Así será la futura factura electrónica
Cualquier proveedor que trabaje con la Administración podrá presentar telemáticamente su factura y el sistema le comunicará todas las fases por las que pasará hasta cobrar el dinero El mecanismo prevé acabar con las facturas fantasma, aquellas que oficialmente no existen porque se metieron en un cajón
El Consejo de Ministros aprobó recientemente la remisión a las Cortes del Proyecto de Ley de Impulso de la Factura Electrónica y la creación del Registro Contable que, según el Ejecutivo, permitirá terminar con las facturas en los cajones sin pagar y agilizará los preocedimientos de pago a los proveedores. Pero, realmente, ¿cómo será esa nueva factura? ¿terminará de verdad con la picaresca de algunas administraciones de financiarse gracias al retraso con el que solían abonar sus facturas? He aquí las claves del nuevo sistema:
Si usted es un autónomo o empresa que suele trabajar para alguna administración pública, a buen seguro que en alguna ocasión ha presentado la tradicional factura en papel por los servicios o bienes suministrados y en muchos meses nunca más supo el estado en que se encontraba esa factura sin tener que asistir a varias ventanillas. Pues bien, según fuentes de Hacienda, la idea es que esa espera, ese peregrinaje por distintos departamentos preguntando ¿qué hay de lo mío? y esa incertidumbre sobre cuándo llegará el dinero pronto sean algo del pasado.
Una vez esté implantado el nuevo sistema, la presentación de la factura se realizará de manera telemática, o lo que es lo mismo, desde casa o desde la oficina. Con el código que facilitará la administración contratante, el proveedor accederá al denominado punto general de entrada e inscribirá en él los datos relativos a su factura.
En ese momento, ésta será fichada por el registro contable, al proveedor le será remitido un acuse de recibo y a partir de entonces comenzará su periplo digital hasta que sea finalmente abonada.
Una vez inscrita, la administración o el ente gestor pagador deberá dar su conformidad a dicha factura para que empiece a correr el contador de los 30 días de plazo que tendrá para hacer efectivo el abono.
En este punto pueden aparecer los primeros retrasos si la conformidad no se da de manera rápida y ágil. Una vez transcurrido un plazo prudente que Hacienda establecerá en función de la carga de trabajo de la entidad pagadora (no es lo mismo el volumen de facturas que recibe el Ministerio de Fomento que el de Educación y Cultura, por ejemplo), si la conformidad a la factura sigue sin comunicarse, un comité de control verificará las causas y en casos de retrasos extremos determinará si lo que ocurre es que no hay voluntad de realizar el pago.
Desde el Departamento que dirige Cristóbal Montoro, insisten en que con este mecanismo se agilizará la tramitación de las facturas, se facilitará su seguimiento y se cumplirá con su abono en los plazos preceptivos por ley.
Todas las facturas tendrán un formato estructurado, que se concretará en una Orden Ministerial próxima, y estarán firmadas electrónicamente, con una firma basada en un certificado reconocido, pudiendo sustituirse la firma electrónica por un sello electrónico. A partir del 15 de enero de 2015, dentro de dieciocho meses, la factura electrónica será obligatoria para los sujetos que estén obligados a tributación electrónica de acuerdo con la normativa tributaria. No obstante, las Administraciones Públicas podrán excluir reglamentariamente las facturas con importe inferior a 5.000 euros de esta obligación de facturación electrónica.
¿Cómo afecta a las Administraciones?
Todas las Administraciones Públicas tendrán la obligación de tener un registro contable de facturas, que estará gestionado por el órgano que tenga atribuida la gestión contable. Se crea un nuevo procedimiento de tramitación de facturas, obligatorio desde el 1 de enero de 2014, en el que se prioriza la remisión al órgano contable y, posteriormente, al órgano gestor, para un mejor control del gasto público y por ende de las reglas fiscales.
En cuanto a las ventajas, fuentes de Hacienda subrayan que todo serán beneficios, tanto para la Administración, como para los proveedores, ya que la primera se ahorrará el pago de intereses de demora y las empresas costes financieros al no tener que acudir tanto a la banca para financiar su actividad por el tradicional retraso en los pagos. En un primer momento se estiman ahorros totales de 40 millones de euros, mientras que cuando el nuevo mecanismo esté plenamente operativo el ahorro se elevará a los 51 millones al año.
Sobre la firma