La tarea de reabrir la oficina en la nueva normalidad

Poco a poco millones de empleados recibirán la llamada: tal día, vuelta escalonada a la oficina. Sobre cómo será la oficina de la nueva realidad tienen mucho que decir los facility managers. Son los profesionales encargados de gestionar todos aquellos aspectos que hacen que las empresas sean más eficientes y productivas en sus espacios de trabajo; y no solo empresas, sino también instalaciones e infraestructuras públicas y privadas. Una profesión importante y cada vez más conocida, que gestiona, en muchas ocasiones, la segunda partida presupuestaria de mayor volumen de muchas empresas.

Anteriormente al día señalado, el FM habrá presentado al comité de crisis, o en su defecto al de dirección de su compañía, la planificación de retorno a la actividad. Una vuelta que se hará siguiendo la normativa establecida y primando la seguridad de las personas, pero también la productividad y la viabilidad del negocio. Como conocedor del espacio de trabajo, será el FM quien determine cuáles van a ser las ratios y plazos de incorporación y las medidas de higiene, distanciamiento y seguridad que se pondrán en marcha. También qué zonas comunes se abren y cuáles no; y pondrá a la disposición de los profesionales que vuelven todos lo materiales necesarios físicos y soluciones digitales.

Conjuntamente con otros departamentos, como RRHH, se encargará de informar a sus compañeros y a todos los terceros implicados, cuáles son las políticas de vuelta al trabajo de la compañía y qué protocolos deben cumplirse. El FM será también quien reactive la rueda de los proveedores y les solicite que adapten sus servicios a la actual situación, tanto desde el punto de vista sanitario (limpiezas, o mantenimiento industrial) como sobretodo económico.

También debe pensar cómo gestionar el acceso de terceros, clientes por ejemplo, y debe hacerlo evitando bunquerizar u hospitalizar su instalación. ¿Se puede restringir completamente algunas zonas? ¿Conviene crear espacios limpios o muros de desinfección en los accesos habituales? ¿Cuál es el nivel máximo y mínimo exigido? El FM debe responder a todo esto y a veces debe hacerlo coordinando plantillas de miles de profesionales repartidos por todo el mundo.

Por último, la gestión más importante: la de las personas. El FM debe fomentar el bienestar de todos los profesionales de su organización y debe reforzar, todavía más, los programas que fomenten espacios de trabajo saludables, física y mentalmente. Todos estos son los retos que tiene el facilty manager, y en los que ya está trabajando. Hacer que nuestra vuelta al espacio de trabajo sea lo más segura, cómoda y agradable posible es su respuesta al Covid-19

 Lorena Espada es Presidenta de IFMA España