La oficina, un lugar al que ir para la socialización y la atracción de talento

IFMA España publica ‘Playbook de la oficina sostenible’, el primer libro blanco sobre qué son y cómo deben diseñarse y gestionarse estos nuevos espacios

Recreación de una oficina sostenible.

El teletrabajo, que mantuvo la actividad laboral durante lo peor de la pandemia, parecía abrir un camino sin vuelta atrás en el modelo de organización del trabajo. Sin embargo, este se está desandando y la presencialidad en la oficina se está imponiendo de forma inexorable, si bien en ciertos casos no de manera plena, con esquemas de trabajo híbridos. A favor de la presencialidad se esgrimen argumentos como que es necesario para transmitir la cultura de la organización, incentiva la creatividad o facilita la interacción personal y entre los equipos de trabajo. Y esto se favorece si el trabajo se desarrolla en un entorno sostenible.

IFMA España, capítulo español de la International Facility Management Association, acaba de publicar Playbook de la oficina sostenible, el primer libro blanco sobre qué es y cómo debe diseñarse y gestionarse la oficina sostenible. Susana Quintás, directora de la comisión de sostenibilidad de IFMA España, y Joaquina Garrido, sponsor de la comisión de workplace y de personas de IFMA España, codirectoras y editoras del proyecto de investigación, destacan en su introducción que “el Playbook se centra en la idea de que la oficina pasa a ser un lugar al que ir. Un espacio para la socialización, para la interacción, para la innovación, para el aprendizaje y para la atracción de talento”.

Quintás advierte de que no se debe confundir la oficina sostenible con la oficina verde, pues es algo más. La oficina sostenible cumple los criterios ESG (ambientales, sociales y de gobernanza). “La oficina sostenible es una oficina que, por supuesto, tiene en cuenta todos los parámetros de medio ambiente, pero es en la S, de social, donde está el valor diferencial; tienes que tener en cuenta a las personas”. Quintás lo ilustra con un ejemplo: “La obsesión por la optimización energética llevó a crear edificios enfermos, porque nos poníamos a ahorrar emisiones y energía y nos olvidábamos de cómo estaban las personas. Y qué cosas hacer por las personas, como controlar la calidad del aire interior, pues impacta en la salud y beneficia a las empresas porque mejora la productividad hasta un 8%, al tener menos absentismo”. Otro ejemplo es el de la diversidad e inclusión, centrado hasta ahora en la movilidad, “cuando hay muchísimas discapacidades adicionales, piensa en un ciego o un sordo”.

Y finalmente la gobernanza, “todo el mundo de la generación del dato, de la calidad del dato, de cómo tomas las decisiones basadas en datos o cómo deberías hacerlo. Esta oficina recoge las tres patas del ESG y, además, damos un paso adicional, que es decir que una oficina sostenible pasa sí o sí por la aplicación de tecnología, porque eso es lo que te va a permitir de verdad gestionarlo en tiempo real”.

Guía exhaustiva

El Playbook de la oficina sostenible es una guía exhaustiva que ofrece una visión integral de los principios y estrategias para lograr estos espacios. A lo largo de sus más de 340 páginas explora diversos temas, desde la eficiencia energética y la gestión de residuos hasta el diseño de espacios saludables y la promoción de prácticas laborales responsables. Su objetivo es proporcionar una herramienta práctica para los profesionales de la gestión de instalaciones y líderes empresariales, brindándoles las herramientas y el conocimiento necesarios para transformar sus espacios de trabajo en entornos sostenibles.

Para Garrido, “el libro trata de temas estratégicos, que en realidad son opciones sostenibles, pero es tremendamente práctico, dividido en tres bloques. El primer bloque habla de temas macro, por dónde va el mundo, y también de temas que tienen que ver con las personas, para la atracción y retención del talento”, con artículos, bien técnicos o de análisis colaborativo, de numerosos líderes del sector.

“La segunda parte habla del nuevo workplace. Donde ya se se aterrizan temas como qué hay que hacer para construir una sede nueva, qué papel juegan las certificaciones a la hora de elegir una oficina u otra”, continúa Garrido. “Y luego una parte superpráctica, cómo la oficina sostenible impacta en la parte del medio ambiente, y en la parte social, diversidad e inclusión, ruido, iluminación, limpieza, incluso los servicios de restauración y de vending. Se habla de gobernanza y luego hay un capítulo, en la tercera parte, que está dedicado a la tecnología en la oficina sostenible, todo con datos superprácticos”, remarca.

Para Enrique Carrero, presidente de IFMA España, “el compromiso que IFMA pretende tener con este tipo de publicaciones es una aproximación sincera, por un lado, a la sostenibilidad. Y por otro lado, pragmática. Aparte de que el Playbook tenga un contenido estratégico y una visión estratégica de determinadas personas de mucho prestigio que han aportado su visión estratégica, pero luego tiene toda esa segunda parte que es bastante pragmática”.

Garrido y Quintás advierten de que la calidad de vida en un edificio puede aumentar su atractivo y, en consecuencia, su valoración, con mayor potencial de salida en el mercado inmobiliario. Para las codirectoras, “la sostenibilidad se convierte, sin duda, en un intangible con una alta capacidad de impacto en la reputación de las compañías”.

Los profesionales del ‘facility management'

Utilización. Enrique Carrero asegura que “la mejor manera de hacer sostenibles los inmuebles es utilizándolos. Es decir, lo peor que puedes hacer sobre un inmueble que se esté quedando obsoleto o que ya no sea útil para el uso actual es dejarlo como está. Hay que utilizarlo y, si no, hay que actuar sobre él para que sea utilizable. Y para mí eso es un principio de la sostenibilidad principal”.  

Facility managers. Los profesionales del facility management son los encargados de implementar y de hacer realidad las estrategias que se han visualizado desde la dirección general o el consejo de administración. “Estas figuras, que son expertos en coordinar los inmuebles, las personas, los procesos y la tecnología para poder poner toda la infraestructura empresarial al servicio del negocio y de las personas, son también las encargadas de velar por la sostenibilidad de estos espacios y de esta infraestructura”, recalca Carrero. Los facility managers “se están incorporando cada vez más a los órganos de decisión de las compañías por la importancia que tienen. Son personas que ya están en comité de dirección, tienen una responsabilidad muy importante”, destaca Carrero. Joaquina Garrido señala que, “dependiendo de la empresa,  estas personas pueden estar en diferentes áreas: en recursopors humanos; en el área financiera, por el peso  enorme de presupuesto que gestiona, e incluso en un departamento específico, por su trascendencia”.

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