El dolor de cabeza de equivocarse en un recibo
Poner mal el DNI o NIF, la fecha, el número, nombre o aplicar tipos impositivos incorrectos son los principales fallos que cometen las pymes a la hora de facturar a la Administración.
Las pymes españolas buscan soluciones sencillas para corregir pequeños errores en sus procesos de gestión, más aún con la implantación de la facturación electrónica.
Hay problemas que, en principio, parecen menores y que, cual bola de nieve, acaban convirtiéndose en dolores de cabeza cuya solución implica desviar recursos que deberían usarse en cosas más productivas. Uno de esos clásicos problemas es el de los errores en la facturación.
Sobre todo en las pequeñas y medianas empresas (pymes) ocurre que pequeños defectos de forma o fallos tipográficos conducen a una maraña burocrática de reparación de errores que puede desesperar al más paciente de los gestores.
Desde comienzos de este año, la Administración obliga a facturar electrónicamente a aquellas empresas que quieran trabajar con el sector público y siempre que el importe a cobrar supere los 5.000 euros.
Esta medida no ha hecho sino aumentar el número de errores, porque las pymes no estaban acostumbradas a estos sistemas. En concreto, según la Federación Española de Municipios y Provincias (FEMP), el 74% de los proveedores de productos y servicios a las Administraciones Públicas no estaban preparados para emitir facturas electrónicas a principio de año; y según los ayuntamientos, únicamente el 34% de los pequeños negocios que trabajan con ellos están completamente informatizados.
Como es lógico, el adecuarse a esta nueva forma de trabajar no ha hecho sino aumentar los errores en la facturación.
Los más comunes son los que se producen en la propia elaboración de la factura al poner mal los datos: CIF o NIF, fecha, número de albarán, nombres... Le siguen las confusiones a la hora de aplicar los distintos tipos impositivos sobre los productos y servicios, así como las retenciones a profesionales.
Por último, pero no menos importante, a veces sucede que no se respetan, en el papel, los acuerdos alcanzados entre las partes respecto a plazos y formas de pago.
El software viene al rescate
Cuando estos fallos ocurrían en el papel, en la forma tradicional de facturación, la solución podía ser más o menos simple dependiendo del proceso en el que se encontrase la factura incorrecta, si estaba ya contabilizada, entregada en la administración o aún en el propio servicio contable de la empresa.
Pero con la llegada de la informatización el proceso se ha vuelto más farragoso, lo que incide en un aumento de estos fallos.
Para evitar que la solución a este problema sea compleja, la tecnología de servicios a empresas se está encaminando hacia una mayor flexibilización de los procesos.
Ya no solo las empresas grandes, sino también las pymes están adentrándose en el mundo del software de servicios (SaaS), que permite mantener los datos a buen recaudo, en la nube, en un servidor ajeno al propio negocio pero que es flexible a todo tipo de cambios con sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), diseñados específicamente para cada empresa en concreto.
En el mundo de la gestión empresarial se debate entre la necesaria flexibilidad de procesos, que haga que los errores tengan fácil solución, y la precaución y seguridad de que no sea demasiado fácil cambiar datos.
Las empresas que apuestan por crear modelos flexibles, como Datisa, explican las ventajas de no ser rígidos en los procesos: "Hay organizaciones que apuestan por otro tipo de plataformas de gestión basados en estructuras más rígidas, con la falsa creencia de que va a mejorar la protección del dato. Estos programas no admiten modificaciones sobre los documentos facturados, por lo que será necesario, para solventar cualquiera de las incidencias mencionadas, realizar facturas rectificativas, contra-asientos, o cualquier otro procedimiento similar, que acaban incrementando los trámites administrativos para resolver un problema tan sencillo, como puede ser un pequeño error de escritura".
El ahorro estimado por la Administración Pública al implantar la obligatoriedad de la facturación electrónica es de 51 millones de euros anuales, pero para que ese ahorro también sea beneficioso desde el punto de vista del sector privado es necesario que las empresas reduzcan sus errores de facturación, o tengan herramientas para que esa rectificación sea algo muy sencillo de realizar.