Facturas electrónicas en tu empresa: características de los programas
Los programas de facturación electrónica deben ser accesibles y automatizar en la medida de lo posible los procesos
La facturación electrónica comienza a ganar peso en las empresas. Aunque se envíen en formato electrónico, estos documentos son unos justificantes de la entrega de bienes o la prestación de servicios por parte de la empresa.
El uso de la facturación electrónica es obligatorio desde el año 2015 cuando se quiera trabajar como proveedor de la Administración Pública. No obstante, en la actualidad, ya hay muchas empresas privadas que utilizan este sistema de facturación.
Entre las características de las facturas electrónicas destaca el hecho de que necesitan una validación de los datos a través de una firma electrónica. Además de eso, la entrega de estas facturas se realiza por medios electrónicos.
Accesibles y legales
Muchas empresas recurren a programas especiales para crear las facturas electrónicas. En este caso, es importante que el software que se emplee sea accesible, automatice el proceso, además que cumpla con las normativas legales para asegurar la privacidad y la seguridad de los datos y que permita la integración de manera sencilla con otros programas que se empleen en la empresa.
Recientemente se ha aprobado la ley Crea y Crece que también regula la facturación electrónica entre empresas y autónomos. De hecho, algunas de las actuaciones que contempla esta ley tienen que ver con favorecer el crecimiento de las empresas y reducir la morosidad. Para ello, la normativa plantea la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas en todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos.
La facturación electrónica reporta beneficios a las empresas que recurran a ella. Entre ellos destacan el ahorro económico, ya que se suprimen los gastos de impresión y el envío postal de las mismas. También fomentan la reducción de los procesos de tramitación de las facturas, reducen los posibles errores en la facturación, reducen también el espacio para su almacenamiento, eliminan el consumo de papel y contribuyen a modernizar la economía.
Tipos de facturas
Actualmente, existen dos tipos de facturas electrónicas. Por un lado, están las facturas electrónicas con formato estructurado que facilita su tratamiento automatizado. Son archivos XML, EDIFCACT y, por otro, las facturas con formato no estructurado, esto es, aquellas que son en papel y están escaneadas. Los archivos tienen formato PDF, TIFF y JPG, entre otros.
