters Kluwer El abogado del futuro 2021, solo el 42% de los despachos está desarrollando sus propias soluciones tecnológicas jurídicas de forma interna, está comprobado que invertir en tecnología y en procesos aporta valor añadido a clientes, abogados, peritos, jueces, financieros y, en general, a toda la organización, impactando positivamente en la eficiencia del sector.
Es importante reseñar la relevancia del uso de las herramientas tecnológicas en las diferentes fases de un gran litigio, como por ejemplo en el cártel de la leche, una de las reclamaciones en materia de competencia más relevantes por su impacto social —con más de 50.000 ganaderos afectados durante casi 14 años— y económico.
Durante la fase de captación, las firmas se sirven de las herramientas software CRM, que son soluciones de gestión de relaciones con clientes que posibilitan apoyar a diferentes áreas de la empresa (negocio, marketing, comunicación y atención al cliente) para controlar todo el flujo de la relación con los clientes y leads.
Por otra parte, en esta misma fase encontramos las herramientas de marketing automation. Estas permiten, principalmente, optimizar los recursos dedicados a la captación de clientes e integrar los formularios de contacto que recopilan datos de posibles afectados, ofreciendo al mismo tiempo insights en tiempo real del funcionamiento de landing pages y de campañas de medios digitales. También ayudan a facilitar la operativa de áreas como la de atención al cliente. Además, ofrecen la posibilidad de lanzar campañas de email marketing y automatizarlas en función del comportamiento del destinatario, creando contenidos informativos de interés para los afectados.
Por medio de las aplicaciones de firma electrónica se puede gestionar fácilmente la firma de hojas de encargo entre el despacho y el cliente en diferentes dispositivos.
En la fase de gestión documental se hace relevante apoyarse en herramientas de extracción de texto y datos. Gran parte de estas herramientas se sirven de la tecnología aportada por el machine learning, IA o NPL para extraer de manera automática datos de documentos escaneados, escritos a mano o imágenes.
Tampoco podemos olvidarnos del software de procesamiento inteligente de documentos, que permiten automatizar el procesamiento de datos no estructurados: documentos, formularios, texto, imágenes, etcétera. Las herramientas legaltech permiten, a través de algoritmos e inteligencia artificial, estructurar datos con contexto, precisión y matices, sin costos masivos, de facturas de clientes o de otros documentos necesarios para una reclamación.
En cuanto a los softwares de gestión documental, algunos players nacionales del sector legal han dado un paso al frente y desarrollado sus propias plataformas digitales para la gestión 360º de litigios complejos con grandes volúmenes de documentación. Apoyadas por herramientas OCR o de IDP para extraer datos de documentos, gestionar el ciclo de vida de los clientes y aplicar técnicas de data science a los datos, estas plataformas además facilitan automatizaciones de los documentos de la demanda, para que los abogados se centren en lo verdaderamente importante: preparar la estrategia legal del caso.
Por último, en la fase legal encontramos softwares jurídicos, sirviendo estos como herramientas digitales que permiten gestionar tareas en las diferentes fases legales, garantizando la seguridad de los datos y la información de los clientes.
En los casos que afectan a un gran número de personas o colectivos, el uso de la tecnología y herramientas legaltech se hace indispensable para poder gestionar de manera correcta y segura miles de expedientes y altos volúmenes de datos y documentación sin perder calidad ni incurrir en grandes costes de personal.
Víctor Ferreiro Mederos, IT & Process Senior Manager de Eskariam