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Videoconferencias: el fin de los viajes de empresa

Las compañías españolas sustituyen los desplazamientos por las tecnologías

La llegada de las videoconferencias está suponiendo el declive de los viajes de empresa. En tiempos de recortes, las compañías españolas recurren cada vez más a este tipo de servicios para ahorrar costes en sus negocios. Las razones de este auge son las numerosas ventajas económicas y logísticas que ofrecen estos sistemas, ya que posibilitan conversaciones múltiples en cualquier momento.

El ahorro para empresas con distintas sucursales es un hecho. Según Oiga Meeting, servicio de videoconferencia gestionado por la compañía Voz Telecom, el uso de estas nuevas tecnologías puede suponer la reducción de los costes en hasta un 20% y cada año crece en un 10% el número de empresas que recurren a estos servicios telemáticos. Por el contrario, las reuniones físicas conllevan un mayor gasto entre el traslado, las dietas y el alojamiento, un desembolso que, cada vez más, prefieren no hacer las compañías que poseen diversas filiales en España y en el resto del mundo.

Para poder implantar estos servicios tan solo se necesitan ordenadores equipados con dispositivos de audio y vídeo e internet de banda ancha. Para una experiencia de telepresencia más auténtica, pueden instalarse también equipos y pantallas con prestaciones profesionales y compatibilidad con múltiples dispositivos.

Estas nuevas necesidades de comunicación están siendo impulsadas por la disminución del coste de los dispositivos y el aumento de los servicios de banda ancha y de la calidad de las imágenes a través de internet. Además, según algunos estudios, para el año 2016 se proyecta un crecimiento de la red en torno a un 400%, lo que provocará un incremento del tráfico global de internet debido a la progresiva utilización del vídeo en la red y de servicios y aplicaciones en la nube.

Un sistema que favorece el teletrabajo

La videoconferencia es una herramienta digital que permite también el teletrabajo, una tendencia mediante la cual los empleados trabajan desde casa a la vez que se mantienen permanentemente en contacto con su empresa. Según un estudio de Cisco que analiza las nuevas formas de trabajar de la población para el periodo 2009-2013, el teletrabajo hace más felices a los empleados.

El estudio determina que la flexibilidad laboral que permite este sistema motiva a los trabajadores y hace que sean más productivos que aquellos que trabajan en oficina, ya que están dispuestos a hacer más horas extras.

En el informe de Cisco se asegura además que este método logra una reducción del estrés de un 25% y favorece también una mejor conciliación laboral. "El 80% de los trabajadores cree que se combinan mejor ambos ambientes", afirma el estudio.

Otro valor añadido es que se trata de un sistema de trabajo sostenible. "Un solo día de teletrabajo a la semana ayudaría a la reducción de gases contaminantes, entre otros beneficios para el medio ambiente", asegura.

Telepresencia para todos, en cualquier momento

Existen soluciones informáticas cada vez más completas para hacer posible las videoconferencias. Cisco Systems, empresa multinacional dedicada a la fabricación, venta, mantenimiento y consultoría de telecomunicaciones, es una de las compañías que más ha innovado en esta materia. Su programa TelePresencia permite que colegas, partners y clientes de todo el mundo colaboren cara a cara en cualquier instante, creando mesas virtuales en las que ya se están celebrando reuniones y negociaciones comerciales de gran importancia. Las videoconferencias que se están haciendo a través de este sistema ofrecen audio espacial de gran calidad y vídeo de alta definición, consiguiendo una experiencia similar a la que se obtendría si se estuviera en la misma sala con los demás participantes. Estas soluciones incorporan cámaras, pantallas, iluminación, altavoces, micrófonos y capacidades de proyección para salas grandes. Una de las ventajas de este sistema es que simplifica la coordinación de reuniones mediante opciones de búsqueda de recursos, ubicaciones y zonas horarias, además de un directorio global y servicios multimedia avanzados basados en la nube.

Los políticos recortan en traslados

Algunos municipios, autonomías y ministerios han decidido implantar la tecnología de las videoconferencias para ahorrar en costes de desplazamientos. El recorte drástico de sus presupuestos debido a la deuda pública han hecho que cada vez sean más comunes estos sistemas de comunicación entre los políticos.

Es el caso de la Consejería de Infraestructuras y Medio Ambiente de Valencia, que expuso el pasado mes en rueda de prensa su intención de utilizar las videoconferencias entre su personal para ahorrar en torno a 40.000 euros anuales.

Lo mismo ha ocurrido en las Islas Baleares, donde el PP registró en agosto una proposición no de ley con el fin de que se utilice este sistema para que no sea imprescindible la presencia física de los miembros del Govern en las reuniones que se lleven a cabo en el resto de las islas.

Además, se defiende que con esta medida las asociaciones de cualquier tipo no se verán obligadas a acudir a reuniones de la Administración pública. En un comunicado, el diputado del PP Alejandro Sanz señalaba que el Govern utiliza con frecuencia la videoconferencia para sus relaciones con las otras islas de la comunidad y que por ello considera "necesario" seguir avanzando en esta línea para ahorrar en costes de desplazamientos".