La importancia del 'compliance' en las empresas ante la crisis del Covid-19
Hay que dejar constancia de todas las acciones llevadas a cabo durante esta situación, para garantizar la evidencia documental
Lamentablemente la grave crisis sanitaria que atravesamos como consecuencia de la expansión del coronavirus ha supuesto la paralización de gran parte de la actividad empresarial, o en todo caso la disminución de la misma, pero ello no quiere decir que los riesgos sigan el mismo derrotero. Todo lo contrario, y por ello, en situaciones de crisis es donde las empresas deben demostrar que están preparadas para afrontar las contingencias que se pueden derivar de las mismas.
La aplicación de medidas novedosas, como por ejemplo el teletrabajo, con el objeto de garantizar la salud de los trabajadores, obligan a llevar a cabo determinadas acciones a los efectos de asegurar, en todo caso, el cumplimiento de la ley, como pueden ser la revisión de los contratos laborales con la finalidad de verificar si existe alguna previsión al respecto, una revaluación de riesgos laborales ajustada a la nueva situación, la necesidad de trasladar de nuevo las normas de utilización de herramientas y equipos informáticos puestos a disposición de los trabajadores y el compromiso de confidencialidad, o la de efectuar un recordatorio de las normas de actuación para la adecuada protección de los datos personales en todas las circunstancias, evitando cualquier tipo de brecha de seguridad.
Por otro lado, la situación de crisis sanitaria que acontece lleva aparejada que por parte de las autoridades se dicten una serie de normas y recomendaciones que es necesario implantar y supervisar dentro de la empresa, tales como distancia de seguridad, o la utilización de elementos de protección frente a la transmisión del virus, entre otras.
Es por ello por lo que estos momentos, la obligación de garantizar el cumplimiento de las normas y la salud de los trabajadores, se convierte en una necesidad y en un ejercicio de responsabilidad por parte de las empresas, las cuales, no debe olvidarse, pueden ser condenadas penalmente por la omisión de las medidas que garanticen el desarrollo del trabajo en condiciones de seguridad e higiene, de forma que, con esta falta de adopción, se ponga en riesgo grave la vida, salud o su integridad física de los trabajadores conforme disponen los artículos 316 y 317 del Código Penal. Y si bien es cierto que el riesgo de contagio del Covid-19, a excepción del sector sanitario, no es un riesgo derivado de la actividad, ello no exime al empleador de la obligación de velar por que su actividad se desarrolle teniendo en cuenta dicho riesgo y de adoptar las correspondientes medidas de prevención.
Y en todo lo anterior es fundamental la labor del órgano de supervisión y control, a quien compete el deber de ayudar, proteger, cooperar e impulsar medidas para la protección de la salud y garantizar la seguridad a nivel integral en toda la organización, así como verificar que las medidas adoptadas por la empresa, así como los protocolos de actuación ante el Covid-19, son eficaces, y recordar que deben ser meticulosamente cumplidos por todos los empleados. En este sentido, sería también recomendable aprovechar el momento para trasladar de nuevo a todos los integrantes de la organización, la existencia del código ético o de conducta dado que constituye la guía de actuación dentro de la misma y que contiene los principios y valores que se esperan de los mismos, y del canal de comunicaciones recordando que está a su disposición para denunciar cualquier incumplimiento o conducta contraria a las políticas de cumplimiento de la empresa.
El hecho de que las empresas cuenten con medidas de vigilancia y control idóneas para prevenir delitos o para reducir de forma significativa el riesgo de su comisión con anterioridad a la crisis, hará sin duda que la respuesta a la misma sea más rápida y cuente con mayores posibilidades de ser abordada con éxito, pues estaremos preparados para identificar y controlar los riesgos, y no solo los penales, sino también los internos y externos de la organización, y para implantar con mayor celeridad las nuevas medidas que la situación de pandemia aconseja y a las que nos encontremos obligados como consecuencia de las medidas adoptadas por las autoridades. Es importante igualmente que nos aseguremos de dejar constancia de todas las acciones llevadas a cabo durante esta situación, para garantizar la evidencia documental que quizás pueda ayudarnos en el futuro a demostrar nuestro máximo compromiso con el cumplimiento de las normas y la legalidad en un eventual procedimiento penal contra la sociedad.
Leticia del Estal Gallego, socia de Derecho Mercantil y Societario de Vaciero.