Este perfil de directivo se ha importado de EE UU

El ‘facility manager' pisa fuerte

“Hay que ser multitarea y estar dotado para la negociación”, dice una ‘facility manager’

Algunas consultoras especializadas garantizan ahorros de hasta el 40% en cinco años

El ‘facility manager' pisa fuerte

Si algo tienen claro las empresas es que, sea cual sea su sector, deben buscar constantemente fórmulas para abaratar costes si no quieren perder competitividad. El límite de esta espiral lo marca el hecho de que no influya en la calidad del producto. La externalización de servicios o procesos que no tengan que ver con el core business lleva años aplicándose en las compañías.

El facility management surge como un elemento racionalizador de este proceso en los entornos en los que el outsourcing está maduro. ¿Por qué no delegar todos los servicios complementarios que necesita una oficina o fábrica (desde limpieza hasta seguridad o catering) en un solo proveedor y bajo la supervisión de un solo gestor? Hacerlo puede conllevar ahorros de hasta el 40%, tal y como aseguran algunos operadores. “Lo óptimo es tener solo una factura que agrupe todos los servicios. Nosotros hemos trabajado con clientes que tenían hasta 700”, dice Jaime Pire, miembro del consejo directivo de la sección española de IFMA (International Facility Management Association).

Hay compañías especializadas en prestar de forma conjunta este tipo de servicios. Y consultoras que ayudan a poner en marcha el proceso. El facility manager, ya sea externo o esté integrado en la propia empresa, es un perfil común en el mundo anglosajón, en auge en España y al que las universidades ya empiezan a dedicar estudios de posgrado. Gestionan el segundo centro de costes de las compañías, después de las nóminas: los servicios que permiten que los empleados puedan trabajar.

Un perfil versátil

FUNCIONES:

Espacios. Establecer la planificación del uso de los espacios.

Coordinación. Organizar los proyectos de construcción y reformas, mudanzas y reubicación de inmuebles.

Gestión. Administrar de forma estratégica todos los inmuebles y servicios relacionados con el funcionamiento de las infraestructuras.

Planificación. Provisionar los servicios necesarios a los clientes internos.

Supervisión. Coordinar las funciones transversales a todos los servicios, incluyendo sostenibilidad, gestión de calidad y gestión de riesgos.

APORTACIÓN:

Comunicación. Actúan como puntos únicos de contacto para todos los servicios definidos en un acuerdo de gestión de los inmuebles.

Costes. Mejora del rendimiento y reducción de costes.

Conflictos. Disminución de los conflictos entre los proveedores de servicios.

Integración. Unificación y coordinación de todos los servicios de apoyo.

Sostenibilidad. Mejora de la sostenibilidad de la organización y de la eficiencia de las actividades y de los procesos de gestión de inmuebles.

Nuevo modelo

Es mediodía en una oficina cualquiera de Madrid un viernes de mediados de julio. Las gotas de sudor empiezan a inundar las frentes de los trabajadores minutos después de estropearse los aparatos de aire acondicionado. A la media hora no hay otro tema de conversación entre el centenar de empleados, y pasada una hora las quejas se convierten en un murmullo constante. La plantilla cada vez está más resignada a tener que acabar la jornada en un ambiente asfixiante. Hasta que, a pocas horas del final del día, vuelve a circular aire frío.

Algún responsable de la compañía que provee la climatización se llevará una buena reprimenda por este incidente tan típico del verano. Y probablemente todo quede ahí. En cambio, si hubiera detrás una empresa de facility services, quizá todo hubiese ido de otra forma. “Una cosa es tener por contrato a dos personas de mantenimiento de 8.00 a 19.00 horas y otra muy distinta es que la compañía proveedora facture en base a un sistema de castigos y recompensas, de manera que no se acuerde cuántos operarios tener, sino un nivel mesurable de calidad del servicio. En ese caso el proveedor sería el primer interesado en que no fallase nada, porque si baja el listón del servicio, pierde dinero”, apunta Pedro García Carro, presidente de IFMA España.

Obtener la máxima eficiencia de los recursos empleados y aminorar los costes es la bandera de los servicios de las compañías dedicadas al facility management. ¿Qué servicios se incluyen bajo este paraguas? Todo empezó con la limpieza, uno de los primeros conceptos en externalizarse en las empresas. También entran el mantenimiento de las oficinas o instalaciones, su seguridad, el catering, la cartería..., incluso la gestión del propio inmueble, si el cliente así lo decide. O de los vehículos de empresa.

El futuro del facility manager depende de la obsesión de las compañías con la contención de costes. Es, por tanto, un perfil en alza. Desde el punto de vista de los proveedores, se trata también de un mercado con muchas oportunidades, en tanto que hay mucho margen de mejora en la gestión de los recursos. Según datos de IFMA, si el sector público optimizase su patrimonio inmobiliario y la prestación de servicios, conseguiría unos ahorros de en torno a los 6.000 millones de euros. La cifra se elevaría hasta los 7.000 millones en el caso de las compañías privadas.

Algunas cifras

7.000 millones de euros puede ahorrar el sector privado en España optimizando servicios e inmuebles.

10.600 millones facturó ISS en 2012, una de las mayores compañías de facility services.

40% es el ahorro que algunas consultoras de facility management prometen tras cinco años de contrato.

“Los ahorros no se consiguen pagando menos salario, entre otras cosas porque convenios como el de la limpieza, el mantenimiento, la jardinería y la seguridad obligan a la subrogación. Las cifras se mejoran encontrando sinergias y reorganizando actividades”, asegura Víctor Collado, facility manager de Sodexo. La negociación de los contratos, que suelen ser de varios años, dura meses o incluso más de un curso, explica.

Raquel Cruz trabaja en ISS, una de las mayores proveedoras internacionales de facility services. Esta gerente está especializada en el área de banca. “Las entidades a veces lo externalizan todo, incluso la gestión de sus sucursales”, señala. “Nosotros nos acercamos al cliente de la siguiente manera: le pedimos que nos enseñe su estructura de costes y les garantizamos unos ahorros determinados para los años que dure el contrato”, explica. ISS pone también el personal, por lo que se evita dobles márgenes con segundos proveedores y puede ajustar más el precio final de los servicios. Sus clientes, dice, son sobre todo filiales en España de compañías internacionales, en las que el facility management está muy implantado.

Una disciplina en desarrollo

Quienes contratan empresas de facility services o deciden incluir en su equipo a un facility manager se benefician de ahorros que suelen oscilar entre el 10% y el 40%, en función del tipo de proyecto y de la madurez de la compañía, afirma Carlos García, de la consultora Next Century Consulting. Pero también de la supervisión de los servicios que reciben en base a indicadores objetivos y mesurables (key performance indicators, en la jerga del sector). “Nos reunimos de forma mensual con nuestros clientes para analizar los índices de cumplimiento. Se les facilitan estadísticas para que sepan qué uso se ha dado de nuestros servicios e incluso les podemos recomendar, con los datos en la mano, que limiten el horario de apertura del servicio de paquetería durante ciertas horas”, expone Luis del Barrio, de The Mail Company, firma especializada en gestión integrada de cartería, expediciones y servicios documentales.

Existen compañías que ya cuentan con la figura del facility manager en sus estructuras. Hay veces que están encuadrados en los departamentos de compras, de recursos humanos o de operaciones, áreas de las que suelen proceder los profesionales que se reciclan para cumplir este nuevo perfil. Pero también pueden participar en el comité de dirección.

Es el caso de Lorena García-Espada, facility manager de Vestas Eólica. “Nuestro departamento es independiente, aunque nuestro presupuesto va contra el del resto de áreas”, indica. Pese a ello, no percibe que el resto de departamentos la vean como una amenaza. “Al contrario: a menudo ayudamos a los demás a conseguir sus objetivos presupuestarios”, explica. Su misión para 2014 es lograr un ahorro del 12% para su región (sur de EMEA).

¿Qué aptitudes debe reunir un facility manager? “No pueden ser conformistas. Deben ser creativos, tener habilidades directivas y saber gestionar personal”, opina David Noblejas, director del Máster de Facility Management de la Universidad Europea de Madrid, uno de los pocos centros que cuenta con esta especialidad. “Hay que ser capaz de estar pendiente de varias cosas a la vez y tener dotes de negociación”, añade García-Espada.

El nuevo gestor de los servicios que rodean el core business debe ser un facilitador. Y tener mano izquierda.