Suplidos en 2020. Pautas para usarlo y cómo debe proceder el autónomo
Este documento debe emitirse en unas circunstancias muy concretas. Si no se cumplen los requisitos, se pueden cometer errores frente a Hacienda en materia de contabilidad.
Los gastos suplidos se definen como aquellos gastos que adelanta el profesional para poder realizar un trabajo encargado por un cliente. En otras palabras, gastos a cuenta de un tercero (que corresponde al cliente).
Desde migestoriaonline.es ponen el siguiente ejemplo, para explicar exactamente en qué casos se puede emitir este documento. Un profesional autónomo contrata a una empresa de eventos, con la intención de organizar uno para su cliente. Puede que necesite un seguro de responsabilidad civil, por lo que si la empresa adelanta ese pago y luego se lo factura al cliente, podría imputar ese gasto como suplido.
Para poder catalogar un gasto como suplido, es necesario que se den tres condicionantes:
- que exista una factura donde se acredite que el gasto es del cliente.
- Que el pago sea por una orden expresa del cliente.
- Que pueda justificarse que ya se ha realizado el pago.
A la hora de ponerlo en la factura, los gastos suplidos no se pueden incluir en la base imponible, ya que no se aplica ni el IVA ni la retención en ellos. Por lo tanto, deberán incluirse en la factura especificando que son suplidos o aclarar que se trata de una cantidad abonada por cuenta del cliente, literalmente. Todo ello, por separado con respecto al resto de conceptos de la factura.
Deberá indicarse debajo del resto de conceptos y de la base imponible, donde sí que se aplicarán los impuestos correspondientes. Además, es necesario que se envíe al cliente esa factura para que también pueda registrarla en su contabilidad.
Todo ello implica que los profesionales autónomos no puedan desgravarse ese IVA, ya que es una cantidad abonada por un cliente, pero sí que se podría desgravar como gasto corriente.
Para contabilizar los gastos suplidos es necesario entender que a nivel contable estos gastos son exclusivamente una entrada y una salida de caja, por lo que no representa un ingreso ni un gasto para el profesional. No obstante, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas menciona que si la empresa realiza actividades por cuenta de otra podría utilizarse como parte del subgrupo 55, dentro de los movimientos de tesorería.
