El IRPF, una carrera de fondo para los autónomos: estos son los errores más frecuentes
Las dudas se concentran en las deducciones. Planificar, conservar facturas y separar la esfera privada de la profesional, claves para una buena gestión
La declaración de la renta es solo la fotografía final de un proceso que, para los autónomos, se construye durante todo el año. Cada factura emitida, cada gasto registrado y cada inversión van configurando un balance tributario que exige una organización constante, más allá de una simple recopilación de documentos en primavera. Además, la gestión de impuestos como el IRPF requiere conocimientos que muchos profesionales reconocen no tener: el 27% de los españoles considera insuficiente su educación financiera, según un estudio de Funcas de 2025. En este escenario, entender qué gastos son deducibles, cómo justificarlos y planificar la tributación es tan importante como la propia actividad, opinan los expertos consultados.
“La declaración de la renta es la meta final. Lo importante es la carrera de fondo diaria del autónomo”, resume José Sánchez, asesor contable en Taxfix. Los trabajadores por cuenta propia tributan en el IRPF por los beneficios que genera su actividad, es decir, por la diferencia entre ingresos y gastos deducibles.
Francisco Serantes, coordinador del grupo de expertos en IRPF de la Asociación Española de Asesores Fiscales (Aedaf), recuerda que el asalariado contribuye mediante las retenciones practicadas por la empresa. “En cambio, la configuración del rendimiento del autónomo es como un empresario con un abanico de gastos necesarios para su actividad, con su justificación y registro”, dice. Ese rendimiento puede determinarse mediante tres sistemas excluyentes –estimación directa simplificada, estimación directa normal o módulos–, aunque la mayoría tributa en estimación directa. En la práctica, estos trabajadores liquidan el IRPF mediante retenciones en factura (el 15% con carácter general y un 7% para nuevos autónomos) y pagos fraccionados trimestrales.
La planificación fiscal empieza, por lo tanto, mucho antes de la campaña de la renta. Irene Castejón, psicóloga sanitaria en Madrid, reconoce que desde que inició su actividad como autónoma hace cinco años mantiene un control que ha condicionado su forma de trabajar. “Me ha obligado a tener al día los pagos y a compartir carpetas con la gestora para que pueda ver las facturas”, cuenta. Entre las recomendaciones básicas, Domingo Gallego, asesor de la Asociación de Trabajadores Autónomos (ATA), destaca separar la esfera profesional de la personal “con una cuenta corriente para uso particular y otra para el negocio”, de forma que exista una “trazabilidad escrupulosa” de ingresos y gastos.
Gastos deducibles
La Ley del IRPF establece tres requisitos para que un gasto sea deducible. El primero es que tenga una vinculación directa con la actividad. “Si soy carpintero puedo deducir el martillo, porque es exclusivo de mi actividad”, ejemplifica Sánchez. Sin embargo, la realidad rara vez es tan sencilla. “La exigencia es que el gasto sea necesario, un término susceptible de interpretación. Por eso, la jurisprudencia ha acercado el concepto al de la conveniencia”, aclara Serantes. Son deducibles, por tanto, los gastos imprescindibles, pero también aquellos “convenientes para obtener más ingresos o minimizar otros gastos”, añade.
La segunda condición es que el gasto esté debidamente contabilizado. “Existe la falsa creencia de que solo las sociedades tienen que llevar libros contables, pero los autónomos deben llevar un registro de facturas y otro de bienes de inversión que pueden ir amortizando”, explica Sánchez. Por ejemplo, Víctor Machado, especialista en marketing digital, lo mantiene al día en un software especializado: “Lo tengo todo centralizado para emitir facturas y registrar los movimientos”.
La tercera exigencia para contar con un gasto deducible es disponer de una factura emitida a nombre del autónomo. Castejón reconoce que muchas de sus dudas han girado en torno a cómo justificar esos movimientos. “Los primeros años guardé todos los tickets, pero la gestora me explicó que no me servirían para justificar los pagos, así que desistí”, apunta. “No nos vale cualquier recibo”, insiste Sánchez. Aunque existen medios de prueba complementarios, el asesor recomienda solicitar siempre factura completa y conservar el justificante bancario.
Los expertos coinciden en que las principales dudas aparecen en los gastos que pueden mezclar el uso personal y profesional. Uno de los principales es el vehículo, “el caballo de Troya desde hace años”, según Gallego. Es una cuestión que conoce bien Agustín Pérez, arquitecto técnico y tasador en Valencia, cuya actividad le obliga a desplazarse continuamente. Aunque solo puede aplicar una deducción de hasta el 50% del IVA por vehículo y gastos asociados, procura documentar cada trayecto ante una posible comprobación. “Tengo una agenda con todas las visitas que hago y la ubicación. Si algún día me lo requieren, puedo justificar cuántos kilómetros hice”, señala.
Hacienda exige, con carácter general, que el vehículo esté afecto de forma exclusiva a la actividad económica para poder aplicar una deducción del IRPF. Esto lo convierte en un gasto “difícil de demostrar, salvo para agentes comerciales, repartidores, taxistas, conductores de VTC o similar”, indica Serantes.
Otra de las grandes dudas es el teléfono. Castejón usa dos números sin tener claro qué puede incluir como gasto profesional: “Estoy pagando una línea telefónica para comunicarme con mis pacientes y la verdad es que no sé qué puedo desgravar”. En cambio, Pérez, que separa ambos usos desde hace años, lo tiene claro: “Tengo un número particular y otro de trabajo para el despacho, que es el que me desgravo”. Los asesores consultados recomiendan, precisamente, esa segregación para justificar la afectación exclusiva a la actividad.
Las preguntas se extienden también al teletrabajo, cada vez más habitual entre los nuevos profesionales por cuenta propia. Machado desarrolló el año pasado toda su actividad desde la habitación que alquila en un piso compartido de Madrid y ahora, al preparar la declaración, se pregunta si puede deducir “parte de los suministros y del alquiler”. Su principal incertidumbre es cómo justificar un área de trabajo. “No tenía un espacio específico para trabajar; lo hacía en mi habitación y en las zonas comunes”, aclara el autónomo.
“Hacienda permite deducir la parte proporcional del alquiler que representa la habitación donde se trabaja y el 30% de los gastos de suministro asociados a ese espacio, siempre que el contrato no prohíba el uso de la vivienda con fines de actividad económica”, alerta Sánchez. Aun así, el problema vuelve a surgir cuando existe un uso compartido. “Lo conveniente es tener dos contratos de alquiler para distribuir claramente la vivienda y el despacho”, sugiere Serantes.
Además, Sánchez recuerda que algunas partidas, como las cuotas de autónomos y de la Seguridad Social, no necesitan factura y pueden justificarse con el recibo bancario. También advierte de que subvenciones como el Kit Digital tributan en el IRPF como “un ingreso más”.
Aligerar la factura
Si existe una conclusión compartida por los expertos es que reducir la carga tributaria del IRPF no depende de encontrar una deducción milagrosa en el último momento. “El peor error del autónomo es acordarse de Hacienda en abril, mayo o junio”, afirma Serantes. “La importancia de la planificación es total, porque tienes que saber en todo momento tanto lo que ingresas como lo que tienes que pagar”, cree Machado.
Esa organización permite aprovechar mecanismos legales para redistribuir la tributación, como diferir la facturación dentro de los límites establecidos. “Si es diciembre de un año en el que has facturado mucho, puedes pasar algunas facturas de ese mes a enero”, agrega Serantes. La Agencia Tributaria establece que la factura debe emitirse al momento cuando el destinatario es un particular, mientras que existe plazo hasta el día 16 del mes siguiente cuando se dirige a otra empresa o profesional. “La tarifa es progresiva y diferir el impuesto no solo permite ahorrar en el año, sino que además puede reducir el tipo efectivo”, puntualiza Serantes.
Otra ventaja fiscal es la aportación voluntaria a un plan de pensiones, que reduce la base imponible del IRPF. “Difiero el rendimiento, lo tributo cuando me jubile y probablemente a una tarifa menor porque lo voy a cobrar como pensión cuando mis rendimientos sean más bajos que ahora, que tengo la actividad floreciente”, resume Serantes. “El autónomo puede conseguir otra buena rebaja fiscal al adherirse a un plan de pensiones de empleo simplificado”, añade Gallego. Este producto permite aportar hasta 5.750 euros anuales.
Los nuevos autónomos cuentan también con incentivos particulares. “Durante los dos primeros años de actividad, pueden reducir el 20% del rendimiento neto positivo, siempre que no hayan sido autónomos el año anterior o su anterior pagador no sea un cliente”, recalca Sánchez. Esta ventaja se aplica en régimen de estimación directa y siempre que el rendimiento neto no supere los 100.000 euros. Además, el asesor de Taxfix recuerda la importancia de que los trabajadores por ceunta propia revisen las ayudas y condiciones vigentes en sus comunidades autónomas.
En este entramado de deducciones e incentivos, Serantes destaca la importancia de apoyarse en un servicio de gestoría, un gasto deducible. “Que un autónomo esté asesorado tiene una importancia máxima para evitar errores y sanciones”, apunta Serantes. Este apoyo es esencial para trabajadoras como Castejón: “Sin una gestora sería imposible, necesitamos tener el control sobre nuestra propia economía”, concluye la psicóloga.
Errores frecuentes
- Confundir IVA e IRPF. La gestión incorrecta de ambos impuestos es un fallo habitual entre autónomos, según Francisco Serantes, coordinador del grupo de expertos en IRPF de la Asociación Española de Asesores Fiscales (Aedaf). Un mismo gasto puede ser deducible a efectos de IVA y no serlo en el IRPF. “Por ejemplo, en el IVA puede admitirse una deducción de hasta el 50% del vehículo, mientras que en el IRPF se exige que esté afecto exclusivamente a la actividad”, apunta el especialista.
- Gastos con uso personal. El coche, el teléfono, el internet o las compras vinculadas a profesiones digitales suelen generar conflictos porque resulta difícil demostrar que se utilizan solo para trabajar. José Sánchez, asesor contable de Taxfix, recuerda que uno de los requisitos para la deducción es que el gasto esté relacionado “de forma exclusiva con la actividad económica”. Domingo Gallego, asesor de ATA, advierte de que “es un problema todo lo que sea susceptible de que Hacienda considere de uso particular”.
- Documentación. Facturas, recibos, contratos, extractos bancarios o cualquier otro documento que permita acreditar el gasto son esenciales. “La clave para tener seguridad de lo que haces es pedir factura”, señala Sánchez. Gallego añade que, en gastos como comidas o reuniones con clientes, conviene poder justificar además por qué se realizó ese desembolso y cuál era su relación con la actividad económica.
- Amortizaciones. Muchos autónomos intentan deducirse de una sola vez la compra de un ordenador, un móvil o el mobiliario profesional. Sin embargo, estos bienes deben imputarse durante varios años de acuerdo con los criterios establecidos por Hacienda, de acuerdo con Sánchez.
- El principio de devengo. “El criterio de devengo significa que se deben declarar los trabajos realizados aunque no se hayan cobrado, incluso aunque no se hayan facturado”, aclara Serantes. Esperar a cobrar para declarar ingresos o anular facturas que el cliente aún no ha abonado puede derivar en posibles sanciones de la Agencia Tributaria.