Cierre del año fiscal. ¿Qué hago con las facturas del año anterior?
El cierre del año fiscal conlleva numerosas cuestiones para los empresarios y profesionales autónomos.
El próximo 31 de diciembre no solo se pone punto y final al 2018 como año natural, también se da cierre al año fiscal. Muchos autónomos y empresarios se hacen la pregunta de qué ocurre con todas las facturas y justificantes de pago una vez se abra un nuevo ejercicio.
Según el artículo 29,2 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, la Agencia Tributaria establece para los empresarios y profesionales la obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar todos los documentos que tengan relación con sus obligaciones tributarias.
Del mismo modo, el artículo 165 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido determina que dichos documentos deberán conservarse durante el plazo de prescripción del impuesto, a la vez que el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación establece que estos documentos deberán conservarse con su contenido original, de manera ordenada y durante el plazo que establece la Ley General Tributaria para facturas recibidas, copias o matrices de las facturas expedidas y los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
También deberán conservarse los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen Especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, así como los justificantes del pago del impuesto a la importación.
Dicho de otro modo: el fin del año fiscal y la finalización y entrega de los modelos e Impuestos de Hacienda, no implica que podamos olvidarnos de todos los documentos y justificantes citados. Debemos conservarlos.
¿Durante cuánto tiempo debo conservar mis facturas?
Existe un periodo mínimo de conservación de todo este material. Debemos tener cuidado porque, como veremos a continuación, es un periodo largo, y algunas facturas o documentos en papel podrían deteriorarse. Como veremos, la Ley obliga a que sea un periodo de tiempo largo, con lo que no está de más contar con varias copias y almacenarlas en sitios diferentes y fuera de humedades, exceso de calor, cambios de temperatura, etc. Suena excesivo, pero Hacienda puede reclamarnos alguna de esas facturas, y deben estar conservadas de forma legible.
En concreto, la Ley indica que los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar “por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos”.
El periodo por el cual deberán conservarse todos los documentos vinculados al IVA deberán ser conservados durante el ejercicio actual y durante los cuatro años posteriores.
Documentos más allá de los cuatro años
Además, desde compañías especializadas en facturación, como Quipu, aconsejan que las actas de inspección, las variaciones censales, los documentos notariales o los libros de visitas sean conservadas durante toda la vida del negocio.
