La factura electrónica con el Estado da un paso adelante

En España aún no se incluyen las operaciones B2B, pero se está extendiendo

entre empresas y administración pública

La factura electrónica con el Estado da un paso adelante

El uso de la facturación electrónica entre empresas en España continúa aumentando. En los últimos meses hemos visto cómo en el Gobierno de otros países europeos se instauraba la obligación de la factura electrónica no solo entre las empresas y las administraciones públicas (AA PP) como ocurre en España, sino que su uso se ha extendido a los acuerdos comerciales entre empresas (B2B).

En España, aunque aún no se incluyen los acuerdos B2B, se están tomando medidas que nos conducen en esta dirección. Hasta hace unos meses, tan solo los proveedores o contratistas directos del Estado con importes superiores a 5.000 euros estaban obligados a emitir sus facturas a través del portal FACe en el formato Facturae, normativa que entró en vigor el 15 de enero de 2015. Sin embargo, desde el pasado 30 de junio la normativa se extendió también a todos los subcontratistas que intercambien facturas de contratación pública y cuyo importe sobrepase los 5.000 euros.

Pero la factura electrónica no solo es una cuestión que afecte a las empresas españolas, ya que otros países ya están aplicando normativas en este sentido. A nivel europeo también se están fomentando medidas para su implantación a lo largo de todo el territorio de la Unión. Desde el 27 de noviembre, todos los Estados miembros de la UE deben implantar de forma obligatoria esta nueva modalidad electrónica. Esta medida se debe principalmente a la diversidad de los formatos de las distintas normas que podemos encontrar a nivel estatal y regional, por lo que la Directiva 2014/55/UE tiene como objetivo definir un formato unificado a nivel europeo para todos los procesos de contratación pública y reducir la complejidad entre las relaciones comerciales entre los países. A pesar de que la normativa acaba de entrar en vigor, la UE europea ha dado un plazo de ejecución que finalizará el 18 de abril, fecha en la que todos los países deberán tener la capacidad de emitir, recibir y procesar las facturas electrónicas entre las relaciones comerciales B2G (Business to Government).

Las empresas españolas no son nuevas en lo que se refiere a la factura electrónica, de hecho ya llevan casi cuatro años haciendo uso de la misma, pero desde su implantación el número de facturas gestionadas por FACe ha ido creciendo mes a mes. Según los datos publicados por la Secretaría General de Administración Digital del Ministerio de Política Territorial y Función Pública indican que el uso de la factura electrónica no ha parado de aumentar desde su introducción. En diciembre de 2018 se presentaron 1.120.979 facturas electrónicas a través de FACe: fue el mes con mayor registro de facturas desde su instauración en enero de 2015, durante el que se registraron en torno a 50.000 facturas. Según este mismo organismo, a 31 de diciembre se habían presentado más de 35 millones de facturas electrónicas con un volumen de contratación pública que casi superaba los 166.000 millones de euros.

La factura electrónica es un paso más en la transformación digital de las empresas, y cambiar los procesos manuales en papel por los documentos electrónicos aporta importantes ventajas a nivel empresarial. Desde el ahorro económico, por no tener que imprimir y enviar las facturas, hasta una mayor protección de los datos, beneficios medioambientales y, por supuesto, por ayudar a reducir ciclos de gestión y tramitación.

A pesar de sus múltiples beneficios, las facturas electrónicas pueden suponer un reto para muchas empresas y pymes españolas. Es aconsejable tener el apoyo de un proveedor de software de gestión empresarial y ERP, que permite gestionar y automatizar las facturas electrónicas con la administración e incluso con los proveedores, ayudando a mejorar su trazabilidad y a obtener un mayor control de las facturas emitidas y recibidas.

Las soluciones disponibles en el mercado cuentan con módulos específicos de facturación personalizables que ayudan a cumplir con los requerimientos de las AA PP y el resto de los clientes. Además, este tipo de tecnologías de software de gestión cuentan con desarrollos constantes que permiten estar siempre actualizados para cumplir con las últimas disposiciones legales. Otra ventaja es el mayor control de los datos y la integración de los procesos empresariales, lo cual facilita una mejor toma de decisiones y una gestión más optimizada de los recursos para atender y satisfacer las necesidades cambiantes a la que se enfrentan las empresas españolas.

João Sampaio es director de la Unidad de Negocio Internacional de PHC Software

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