La oficina de una startup en 2018: control vía app, biofilia o revisión acústica

Do-We nos explica cómo son las oficinas de las startups más modernas, y cuáles son las tendencias que vienen en este ámbito.

Una startup es sinónimo de innovación. Suelen ser soluciones digitales, creativas e innovadoras. Por lo que su espacio de trabajo debe fomentar y poner en valor estas características. ¿Cómo serán las oficinas del futuro? ¿Cuáles son las novedades más recientes que ya implantan las startups más punteras en sus oficinas?

Analizamos estas cuestiones con Do-We, expertos en optimización de espacios de trabajo. Según Silvia Rivela, la cofundadora de la compañía, la correcta elección de las oficinas puede favorecer la motivación, aumentar la productividad o reducir el estrés. Monitorizar habitaciones con apps, la biofilia o el tratamiento acustico de espacios se posicionan como las tendencias en las oficinas de las startups que llegarán en 2018.

¿Cómo debe ser la oficina de una startup?

La oficina de una startup debe ser reflejo de la organización en sí misma, con espacios que resuelvan las necesidades funcionales, dedicados a dar cabida a sus procesos internos, muy flexibles y en permanentemente cambio para ser cada vez mejores y más rápidos, como espacios de formación que sirve para reuniones de brainstorming, más ágiles. Otros espacios están dedicados a resolver la parte emocional o cultural la organización, apoyando los rituales que le dan forma y que tienen como misión ayudar a construir la comunidad y que la cohesión del equipo y la cultura corporativa prevalezcan en el tiempo. En Deliveroo este espacio era La Cocina, en Spotahome la terraza en verano y el auditorio en invierno.

¿Cómo trasladamos esto en el espacio? Pues nosotras creemos que con espacios dedicados a resolver las tres principales formas de relacionarse dentro de estas organizaciones:

La individual, enfocada en el trabajo con uno mismo mediante espacios de trabajo en concentración y espacios para el descanso en silencio.

El trabajo en equipo o de forma colaborativa en sus diferentes formas, ya sea de colaboración en remoto valiéndose de medios digitales o físicamente con tus compañeros en el mismo espacio. Esto da lugar a una serie de lugares diversos como cabinas para videoconferencias, espacios para llamadas telefónicas, etc. Nuestra preferida la llamamos estudio, es un espacio abierto, para 7-8 personas, bien iluminado, con una mesa en altura y apoyo de pizarra y medios digitales para facilitar reuniones más ágiles, de 1 hora máximo y en las que todo el mundo esté 100% atento.

Por último, y los que nosotras consideramos muy importantes, son los espacios destinados a fomentar la comunidad dentro de la oficina. Estos espacios normalmente son muy distintos en cada caso porque son reflejo de la propia cultura y valores de la startup. Son espacios que responden a la cultura de la organización, lugares en donde se dan sus rituales como equipo, aquellos que se encargan de transmitir sus valores y la misión a toda las personas, que ayudan a mantener a la comunidad unida. Estos pueden ser muy diferentes, desde un lugar en el que ubicar un tótem con un significado especial, una cocina súper equipada para poder comer todos juntos o un lugar para transmitir la información y ser totalmente transparente con tu equipo. Un caso real fueron unas gradas que se convirtieron El corazón de la empresa, porque permitían compartir los proyectos internos, o traer a expertos de fuera, realizando formaciones como si de charlas TEDx se tratase, de ese modo toda la empresa sabía qué era la que sucedía en los otros departamentos y se convirtió en el lugar de interacción interdepartamental por excelencia. El conocimiento y la curiosidad son dos herramientas muy fuertes de conexión entre las personas :).

¿Cómo fomentar la creatividad en un entorno de trabajo a través del espacio de trabajo?

Esta es una pregunta trampa, porque la chispa de la creatividad es compleja, pero si algo nos ha enseñado la experiencia es que puedes incitar a que aparezca tratando diferentes cualidades espaciales, desde la perspectiva de lo más puramente físico resolviendo adecuadamente estas seis categorías en el espacio: el confort, la acústica, la visión, la espacialidad, el movimiento y la vitalidad. Hasta buscando que se genere a través de la interacción y la colaboración entre las personas.

Las primeras están relacionadas con la influencia directa que estos aspectos del espacios tienen en el estado de ánimo y la motivación de las personas, cosas como el color, la calidad del aire, la estimulación de los sentidos por sonidos, las texturas, etc. La segunda, consigue que las personas desconecten del propio proceso creativo, hablando con otras personas, o incluso les ayuda en el mismo atrayendo a otras personas con puntos de vista distintos. Cómo conseguimos esto? Creando espacios comunes pensados para generar relaciones espontáneas, fomentando el intercambio de ideas dentro de una comunidad. Ejemplos de esto pueden ser una reprografia, una máquina de café o una zona informal colocada en un espacio cómodo de La Oficina.

¿Qué necesidades en el espacio de trabajo os reclaman las startups con las que habéis trabajado?

Espacios que resuelvan sus necesidades A tope a nivel funcional, son muy muy prácticas. Lugares para hacer llamadas o videoconferencias, cabinas de reunión 1to1, espacios para reuniones de brainstorming y para realizar formaciones para sus equipos todas las semanas. En Deliveroo por ejemplo de planteó también una zona de mesas elevables en altura para personas que prefieren alternar el trabajar de pie y sentado. En spotahome tienen una zona abierta en cada planta llamada estudio que se utiliza para reuniones de equipo grandes de corta duración, y un espacio biblioteca libre de ruido dedicado en exclusiva al trabajo en concentración o al descanso. Cuando entramos en el terreno de lo cultural o su comunidad, cada startup tiene sus rituales y no suelen salir dos espacios similares. La Cocina y el auditorio suelen ser claves por ser espacios polivalentes, flexibles y compartimentables que se utilizan para realizar desde formaciones, meet ups, brainstorming, sesiones de trabajo en equipo, como zona de desconexión, etc. Por experiencia sabemos también que si existe una terraza, es de los espacios más demandados durante casi todo el año.

¿Cuántos m2 por empleado deben tener las oficinas hoy en día?

En el caso idealísimo en un mundo perfecto, si fuese posible, se recomienda contar con 13-16m2 por persona. Con estos metros aseguras que el espacio va a contar con una gran diversidad de lugares que resuelvan las necesidades del día a día de los trabajadores en las diferentes etapas (trabajar en concentración, colaboración, formación, socialización y bienestar). Es muy complejo que esto suceda, como decía esa cifra sería en un caso ideal, pero se pueden conseguir espacios muy interesantes con gran variedad de tipologías trabajando desde los 10m2.

¿Qué novedades en espacios de trabajo habrá en 2018?

Para nosotras la principal novedad es que ya no debemos hablar del espacio y la digitalización, porque deben ser una realidad ya integrada y presente dentro de la oficina, que nos acompañe cada vez de forma más natural. Cosas como tratar la acústica en los espacios, incorporar la biofilia dentro de nuestros proyectos para reducir nuestros niveles de estrés con la presencia de vegetación, o incorporar una App que ayude a la toma de datos del edificio para modificar los espacios en función de las necesidades de la comunidad que lo habita. Todo esto ya son realidades probadas y que conocemos cómo funcionan, lo que nos permite ponerlas en práctica y centrarnos de una vez por todas en lo realmente importante: buscar el bienestar físico y emocional de las personas. ¿Cómo? Practicando la escucha activa, trabajando con ellas co creando los espacios que van a utilizar después y co generando una cultura del trabajo equilibrada, que aborde desde lo Físico a lo emocional. Porque si una persona si se siente querida, valorada y cuidada por una organización, ¿cómo no va a tratar de dar el lo mejor de sí misma en respuesta?