Las empresas deben adaptar su factura electrónica para trabajar con el sector público de la UE

Las Administraciones de los Estados miembros serán obligadas desde mañana a recibir facturas en nuevos formatos. El estándar español Facturae no servirá

Alexander Jansson, director general de PGN España.

Las empresas españolas que realicen actividades públicas transfronterizas dentro de la UE deberán vigilar que su negocio no sufra ante la entrada en vigor de la nueva directiva de facturas electrónicas de la UE. Esta obligará desde mañana a todas las Administraciones públicas europeas de primer nivel (no entrarán los ayuntamientos todavía) a poder recibir y procesar facturas electrónicas en los dos formatos definidos por la Norma Europea 16931, que son UBL 2.1 y CII 16B.

Como explica a CincoDías Alexander Jansson, director general de PGN España, Portugal e Italia, la directiva busca minimizar las barreras comerciales dentro de Europa, estableciendo un estándar tanto para el contenido de la factura como para la estructura de la misma; no así para la tansmisión de facturas (es decir, cómo deben entregarse, “lo cual me parece un error”, dice).

Jansson cree que todas las empresas que tienen operaciones con Administraciones públicas (B2G) en diferentes países de la UE acabarán viéndose afectadas. “Si han invertido en estándares e infraestructuras locales de facturación electrónica es probable que no sean compatibles con otros países, porque los Estados miembros pueden introducir sus propios estándares y legislación de factura electrónica B2G, siempre que cumplan con los requisitos que marca la directiva”.

Oriol Bausà, CEO de B2B Router, recuerda que las empresas españolas están acostumbradas a enviar facturas electrónicas a las Administraciones públicas españolas desde 2015 en el formato Facturae, así que dentro del país no tendrán que cambiar nada. “El problema vendrá si quieren emitir facturas electrónicas al resto de Europa. En ese caso, deberán adaptarse a alguno de los formatos que marca la nueva directiva, que son distintos al español (Facturae). Y, por este motivo, tendrán que adaptarse o bien modificando sus propios sistemas de gestión o bien mediante la conversión de formatos que pueda realizar su proveedor de servicios de facturación”.

Con todo, tanto Jansson como Bausà resaltan que los proveedores no tienen la obligación de facturar electrónicamente. “La obligatoriedad es para las entidades públicas, no para las empresas privadas que pueden emitir en este formato o en un formato nacional o incluso en papel (dependiendo de la regulación de cada país), pero deben estar vigilantes para asegurarse de que no haya ningún trastorno en sus operaciones”, dicen.

Ante estos desafíos, el director general de PGN (Grupo Pagero a nivel global, uno de los más potentes en factura electrónica) recomienda a las empresas y Administraciones contratar los servicios de un socio especializado en esta materia “cada vez más importante”. “Nuestra plataforma tecnológica está en la nube y tiene integrada todos los estándares e infraestructuras de todas las Administraciones que requieren factura electrónica. Así, cualquier empresa puede enviarnos sus facturas en el estándar que tenga adoptado y nosotros nos encargamos de su conversión a cualquier otro formato y de la entrega del fichero. De este modo, las compañías se despreocupan del estándar que haya en cada país”. Jansson aclara que la plataforma de PGN se ofrece como servicio y sus clientes pagan por uso. “Se garantizan que siempre cumplen con la normativa, aunque cambie”, añade.

La plataforma de B2B Router también ofrece un servicio de transformación que permite que las empresas puedan enviar sus facturas con el estándar Facturae de forma transparente. Según Bausà, B2B Router está conectado a la red europea Peppol de intercambio de documentos electrónicos, de forma que cualquier empresa cliente suya “puede acceder al servicio de remisión de facturas europeas sin coste alguno”. El directivo añade que para las grandes empresas con volúmenes grandes de facturación, “los servicios prémium de su compañía les permiten la transformación, validación y remisión de facturas a los destinatarios, enviando siempre en el formato que exige el receptor”.

Un traductor de formatos

En España existe el formato de factura electrónica Facturae desde hace varios años, pero es muy distinto al nuevo estándar europeo. Para cumplir con la nueva directiva, B2B Router junto con la Secretaría General de Administración Tributaria, las Universidades de Zaragoza, Valencia y Murcia, el Ayuntamiento de Madrid y la Diputación de Ciudad Real han desarrollado un traductor de formatos que permite que cualquier entidad española adscrita a FACe (el Punto General de Entrada de Factura Electrónica del sector público) pueda recibir facturas electrónicas de acuerdo al formato europeo a partir de este jueves. El traductor también servirá para que los proveedores internacionales puedan enviar facturas a las entidades públicas españolas mediante el citado punto. B2B Router ofrece un servicio de registro a la red Peppol y canalización de facturas hacia FACe.