Gestión de copias de seguridad fiscal en pymes y autónomos

Consejos y recomendaciones para almacenar adecuadamente todos los datos de facturación de la empresa o actividad, independientemente de si los guardamos en local, en la nube, servidores u otras fórmulas.

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Mantener la información a salvo es una necesidad para las empresas. La copia anual de cierre de año fiscal es una práctica muy recomendable para todo tipo de organizaciones, sin importar su tamaño.

Tal y como detalla Sage, la copia de seguridad se realiza al finalizar enero, cuando ya se han liquidado todas las obligaciones del año precedente. El objetivo es que toda la información del año se conserve, por eso debe realizarse en un dispositivo diferente a la copia diaria.

Esta copia quedará guardada durante una serie de años, un mínimo de cinco, pero que, dependiendo de los requisitos legales o las operaciones realizadas en el ejercicio, el tipo de datos que se tratan, etc., deben ser preservados durante más años. Por lo tanto, es una copia que va a necesitar su propio soporte y no puede entrar dentro de un esquema rotatorio.

Un punto de retorno en la contabilidad

El objetivo es poder recurrir a dicha copia en caso de ser necesario. No se trata tanto de recuperar los datos actualizados en caso de un incidente, sino más bien de tener un punto de retorno al estado de nuestra empresa al acabar el año fiscal.

Además de copiar los datos de la aplicación de gestión, de facturación, etc., se necesita guardar también toda la documentación asociada. De poco servirá tener acceso a la facturación y a los gastos, si luego no se puede justificar documentalmente.

Los autónomos deberían, al menos, realizar una copia de seguridad de todo el sistema, algo que les permitiría devolver a su ordenador al estado en que estaba cuando se realizó dicha copia de seguridad.

Trabajar en la nube

En el caso de trabajar en la nube, lo ideal en este caso es poder realizar una descarga completa de la información. De esta forma, no vamos a depender en exclusiva de la empresa que nos facilita el servicio, sino que también mantenemos en local una copia de dichos datos.

Dependiendo del programa que se utilice para la realización de las copias es interesante incluir los ejecutables de dichos programas en el propio medio de recuperación. De esta manera en caso de necesidad o de desastre total se puede recuperar rápidamente desde el propio medio.

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