Todo lo que tienes que saber sobre el libro de registro de facturas recibidas

Cómo se registran las facturas recibidas y qué deben contener cada una.

facturas recibidas

Todos los empresarios o profesionales autónomos deben numerar de forma correlativa todas las facturas, justificantes contables y documentos de aduanas que corresponda con bienes que hayan sido adquiridos o importados para el desarrollo de su actividad. Asimismo, todos los servicios que se hayan recibido con fines empresariales o profesionales deberán justificarse y guardar el documento que lo acredite. Todo ello debe realizarse independientemente de si la operación está sujeta o no, exenta de pago de impuestos o no.

Las obligaciones correspondientes a las facturas emitidas parece que son las únicas a las que se tiene en cuenta a la hora de llevar una contabilidad o de llevar al día los libros de registro. Sin embargo, tal y como se recoge en el artículo 64.4 del Reglamento del Impuesto del Valor Añadido (RIVA), el contenido que debe contener el libro de registro de facturas recibidas es tan importante como el de las emitidas. Según el mismo reglamento, la información debe ser mayor en el caso de los sujetos pasivos que estén obligados a llevar los libros de registro a través de la Sede electrónica. En este caso, además, el número correlativo se sustituirá por el número de la factura asignado por el emisor.

Qué facturas recibidas deben anotarse en su libro de registro y cómo se realiza

Como adelantábamos, es obligatorio anotar en el libro de registro las facturas de las adquisiciones de bienes intracomunitarias sujetas al impuesto correspondiente y efectuadas por el empresario o autónomo. De igual manera, es preciso anotar las facturas expedidas por la persona que realizó la entrega del bien o la prestación del servicio en caso de inversión del sujeto pasivo. Además, también se deberán anotar de manera separada aquellas facturas rectificativas, tal y como se expone en las obligaciones de facturación del Reglamento.

En todas estas facturas, el artículo 64.4 del RIVA se establece que deberá designar un número de recepción, indicarse la fecha de expedición y la fecha de realización. Esto únicamente cuando ambas fechas no coincidan. También cada factura debe llevar el nombre y apellidos, así como razón social o denominación completa y número de identificación fiscal de aquella persona obligada a expedir. Además, deberá indicarse la base imponible que viene determinada por los artículos 78 y 79 de la Ley de IVA, el tipo impositivo y la cuota tributaria.

También es importante considerar que si la operación ha sido efectuada bajo el régimen del criterio de caja deberá incluirse, de manera adicional, las fechas de pago (tanto si es parcial o total) el importe y el medio de pago que se haya utilizado.

En caso de los sujetos pasivos obligados a llevar los libros de registros a través de la sede electrónica también tendrán que incluir la siguiente información:

  • El tipo de factura. Es decir, indicar si se trata de una factura completa o simplificada, además de indicar si se trata de un asiento resumen de facturas.
  • Identificar si es una rectificación registral (artículo 70 del RIVA).
  • Mencionar si es una operación con regímenes especiales de entidades, como agencias de viajes, bienes de segunda mano, objetos de colección, antigüedades, arte o criterio de caja. Asimismo, indicar si la operación es una inversión o se trata de una autorización en materia de facturación o registrado al amparo de una autorización en materia de simplificación de registro.
  • Exponer la cuota tributaria deducible que corresponda al periodo de liquidación.
  • El periodo de liquidación donde se registran las facturas recibidas.
  • Describir las operaciones que se han llevado a cabo, y por las que se expide esa factura.
  • La fecha del registro de la factura o documento contable.
  • Además, en el caso de documentos de Aduanas, el número de factura a consignar es el número del documento aduanero (DUA).

Todos los documentos de facturación recibidos han de anotarse uno a uno. Sin embargo, sí se permite un resumen de las facturas recibidas en una misma fecha. En éste se deberán indicar los números de inicio y final de dichas facturas. Además, es necesario que pertenezcan al mismo proveedor y que el importe de las facturas agrupadas no exceda de 6.000 euros, ni 500 euros cada una (sin IVA).

Plazos del libro de registro de las facturas recibidas

En líneas generales, las facturas recibidas se anotarán en el orden en el que se reciban. Asimismo, deben indicarse dentro del periodo de liquidación en el que se deba efectuar su deducción.

Sin embargo, los sujetos pasibles obligados a llevar los libros de registro a través de la sede electrónica, tienen un plazo de cuatro días naturales desde la fecha en la que se registre la factura y, en cualquier caso siempre antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación. Esta última regla es la que se aplica en operaciones de importación.

Cuando haya facturas rectificativas deben hacerse en los cuatro días siguientes a la emisión de la primera.

Por último, para las operaciones específicas de criterio de caja, la factura debe emitirse como máximo cuatro días después del pago.

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