Las facturas, del cajón al disco duro

130.000 compañías ya tramitan telemáticamente todos los cobros

Las facturas, del cajón al disco duro

La factura electrónica, o e-factura cuenta con cada vez más adeptos entre las pequeñas y mediana empresas españolas. El documento, que cuenta con la misma validez que una factura ordinaria, permite acortar todos los ciclos que confluyen en la tramitación y cobro de los bienes vendidos o de los servicios prestados por un negocio, y además, su carácter digital permite encontrarlas con facilidad y no perder la garantía de cobro que nos proporciona, además del impacto medioambiental que supone el ahorro de papel. De llenar los cajones, las facturas pasan ahora a copar los discos duros.

Según el estudio La Factura Electrónica en España 2012-2013, realizado por Seres, compañía especializada en este ámbito, las empresas españolas generaron 59 millones de facturas electrónicas durante el primer semestre de 2013, tres millones más que en el mismo periodo de 2012. Con respecto a 2009, la cifra se ha multiplicado casi por cinco, y el año pasado eran unas 130.000 las compañías españolas que recurrían a esta modalidad, principalmente micropymes el, 30,7% del total, pequeñas empresas, el 36% y Pymes, que ya llegan al 20,5%. Las grandes compañías cada vez ganan más cuota en la emisión y recepción de facturas electrónicas, representando en torno al 13% del total.

Los datos del primer semestre de 2013 han permitido el ahorro de 458 millones de euros en la gestión relacionada con la facturación ordinaria ya que, por ejemplo, el coste medio de emisión de una factura electrónica es tres veces inferior, de acuerdo a la información recopilada por Seres. A nivel europeo, el crecimiento de la e-factura se desarrolla a mayor ritmo que en España. En 2013, las empresas del continente generaron 840 millones de recibos electrónicos, principalmente entre empresas y empresas con las administraciones.

 

Y es que el proceso de digitalización de las facturas parece imparable. El Gobierno aprobaba el año pasado la Ley de impulso de la factura electrónica, con la que establece que a partir del 15 de enero de 2015 todas las relaciones de los proveedores con la Administración deberán establecerse a través de esta práctica. La Rioja y la Comunidad Valenciana ya se han adelantado, y desde el 1 de julio ya está establecida su obligatoriedad.

Requisitos

Como la factura de papel, la e-factura también contiene una serie de requisitos que la empresa debe cumplir:

1. CONSENTIMIENTO: la empresa, antes de emitir el documento, debe haber recibido el visto bueno de su cliente, ya sea otra empresa o una persona física.

2. LEGIBILIDAD: autenticidad e integridad: la factura debe ser comprensible, plasmar los datos de los intervinientes en la transacción, y que su contenido no ha sido modificado. Para garantizar esto, el empresario puede añadir la firma electrónica, aunque los métodos utilizados en la facturación en papel y validados por la Agencia Tributaria también son suficientes.

3. FORMAS DE EXPEDICIÓN: a través de un programa especializado en e-facturas; mediante la contratación de una empresa dedicada a esta actividad; o la creación de la factura por parte del propio destinatario.

4- FORMATO: al expedirla a otra empresa o cliente, los formatos más habituales como PDF o Excell son válidos. Pero la nueva Ley establece que las e-facturas expedidas a la administración deberán ser en formato Facturae, creado a tal efecto.